Jak uniknąć zagrożeń przy prowadzeniu firmy dzięki systemowi zarządzania transportem TMS?

20 kwietnia  /  autor: FireTMS  /  7 minut czytania

System zarządzania transportem TMS jest niezbędnym narzędziem dla każdej firmy transportowej i spedycyjnej. Pozwala nie tylko lepiej organizować pracę czy oszczędzać czas. Znacznie łatwiejsze staje się zarządzanie ładunkami, zleceniami. Sytuacja firmy staje się jasna dzięki czytelnym raportom, a użytkownicy mają natychmiastowy dostęp do potrzebnych im danych.

Jak dobrze organizować pracę dzięki programowi TMS udało nam się to udowodnić m.in. w artykule „Od faktury do ładunku w 5 minut”, ale przecież korzyści jest znacznie więcej.

Zanim jednak na dobre zaczniesz cieszyć się tym co daje system zarządzania transportem TMS musisz przygotować swoją firmę na jego wdrożenie. Nieostrożny wybór i brak przygotowania może spowodować liczne problemy.

System zarządzania transportem

System zarządzania transportem – kiedy zostanie wdrożony do firmy jest nieocenionym narzędziem, które pozwala m.in. wykonywać codzienne zadania znacznie łatwiej (a często program wykonuje to automatycznie). Firmy korzystające z TMS mogą w jednym miejscu pracować ze zleceniami, fakturami, płatnościami. 

Mylnie byłoby sugerować się nazwą „system zarządzania transportem”, gdyż programy te nie ograniczają swoich korzyści jedynie dla firm transportowych. Równie pomocne okazują się w przedsiębiorstwach spedycyjnych.

Przekazywanie potrzebnych danych dokumentów, zarządzanie ładunkami czy analiza marży spedytorów jest o wiele łatwiejsza niż w przypadku arkuszy kalkulacyjnych, które wciąż pozostają standardem dla niektórych firm.

Ci, którzy gubią się już w słupkach i tabelkach w Excelu prędzej czy później będą rozważać wdrożenie TMS, który to wszystko uporządkuje.

Zagrożenia związane z wdrożeniem TMS

Wdrożenie programu TMS jest dość dużym przedsięwzięciem dla firmy, bowiem od tego momentu firma i wszyscy jej pracownicy będą działać w zupełnie nowym środowisku. Już sam ten fakt nastręcza wątpliwości i budzi niepokoje wśród załogi, która obawia się czy poradzi sobie z nowym narzędziem pracy.

Nawet jeśli system zarządzania transportem ułatwi życie, polepszy pracę to i tak początkowo pracownicy będą się go obawiać i niechętnie podejdą do pracy z TMS-em. Jest to naturalne dla człowieka zachowanie – obawiamy się nowych rozwiązań. Warto poszukać takiego TMS-a, w którym usługodawca oferuje darmowe szkolenie dla wszystkich pracowników.

Nauka obsługi systemu, wyjaśnienie wątpliwości na pewno znacznie przełoży się na komfort pracy spedytora, księgowej, menadżera transportu czy prezesa.

Dostępność TMS ma znaczenie

Programy TMS dzielą się na dwa rodzaje:

  • dostępne on-line – w tym przypadku program dostępny jest przez przeglądarkę internetową (logujemy się do niego tak samo jak do bankowości elektronicznej czy na pocztę e-mail). Zaletą tego rozwiązania jest dostępność prawie 24/7 z każdego miejsca na świecie gdzie tylko jest Internet.
  • instalowane na komputerze – w tym przypadku program dostępny jest bezpośrednio z komputera użytkownika. Problem pojawia się w momencie wystąpienia awarii (komputera, Internetu, programu) – użytkownik sam musi go rozwiązać, a na czas awarii program (w tym zlecenia, ładunki czy faktury) pozostaje niedostępny.

Więcej o różnicach pomiędzy tymi opcjami napisano w artykule „Oprogramowanie dla firm – w chmurze czy na własnym serwerze”.

Delegowanie uprawnień

W przypadku firm transportowych czy spedycyjnych, które zatrudniają większą liczbę pracowników warto zwrócić uwagę czy TMS umożliwia m.in. delegowanie uprawnień. Wyobraźmy sobie, że spedytor idzie na urlop. „Normalnie” przed tym wydarzeniem musiałby przekazać wszystkie swoje poufne dane, najbliższe do realizacji ładunki, najważniejsze informacje zastępującemu go koledze.

A co gdyby mógł wyznaczyć zastępstwo jednym kliknięciem myszy? Co gdyby tak mógł zrobić każdy pracownik firmy (np. księgowa) i przekazać wszystkie niezbędne dane na określony czas innemu pracownikowi? Ten temat poruszaliśmy na naszym blogu w artykule „Co zrobić kiedy spedytor idzie na urlop?”.

Podział użytkowników na role

Ważne by TMS na jaki się zdecydujesz umożliwiał również podział użytkowników na role – np. spedytor, księgowa, prezes. Jest to o tyle ważne, że pozwala „segregować” dane do których mają dostęp poszczególni użytkownicy.

Nie ma bowiem powodu by spedytor widział wszystkie faktury, a księgowa miała wgląd do każdego ładunku. Żaden z tych pracowników koniec końców nie powinien mieć dostępu do raportów analizujących wyniki finansowe firmy – tu podgląd należy się prezesowi.

Taki podział nie tylko zapewnia bezpieczeństwo danych, ale również pozwala się skupić konkretnym pracownikom tylko na swoich zadaniach.

Widoczność danych

Wyobraźmy sobie firmę spedycyjną, która zatrudnia kilku(nastu) spedytorów. Ilość ładunków jaka każdego dnia, tygodnia i miesiąca przechodzi przez ich „palce” jest ogromna, dlatego z czasem może być problem aby w tym wszystkim się połapać. Dobry system zarządzania transportem powinien zagwarantować dostęp tylko do swoich danych, dzięki czemu po pierwsze praca jest lepiej zorganizowana, po drugie przedsiębiorstwo i pracownicy zachowują poufność danych.

Koszty wdrożenia

Bardzo często sam zakup programu do zarządzania transportem i spedycją nie jest jedynym jaki ponosi firma, która szuka takiego rozwiązania.

Powszechnie stosowanym praktykami jest pobieranie opłat za:

  • wdrożenie programu
  • instalację
  • utrzymanie (serwer)
  • pomoc techniczną

Wybierając TMS zwróć uwagę czy w przypadku Twojej oferty ponosisz te koszty. Część z nich może być jednorazowa, ale zdarzają się przypadki gdzie te koszty naliczane są za każdy rok.

Uwaga na natłok funkcji

Choć pozornie wydaje nam się, że „im więcej tym lepiej” to tak w przypadku TMS-a wcale być nie musi. Teoretycznie uważa się, że im więcej funkcji będzie on oferował tym lepiej dla firmy. Okazuje się jednak, że natłok (często niepotrzebnych) funkcji godzi w intuicyjność programu, z którego pracownicy niechętnie korzystają.

Zbędne do wprowadzania informacje, dziesiątki opcji, setki funkcji z których i tak się potem nie korzysta – to wszystko ciekawie wygląda na papierze. Często potem okazuje się, że firmy rezygnują po zakupie drogiego oprogramowania dla transportu i spedycji, bo… „okazało się zbyt trudne w obsłudze”.

Program do zarządzania transportem i spedycją – warto czy nie?

Program do zarządzania transportem i spedycją jakim niewątpliwie jest każdy TMS to w dzisiejszych czasach absolutnie niezbędne narzędzie do pracy – sprawnej, zorganizowanej, szybkiej i ukierunkowanej na maksymalizację zysków przedsiębiorstwa.

Trzeba go jednak odpowiednio wybrać pamiętając o wymienionych wyżej zagrożeniach, bowiem tak ważne narzędzie pracy jakim jest owy system musi stanowić atut firmy, a nie nastręczać problemów.

mogą Cię zainteresować: