5 výzev pro speditéry, při kterých bude dobře fungovat TMS 360° s AI

Práce speditéra zahrnuje každodenní řešení mnoha problémů – od organizace přepravy přes udržování pořádku v dokumentaci až po kontrolu rozpočtu objednávky. Jedná se o množství úkolů, které je obtížné efektivně provádět bez správných nástrojů. Proto byl vytvořen fireTMS, 360° systém pro řízení přepravy a spedice s podporou umělé inteligence. Podívejte se, jak si naše řešení počíná v pěti důležitých oblastech práce speditéra.

Zadávání spedičních objednávek

Vkládání dokumentů do systému je zdlouhavé a časově náročné. Často pod časovým tlakem, což s sebou nese riziko chyb při přepisu dokumentů, zejména v papírové podobě. Podobná situace nastává při zadávání údajů z objednávek formou e-mailu nebo poznámky.

V systému fireTMS lze naštěstí tento úkol automatizovat díky asistentovi AI. Tato funkce umožňuje importovat data z dokumentu do systému ve formě textového souboru, fotografie, skenu nebo dokonce e-mailu. Během několika sekund je náš asistent zpracuje a doplní následující informace:

• název nákladu,
• datum nakládky a vykládky,
• adresa nakládky a vykládky a názvy firem,
• rozměry a hmotnost nákladu,
• zákaznické číslo nákladu.

Na základě těchto informací pak snadno vytvoříte nový náklad ve fireTMS.

Co nabízí asistent AI ve fireTMS?

• Úspora času – náklad zadáte během několika sekund.
• Eliminace chyb – data jsou zpracovávána automaticky, takže se obejdete bez ručního přepisování.
• Zvýšení efektivity – během dne zadáte více objednávek.
• Zrychlení fáze plánování přepravy – rychleji vybíráte trasu, vozidlo a řidiče.

Nalezení vhodného přepravce

Když máte zavedení nákladů za sebou, je čas zadat jejich přepravu přepravci. Jak to nejlépe udělat? Na jedné straně můžete využít osvědčené dodavatele, se kterými již máte úspěšné společné zakázky. Stejně tak můžete využít služeb přepravců doporučených důvěryhodnými společnostmi nebo jednotlivci. Další možností je vyhledat je na internetu. To je však časově náročné a spojené s rizikem, protože v takové situaci nemusíte mít přístup k základním dokumentům prokazujícím důvěryhodnost dodavatele.

Řešení opět obsahuje systém fireTMS a do něj integrovaná burza nákladů fireXgo. Díky ní můžete rychle a bez potřeby dalších externích nástrojů vystavit své náklady – poskytnout informace o přepravě a ceně zakázky. Přepravci projeví o nabídku zájem a vy se vyhnete nutnosti prověřovat jejich spolehlivost. Je to díky tomu, že prověřujeme každou společnost, která zahajuje činnost na fireXgo. Kromě toho vám funkce chatu umožňuje rychle vykomunikovat podmínky vaší objednávky.

Co získáte díky burze nákladů fireXgo?

• Získáte přístup k přepravní burze a systému fireTMS.
• Získáte přístup k databázi ověřených přepravců.
• Rychle zajistíte přepravu nákladů.
• Najdete přepravce se společnou historií objednávek.
• Budete používat nástroje pro správu přepravní společnosti

Realizace přepravy a dokumenty týkající se trasy

Po objednání přepravy je vaším úkolem jako speditéra přepravu kontrolovat a nakonec shromáždit všechny dokumenty související s objednávkou. Patří mezi ně např. CMR nebo faktury od přepravce. Stejně jako u dokumentů s objednávkami i tyto úkoly zahrnují tzv. papírování. Specifickým problémem je pak otázka komunikace s přepravcem a doba očekávání na fyzické odeslání dokumentů.

Řešením pro vás bude Portál dopravce. Tato funkce v systému fireTMS umožňuje rychlé odeslání dokumentů po dokončení zakázky. Přepravce od vás obdrží odkaz, pomocí kterého může přiložit skeny příslušných dokumentů, tj. nákladní list s potvrzením objednávky, fakturu za poskytnutou službu nebo doplnit fakturační údaje. Především tím urychlíte vypořádání objednávky a výrazně zlepšíte komunikaci mezi vámi a přepravní společností.

Účetní doklady a opožděné platby

Nedílnou součástí práce speditéra je také komunikace se svými zákazníky, tj. vlastníky nákladů. To zahrnuje fakturaci spediční služby a často i zajištění včasné platby. Jedná se o jeden z časově nejnáročnějších úkolů, který lze naštěstí pomocí fireTMS automatizovat.

Náš systém TMS umožňuje automatickou fakturaci po obdržení všech dokumentů potvrzujících provedení přepravy. To může rozhodně urychlit fázi platby a vypořádání objednávky. Další výhodou je možnost automatického vymáhání. Ve fireTMS nastavíte automatické zasílání upomínek o termínu splatnosti nebo informací o prodlení, čímž se jako speditér zbavíte nutnosti zasílat svým zákazníkům pravidelné e-maily o zaplacení.

Přístup k údajům a ziskovost zakázek

Poslední výzvou, která je důležitá zejména pro manažery spedičních společností, je analýza ziskovosti zakázek a přijímání obchodních rozhodnutí na základě přesných a aktuálních údajů. Jedná se zejména o informace o tom, kteří zákazníci přinášejí společnosti největší zisk, jak vypadá efektivita jednotlivých speditérů a aktuální údaje o denním obratu.

Vzhledem k tomu, že naše řešení je komplexním systémem TMS, který shromažďuje veškeré údaje a dokumenty související se spedičními objednávkami, je možné automaticky generovat zprávy na základě nejnovějších údajů. Díky tomu můžete průběžně sledovat, jak se vyvíjí obrat vaší společnosti, které zakázky jsou nejziskovější a mít přehled o efektivitě vašich speditérů.

Jaké přehledy najdete ve fireTMS?

• Informace o denním obratu
• Obrat a provize podle pobočky
• Rentabilita zákazníků
• Produktivita speditérů
• Provize přepravců
• Informace o externích vozidlech, která vám poskytují služby

Po celou dobu můžete vidět, jak vám náš systém TMS 360° pomůže jako speditérovi. Stačí se zaregistrovat a využít bezplatnou 14denní zkušební dobu. To vám umožní zjistit, jak může fireTMS fungovat v praxi.