Dlaczego Excel nie zastąpi systemu TMS

18 maja  /  autor: Marcin Borek  /  5 minut czytania

Dzisiejszy wpis chciałbym poświęcić porównaniu pracy w firmie z wykorzystaniem programu typu Excel, Google Sheets czy też OpenOffice jako głównego narzędzia scalającego pracę wszystkich działów, z pracą w firmie gdzie używany jest dedykowany system – w tym przypadku do zarządzania transportem i spedycją. Poniższy tekst to moje osobiste wnioski z 5 letniego doświadczenia związanego ze spotkaniami z firmami transportowo – spedycyjnymi oraz wdrożeniami systemu TMS.

Wszystkie informacje w jednym miejscu, ale czy na pewno?

Bardzo często podstawowym celem wdrażania jakiegokolwiek programu, który miałby być głównym narzędziem w firmie, jest to, żeby w jednym miejscu gromadzić wszystkie informacje, a przynajmniej te najbardziej istotne oraz to, aby każdy z pracowników miał szybki dostęp do tej części danych, którą będzie wykorzystywać.

Tutaj najczęściej okazuje się, że nie jesteśmy w stanie wszystkich informacji wepchać do jednego arkusza lub byłoby to bardzo niewygodne (np. dołączanie skanów dokumentów). Kolejną sprawą jest to, że niekoniecznie firma chce udostępniać wszystkim te same informacje – no bo z jednej strony chcemy mieć np. zlecenia w jednym miejscu, z drugiej strony – czy nowa osoba powinna widzieć zlecenia innych pracowników lub mieć możliwość ich usunięcia?

I tak w efekcie najczęściej z jednego arkusza robi się kilka, a następnie dopiero później przepisuje się je w jedno miejsce i praca wykonywana jest podwójnie. W systemie TMS wystarczy ograniczyć widoczność danych tak, aby w tym samym miejscu jeden użytkownik widział tylko te dane, które sam wprowadził, a szef lub kierownik miał dostęp do wszystkiego – w zależności od ustawień.

Automatyzacja działań

Tutaj programy typu Excel ustępują niemal całkowicie dedykowanym systemom. Weźmy na przykład automatyczne generowanie dokumentów – zleceń, faktur czy też innych wydruków, a także wezwań do zapłaty, potwierdzeń, maili itd. Co prawda w Excelu jest możliwość, aby z jednej komórki pobrać dane i ustawić, aby przenosiły się w kolejną np. na szkicu wydruku, ale ten szkic i tak musimy stworzyć na nowo za każdym razem a wraz z powstawaniem nowych wierszy, kolumn oraz arkuszy funkcje i formuły trzeba będzie zmieniać. W praktyce, jeżeli firmy bazują na Excelu, wszystkie dokumenty tworzone są ręcznie. W dedykowanych systemach takich jak FireTMS dokumenty tworzą się automatycznie lub za pomocą kilku kliknięć.

Raportowanie

W tym miejscu muszę przyznać, że Excel i inne tego typu programy robią dobrą robotę. Sam, pomimo że używam dedykowanego CRM do obsługi klientów, część raportów przygotowuję właśnie w arkuszu kalkulacyjnym. Przewagą tego rozwiązania jest to, że mogę stworzyć dosłownie dowolne wymyślone przeze mnie zestawienie. Niestety są też dwa minusy: wszystkie dane muszę wprowadzać ręcznie lub mocno edytować dane uzyskane z systemu. A drugi minus jest taki, że w wielu firmach bardzo często tworzy się masę różnych zestawień, do których z czasem nikt nie zagląda, a pracownicy muszę tracić dużo czasu na przygotowanie ich. W FireTMS uzyskamy najważniejsze raporty: wyników spedytora, rentowności floty oraz kosztów floty, a dane kosztów możemy wczytać z pliku CSV generowanego np. z systemów kart paliwowych.

Integracje

Integracja wielu narzędzi to również bardzo ważny aspekt pracy firmy transportowej czy spedycyjnej. Programy typu Excel wprawdzie mają możliwość pobierania informacji z różnych miejsc, ale o integracji tutaj nie może być mowy. FireTMS można zintegrować z telematykami GPS, programami księgowymi, e-nadawcą, przelewami bankowymi, platformą Trans.eu czy też Transporeon. Brak odpowiedniego programu powoduje pracę na wielu oknach i narzędziach, a do tego bardzo często trzeba przepisywać dane z jednego programu do drugiego. Nie ma jednak co się łudzić – nawet najbardziej zaawansowany system nie zastąpi nam wszystkich narzędzi, a jedynie scali najważniejsze informacje w jedno miejsce.

Excel – skoro taki zły, to dlaczego taki dobry?

Biorąc pod uwagę powyższe minusy korzystania z arkuszy, należy zadać sobie pytanie, dlaczego wciąż tak dużo firm używa tego rodzaju narzędzi. Otóż właśnie dlatego, że Excel to naprawdę dobre narzędzie wspomagające pracę. I mówię to szczerze. Wiele firm nawet po wdrożeniu dedykowanego systemu nadal używa arkuszy do wspomagania swojej pracy – na potrzeby chwili, danego zadania, projektu. Zachęcanie do całkowitego zrezygnowania z Excela byłoby jak przekonywanie, że nie warto używać długopisu i notatnika. Jest do dobre narzędzie ułatwiające pracę i kropka. Jednak bez sensu wykorzystywać zeszyt jako centralne narzędzie dla pracy biurowej – może i się da, ale nie warto. Podobnie jest z arkuszami – wspomagają pracę, ale jako główny krwiobieg firmy potrzebny jest przeznaczony do tego system.

Podsumowując – programy typu Excel są bardzo dobrymi narzędziami wspomagającymi raportowanie oraz można je wykorzystywać do wielu zadań ad hoc, jednak nie są w stanie zastąpić systemu do zarządzania transportem i spedycją. Jeżeli tylko nie pracujemy samodzielnie, a w cały proces od znalezienia zlecenia, przez planowanie, kontakt z kierowcą, fakturowanie, raportowanie i płatności zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób, warto pomyśleć nad wyborem odpowiedniego systemu TMS.

Tagi: