Jak stracić panowanie w firmie transportowej w 4 krokach?

ikona zegara3 minuty czytania

23 kwietnia / Autor: Agnieszka Mikołajec

Branża transportowa przez większość instytucji finansowych jest uważana za branże wysokiego ryzyka. Pomimo ogromnego udziału w rynku oraz potęgi, którą zdobyliśmy na rynku europejskim, utrata płynności finansowej wciąż jest zaskakująco łatwa. Wszyscy doskonale wiedzą, jak jest. Raty leasingowe, długie terminy płatności faktur, sezonowość, nagłe naprawy, niskie marże, brak kierowców. Nie jest łatwo. Wiele firm transportowych zaczęło sobie już z tym radzić. Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania, wysoki poziom kompetencji pracowników, a przede wszystkim zdrowy rozsądek pomaga. Jednak wiele przedsiębiorstw dalej popełnia fundamentalne błędy, które stawiają jej przyszłość pod wielkim znakiem zapytania.

Błąd pierwszy — Brak limitów kredytu kupieckiego dla kontrahentów.

Przy takim ryzyku, jakie niesie ze sobą prowadzenie firmy transportowej, głównym powodem utraty płynności finansowej są zbyt duże limity kredytów kupieckich, którymi obdarzamy kontrahentów. Co więcej, bardzo często są kredyty bez górnej granicy limitu. Niestety dzieje się to nawet wtedy, kiedy ten limit został ustalony na samym początku współpracy.

Brak systemu, który pilnuje tego rodzaju limitów, nawał zleceń, albo właśnie ich brak stawia przed dyspozytorami wiele pokus. Czasem zdarza się, że naruszenie limitów jest po prostu przeoczeniem. Gdyby jednak system podobnie jak FireTMS, nie przepuszczał przyjmowania kolejnych ładunków, jeżeli faktury nie są opłacane na bieżąco, nie tylko obniżyliśmy ryzyko utraty płynności finansowej, ale również zyskalibyśmy szacunek kontrahentów, którzy widzą w nas konsekwentnego przedsiębiorcę.

Więcej o kredycie kupieckim przeczytasz tutaj.

Błąd drugi — Brak sprawnej windykacji

Nie da się ukryć- przeterminowane faktury to jedna z większych bolączek firm transportowych. Sprawna windykacja nie jest prosta z wielu powodów. Firmy specjalizujące się w ściąganiu należności słono sobie życzą z obsługę, a wielu spraw po prostu nie biorą ze względu na wysokie ryzyko. Niestety faktoring z uwagi na częsty brak zgody na cesję również nie jest możliwy.

Zostaje robić to ręcznie, przeczesując terminy zapłat setek faktur i dzwonić, adresować koperty, i liczyć na to, że nie pominiemy żadnej z zaległych faktur. Wiele firm nie korzysta w dalszym ciągu z uroków automatyzacji takich procesów, które podnoszą ściągalność długów już na pierwszym etapie zaległości. Dynamicznie rozwijający się system do zarządzania firmą z branży TSL powinien być wyposażony w funkcje dokładnego monitoringu, ale przede wszystkim takie, które pozwolą nam prowadzić proces windykacji, omijając żmudną pracę ludzką.

Przy odpowiedniej konfiguracji kontrahenta, przypomnienia oraz pisma windykacyjne mogą być wysyłane automatycznie, co w dużej części transakcji sprawia, że nasze faktury będą płacone w pierwszej kolejności, a nasza firma zaoszczędzi znaczne koszty związane ze współpracą z firmami windykacyjnymi.

O autoatycznej windykacji w FireTMS przeczytasz tutaj.

Błąd trzeci — Brak odpowiedniego planowania

Czy zdarzyło się Wam przyjąć ładunek, ale okazało się, że pojazd jest zablokowany przez urlop kierowcy? A może po prostu czyjaś nieuwaga sprawiła, że na harmonogramie pojazdów dyspozytor nie mógł oznaczyć koniecznej konserwacji, a nawet dużo wcześniej ustalonej pracy. Szczególnie w sezonie dużego obciążenia to częsty problem wielu firm transportowych.

Brak systemowego, automatycznego wczytywania takich informacji w przejrzystych harmonogramach może być bolesna w skutkach, a konieczność ponownego wystawienia ładunku na giełdzie może być jednym najmniej inwazyjnych skutków takiej transakcji. Niestety może wiązać się to z utratą zaufania a w konsekwencji brakiem kolejnych zleceń od naszego kontrahenta. Przy wyborze odpowiedniego TMS’a warto zwrócić uwagę, aby był on dostępny online właśnie po to, abyśmy wszelkie informacje mogli dodawać do harmonogramu dokładnie wtedy, kiedy potrzebujemy.

O harmonogramie przejazdów i kierowców czytaj tutaj.

Błąd czwarty — Marnowanie czasu firm transportowych na ręczne powtarzanie czynności biurowych.

Brak automatyzacji. Ostatni błąd i pierwszy grzech wielu firm transportowych. Marnowanie czasu, który możemy wykorzystać na to, co w biznesie najważniejsze- czyli mówiąc kolokwialnie zarabianie kasy. Wszyscy wiemy, że porządny TMS powinien posiadać odpowiednią ilość integracji, oraz automatycznie tworzyć zlecenia i faktury z wprowadzonych ładunków, ale zapominamy o prozie życia biurowego.

Ręcznie wykonywane przelewy czy dokumenty umieszczone w opasłych segregatorach pomimo 4 rewolucji przemysłowej to już przeżytek. Jednym z pierwszych kroków, które powinniśmy podjąć, aby zmniejszyć ryzyko zostania daleko za naszą konkurencją, ponieważ automatyzacja załatwia również sprawę sprawnej komunikacji z kontrahentem.

Zainteresowany rozwiązaniem? Zapraszamy do 14-dniowego okresu testowego systemu FireTMS.

Tagi
Zobacz podobne artykuły
TMS

7 wskazówek, jak wybrać system TMS do firmy

Firmy transportowe i spedycyjne codziennie mierzą się z różnymi wyzwaniami: od sprawnej realizacji zleceń, przez zarządzanie kosztami, aż po kompletowanie dokumentów. We wszystkich tych aspektach pomóc może dobrej klasy system TMS. Czym jest system TMS? TMS – Transport Management System – służy do planowania, zarządzania i rozliczania transportu. W jednym systemie znajdują się wszystkie informacje […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
płynność-finansowa

Jak poprawić płynność finansową firmy transportowej?

Płynność finansowa jest kluczowa dla funkcjonowania każdego biznesu. Dlatego w czasach rosnących kosztów prowadzenia działalności, coraz więcej przedsiębiorców sięga po narzędzia, które poprawiają płynność finansową firm. O najpopularniejszych z nich przeczytasz w tym artykule.  Spis treści:  Utrata płynności finansowej w branży TSL – przyczyny Jak faktoring poprawia płynność finansową firm? Kredyt obrotowy dla firm z […]

ikona zegara5 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
tagi

Zbiorcze przypisywanie tagów i inne nowości w fireTMS

Z tego artykułu dowiesz się o nowych funkcjach i ulepszeniach:– Zbiorcze przypisywanie / usuwanie tagów– Kopiowanie faktur sprzedażowych i zakupowych– Wpis w dzienniku aktywności dla wysłanych potwierdzeń z ładunków– Nowa telematyka CargoTrack Zbiorcze przypisywanie / usuwanie tagów O tagach wspominaliśmy we wcześniejszym wpisie na blogu: Tagi w fireTMS- kategoryzowanie i raportowanie. Tag to nic innego […]

ikona zegara2 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej