5 porad dotyczących pracy zdalnej w branży transportowej i nie tylko

18 marca  /  autor: Marcin Borek  /  5 minut czytania

Tak jak wiele firm z branży IT, FireTMS od wielu lat umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną i to praktycznie we wszystkich działach – począwszy od księgowości poprzez dział handlowy, obsługi klienta, jak i zespół programistów. Postanowiliśmy podzielić się naszym doświadczeniem w tym obszarze. Oto 5 najważniejszych zasad pracy home office:

Komunikacja

Pierwszą i najważniejszą zasadą w pracy zdalnej jest komunikacja z zespołem, jak i z innymi działami. I nie chodzi mi tylko o to, aby po prostu w razie potrzeby móc do kogoś zadzwonić czy napisać – chodzi o to, żeby komunikować informację zawsze i wszystkim osobom, które potencjalnie mogą być nią zainteresowane, nawet gdy wydaje nam się, że komunikujemy rzecz oczywistą. Niby prosta zasada, ale bardzo wiele niedomówień lub pomyłek może powstać właśnie dlatego, że ktoś o czymś nie powiedział, nie dopytał itd.

Jest wiele narzędzi wspomagających komunikację, w których można tworzyć odpowiednie grupy osób np. WhatsApp, Skype, Google Meet oraz nieco bardziej rozbudowany Slack. Żaden komunikator jednak nie zastąpi rozmowy, czasem 3 minuty rozmowy mogą oszczędzić dziesiątek minut odkręcania i wyjaśniania. Transparentność to klucz do sukcesu w zdalnej pracy zespołu.

Wspólne narzędzie, dostępne online

Poza zwykłym komunikatorem każda firma, w której pracownicy przynajmniej od czasu do czasu pracują zdalnie, potrzebuje spójnego systemu, który będzie łączył pracę wszystkich osób i będzie on dostępny z każdego miejsca. Tak jak dla działu handlowego będzie to system CRM, tak dla firmy transportowej lub spedycyjnej będzie to system TMS. Tutaj wiele firm ciągle korzysta z Excela lub Google Sheet, które również są dostępne online, wadą jednak takiego rozwiązania jest to, że po pierwsze Excel nie wymusi na użytkowniku danej czynności, a po drugie nic nie zautomatyzuje, nie przypomni. W FireTMS dział księgowy może np. automatycznie generować faktury z wcześniej wprowadzonych przez spedytorów zleceń, a spedytorzy mogą pracować na wspólnym harmonogramie pojazdów. Cała firma ma możliwość prowadzenia wspólnej bazy dokumentów online. Taki program jest właśnie podstawowym krwiobiegiem firmy. O tym, dlaczego Excel nie zastąpi systemu, a jedynie może go wspomóc, napiszę osobny artykuł.

Podział zadań i odpowiedzialności

Kolejnym ważnym elementem pracy zdalnej jest określenie zakresu odpowiedzialności i podział zadań na poszczególne osoby. No bo niby każdy wie, co ma robić, jakie są jego obowiązki – ale czy na pewno? Poza standardowymi zadaniami dochodzą przecież sytuacje losowe, problemy, zadania dodatkowe, których nikt nie chce robić.

Warto tutaj jasno zdefiniować obszary odpowiedzialności każdej osoby a wszelkie, nawet najmniejsze niejasności, komunikować na wspólnym czacie. Dobrą praktyką są też tzw. krótkie “daily”, czyli codzienna krótka telekonferencja, na której każdy przedstawia to, czym będzie się dzisiaj zajmował, wyjaśnia bieżące problemy oraz zespół rozdziela między sobą zadania dodatkowe.

Procesy

Trudno mówić o efektywnej pracy bez posiadania procesów. Jeżeli będziemy mieli odpowiednie procesy i narzędzia, to nie będzie znaczenia czy pracujemy w domu czy w biurze. Jeżeli dobrze zdefiniujemy nasze procesy i każdy będzie pracował według określonego planu, będziemy w stanie zmierzyć nasze wyniki oraz zbadać które elementy wymagają poprawy. O przygotowywaniu i opracowywaniu procesów nie będę się tutaj rozpisywał, gdyż również jest to temat na kolejny artykuł.

Motywacja

Utrzymanie odpowiedniej motywacji do pracy również ma bardzo duże znaczenie w home office, to zadanie zarówno dla szefa, jak i pracownika. Praca w domu ma to do siebie, że mamy wokoło mnóstwo rozpraszaczy, a pokusa jest duża – wystarczy sięgnąć po pilot, otworzyć dodatkową zakładkę z facebookiem i już cała praca poszła w las.

Skąd czerpać motywację do pracy, gdy wokół tyle rozpraszaczy?

Motywacja zawsze bierze się z DZIAŁANIA, najprostszym sposobem jest postawienie sobie celu, zadania i zrealizowanie go – to nas napędza do podejmowania kolejnych wyzwań.

Dbanie o motywację pracowników to również obowiązek dla szefa – wystarczy, że doceniamy zaangażowanie konkretnej osoby, i wcale nie muszą to być zawsze wysokie premie czy wakacje na hawajach – czasem prosty gest, kilka słów, sprawi, że ktoś poczuje, że to co robi jest ważne i to będzie dla niego najlepsza motywacja.

Podsumowując, praktyka wielu firm pokazuje, że praca zdalna wcale nie jest taka straszna, jeżeli tylko będziemy pamiętać o kilku prostych zasadach i zadbamy o naszych pracowników. Wtedy bez względu na siedzibę naszej firmy możemy rozwijać nasz biznes – nie tylko w Polsce, ale i w całej Europie.

Tagi: ,