RO e-Factura – noi obligații pentru antreprenori începând cu luna ianuarie 2024

Digitalizarea contabilității este un element esențial al fiecărei firme, de aceea o serie de alte țări decid să introducă sistemul de facturi electronice, controlate de autoritățile fiscale. Începând cu ianuarie 2024 le-a fost impusă o astfel de obligație antreprenorilor români, însă în următorii ani aceasta va fi extinsă și va cuprinde toate țările membre ale Uniunii Europene. Cum funcționează RO e-Factura? Ce beneficii va observa sectorul de transporturi? Vei găsi răspunsurile la aceste întrebări și multe alte informații prețioase în această publicație.

VAT in Digital Age (ViDA) – ce este, de când este obligatoriu?

Din ianuarie 2024, statele membre ale Uniunii Europene au posibilitatea de a le impune contribuabililor obligația de a emite facturi electronice. Din anul 2028 proiectul Comisiei Europene, cunoscut sub denumirea de VAT in Digital Age (ViDA), va fi obligatoriu pentru toate statele membre.

Principalul scop ViDA este de a adapta sistemul de contabilitate TVA utilizat în prezent la soluții tehnologice moderne, care includ dezvoltarea inteligenței artificiale în analizarea datelor, sisteme informatice intuitive, precum și automatizarea în contabilitatea impozitelor de către antreprenori.

Introducerea sistemului ViDA le va permite autorităților de control să folosească instrumente pentru a-i monitoriza pe antreprenorii care își desfășoară activitatea în diferitele state UE, dar și să prevină fraudele fiscale și alte nereguli. ViDA va facilita colectarea echitabilă și eficientă a impozitului TVA pe întreg teritoriul Uniunii Europene.

În 2024 facturile electronice vor fi obligatorii în următoarele state:

• Italia — SDI, 
• Franța — Chorus, 
• Spania — eFakturae,
• Polonia — KSeF,  
• România — RO e-Factura.

RO e-Factura – obligatorie începând din ianuarie 2024

Digitalizarea contabilității are din ce în ce mai mulți adepți printre statele membre ale Uniunii Europene, de aceea guvernele acestora introduc sisteme eficiente de facturare. RO e-Factura este un instrument pentru emiterea și primirea facturilor, introdus de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Acesta este obligatoriu pentru toți antreprenorii români.

Important de menționat este faptul că pentru a emite facturi, contribuabilii pot folosi și programele contabile de până acum, iar ulterior documentul de vânzare trebuie să îl trimită către ANAF SPV – Virtual Private Space (datele sunt păstrate în cloud). Entitatea de control verifică documentul și, dacă acesta nu are greșeli și inexactități, acesta va fi aprobat.

Trebuie subliniat foarte bine faptul că abia după aprobare, factura primește statutul oficial de dovadă de vânzare. Din acel moment, emitentul nu mai poate modifica informațiile din document (particularitățile produsului, prețul, datele părților tranzacției) și factura nu poate fi ștearsă sau anulată.

Dacă documentul prezintă greșeli, antreprenorul trebuie să emită o nouă factură cu mențiunea referitoare la original. Acest lucru permite rectificarea informațiilor prezente pe documentul original sau introducerea unor noi poziții de facturare.

RO e-Factura — pentru cine?

RO e-Factura este folosită în următoarele tranzacții:

• tranzacțiile B2G, adică Business to Government — pentru raportarea achizițiilor tuturor mărfurilor și serviciilor făcute de stat de la firmele private,
• tranzacțiile B2G, adică Business to Government — sunt obligatorii pentru toți contribuabilii înregistrați pe teritoriul României (înregistrarea în scopuri de TVA nu este obligatorie).

Obligația de a folosi sistemul dezvoltat de ANAF îi vizează și pe contribuabilii care nu sunt rezidenți în România, dar care au obținut statutul de contribuabili TVA în RO. 

Antreprenorii și tranzacțiile indicate în art. 294 alin. 1 lit. a) și b) și alin. 2 din Codul fiscal au fost scutiți de obligația de a folosi RO e-Factura.

Contribuabilii nu au obligația de a declara importul, exportul și achizițiile și livrările intracomunitare care nu au avut loc doar pe teritoriul României.

Dacă destinatarul facturii electronice nu este înregistrat în ANAF SPV, acest lucru nu îl scutește pe antreprenor de obligația de a emite facturi în sistem. Dovezile de vânzare trebuie trimise prin e-mail sau în format fizic.

Cum să folosiți RO e-Factura?

Pentru a folosi sistemul românesc de facturare electronică, trebuie să realizați următorii pași:

• să deschideți un cont de întreprindere în ANAF SPV,
• să finalizați înregistrarea în sistem – să completați și apoi să trimiteți formularul 084 la ANAF,
• să folosiți programul de facturare de până acum, compatibil cu ANAF sau să emiteți facturi în sistemul RO e-Factura.

Condiția pentru a folosi contul SPV este să aveți semnătură electronică calificată. Stick-ul USB cu certificatul digital trebuie atașat la calculator în momentul emiterii facturii, însă antreprenorul poate folosi și un protocol special OAUTH2, fără a fi obligat să dețină un stick USB.

După emiterea facturii, contribuabilul are 5 zile lucrătoare pentru a raporta documentul către sistemul național de facturare electronică.

Sancțiunile pentru trimiterea cu întârziere a facturilor către RO e-Factura

Nerespectarea termenului indicat de către legiuitor atrage după sine aplicarea unei amenzi cu o valoare dintre cele menționate mai jos:

• de la 5 000 de lei până la 10 000 de lei pentru persoanele juridice, considerate a fi contribuabili mari, 
• de la 2 500 de lei până la 5 000 de lei pentru persoanele juridice, considerate a fi contribuabili medii, 
• de la 1 000 de lei până la 2 500 de lei pentru celelalte persoane juridice (din această grupă fac parte și persoanele fizice).

Legiuitorul a prevăzut o perioadă de tranziție care le permite antreprenorilor să cunoască sistemul mai bine, de pe 1 ianuarie până pe 31 martie 2024 – în această perioadă nu se vor aplica sancțiuni.

O altă dată importantă este 30 iunie 2024  — din această zi, facturile emise în afara sistemul RO e-Factura nu vor mai fi clasificate ca facturi.

Facturi electronice în transport

Introducerea sistemului obligatoriu de facturare electronică poate aduce o serie de beneficii pentru orice sector – la fel pentru cel de transporturi. Facturile și alte dovezi contabile, disponibile în formă digitală, vor contribui la îmbunătățirea și accelerarea circulației documentelor.

Una dintre cele mai importante probleme ale sectorului de transporturi este termenul de plată prelungit, printre altele, din cauza caracterului internațional al serviciilor prestate. Acesta este un efect secundar al transmiterii cu întârziere a documentelor de transport, care duce la termene de plată mai tardive și are un impact negativ asupra funcționării companiilor de transport, precum și asupra lichidității financiare. Transmiterea documentelor în format digital ar trebui să reducă această problemă.

Din august 2024, antreprenorilor li se va impune și obligația de a aproba versiunea electronică a documentelor de transport – acesta este următorul pas care are drept obiectiv digitalizarea documentelor de transport.

Fără îndoială, avantajul RO e-Factura este economisirea timpului de lucru și sporirea controlului asupra fluxului de informații.

Pe scurt, în 2024 sectorul de transporturi va beneficia de o serie de alte soluții moderne și sisteme care cel mai probabil vor eficientiza funcționarea a numeroase firme prin digitalizarea contabilității și documentația electronică.

RO e-Factura — sumar

Introducerea sistemului obligatoriu RO e-Factura va avea va scop eficientizarea fluxului de documente, va permite limitarea costurilor de procesare a acestora și va garanta un nivel înalt de siguranță. Contribuabilii vor obține un instrument modern de facturare, trimitere, păstrare și primire a documentelor.

Problema termenelor lungi de plată, atât de caracteristică pentru sectorul transporturilor, nu va dispărea dintr-o dată, însă digitalizarea documentelor reprezintă o eficientizare sporită a muncii antreprenorilor.