Wie kann die Wettbewerbsfähigkeit eines Speditions- und Transportunternehmens gesteigert werden?

Steigende Betriebskosten und eine wirtschaftliche Stagnation in Deutschland im vergangenen Jahr haben sich auf die Transport- und Speditionsunternehmen ausgewirkt. Was können Sie tun, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln, unabhängig von seiner Größe? Die Investition in ein modernes Transportmanagementsystem, wie die fireTMS, kann eine gute Lösung sein. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie von der Implementierung eines solchen Tools profitieren können.

Wirtschaftliche Lage und Wettbewerb in der Transportbranche

Die Transport- und Speditionsbranche reagiert sehr empfindlich auf konjunkturelle Schwankungen, weil ihre Ergebnisse in hohem Maße vom Produktionsniveau und der Handelslage abhängig sind. Die deutsche Wirtschaft hat sich in den letzten Jahren stark verändert, vor allem aufgrund der COVID-Pandemie und des Krieges in der Ukraine sowie der Verhängung von Wirtschaftssanktionen gegen Russland, einem wichtigen Öl- und Gaslieferanten Deutschlands. Diese Ereignisse haben sich negativ auf das Wirtschaftswachstum ausgewirkt, was zu einem Rückgang der Zahl der Aufträge und einem Anstieg der Energie- und Betriebskosten geführt hat. Hinzu kommen neue Regelungen wie das Mobilitätspaket oder die Erhöhung der Mautkosten.

Aktuelle wirtschaftliche Lage in Deutschland

Im Februar 2024 kündigte Finanzminister Robert Habeck an, dass das BIP-Wachstum nur 0,2% statt der prognostizierten 1,3% betragen würde. Die Prognosen des Ministers lagen nahe an der Wahrheit: Im ersten Quartal wuchs die Wirtschaft um 0,2 %, während die BIP-Wachstumsrate im zweiten Quartal -0,1 %, und im dritten Quartal 0,1 % betrug und das geschätzte BIP-Wachstum für das Gesamtjahr 2024 liegt bei -0,2 %. Darüber hinaus hat das Statistische Bundesamt im Januar 2024 einen jährlichen Anstieg der Zahl der insolventen Unternehmen in Deutschland um mehr als 27,6% verzeichnet. Steigende Kosten und eine stagnierende Wirtschaft führen dazu, dass Transport- und Speditionsunternehmen nicht mehr wachsen. Dies zwingt die Unternehmen der Branche dazu, nach neuen Lösungen zu suchen, Kosten zu senken und neue Möglichkeiten der Arbeitsoptimierung und Auftragsgewinnung zu finden.

Digitalisierung von Transport und Spedition im TMS-System

Die Antwort auf die aktuelle wirtschaftliche Situation ist der Aufbau von Wettbewerbsvorteilen und eine noch bessere Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Egal, ob es sich um kleine und mittlere Unternehmen oder um große Unternehmen handelt. Eine gute Lösung ist die Implementierung eines Tools, das alle Informationen und Schlüsselprozesse eines Unternehmens an einem Ort sammelt und so eine bessere Nutzung der Ressourcen und eine effizientere Verwaltung der Mitarbeiter ermöglicht.

Ein solches Tool ist das TMS (Transport Management System), das die Automatisierung von Transport- und Speditionsprozessen ermöglicht. So können Sie Ihr Unternehmen besser führen, Aufgaben effizienter erledigen und mehr Aufträge annehmen.

Verlagerung der Dokumentation in die Cloud

Wenn Sie Ihre Dokumentation in die Cloud verlagern und sich für ein sogenanntes Cloud-TMS wie fireTMS entscheiden, können Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens sicher an einem Ort archivieren. Dies ermöglicht die Nutzung in einem einzigen System, was viele Probleme im Arbeitsalltag löst. Sowohl in einem kleinen Unternehmen, das mehrere Kunden auf einmal betreuen kann, als auch in großen Unternehmen.

Eines der Probleme für Unternehmensleiter ist die Notwendigkeit, täglich viele Tools zu verwenden, wie z. B. Fakturierungssoftware, Tabellenkalkulationen oder andere Arbeits Verwaltungssysteme. Hinzu kommt die Notwendigkeit, verschiedene Dokumente in vielen Formaten (Papierform oder digital) zu speichern, und die große Streuung von Archiven, wie z. B. die Verwendung von klassischen Schränken mit Papierdokumentation, aber auch von Dateien, die auf verschiedenen Computern und Datenträgern gespeichert sind. Mit einem TMS laufen die Prozesse der Bestellungen und Überwachung von Transporten, der Ausstellung von Rechnungen, der Berichterstattung über Änderungen usw. in einem einzigen System ab.

Das TMS-System in der Cloud bietet 24 Stunden am Tag sicheren Zugriff auf alle Dokumente. Es ermöglicht zudem den Zugriff auf alle Daten auf jedem Gerät und überall auf der Welt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mehrere Niederlassungen haben. 

Dispoplan, Fahrzeug- und Fahrer Harmonogramm

Die Transportplanung und -organisation ist ein wichtiges Thema für TSL-Unternehmen. Die Implementierung von fireTMS ermöglicht die führung von Fahrzeug- und Fahrer-Harmonogrammen. Diese Informationen werden zur Abschätzung der Ressourcen für die Planung weiterer Aufgaben sowie der effizienten Verwaltung Ihres Fuhrparks verwendet.

Im fireTMS können Sie, Folgendes prüfen:

• den Plan der Be- und Entladung
• den Fahrzeugplan,
• den Fahrerplan.
• freie Fahrzeuge

Dank des Zugriffs auf diese Informationen können Sie noch mehr Aufträge erhalten, beispielsweise über Transportbörsen. So können Leerfahrten reduziert und die Rentabilität des Fuhrparks erhöht werden. Es ist erwähnenswert, dass TMS-Systeme in solche Börsen integriert werden können und die Transportrouten innerhalb dieser Börsen optimiert werden können. Im Falle von fireTMS kann die Integration mit  externen Börsen wie der Trans.eu und Transporeon genutzt werden. Seit kurzem ist auch die in fireTMS integrierte Transportbörse fireXgo verfügbar.

Auftragsüberwachung und schneller Kontakt mit den Fahrern

Aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs und der steigenden Kundenanforderungen wird es immer wichtiger sein, den Kunden ständig über den Status der Transportabwicklung zu informieren. Auch der ständige Kontakt mit dem Fahrer auf der Strecke ist äußerst wichtig. Auf diese Weise ist es auch möglich, die Umsetzung des Transportplans zu überwachen und bei unvorhergesehenen Ereignissen auf der Strecke wie Pannen, Straßensperrungen usw. schnell zu reagieren.

Moderne TMS-Systeme ermöglichen die Integration von GPS-Telematiken, um den Fortschritt von Aufträgen und Änderungen des Transportstatus zu verfolgen, z. B. Ankunft an der Entladestelle, Abfahrt auf dem Rückweg usw. Darüber hinaus verfügen einige Systeme, wie fireTMS, über spezielle Apps, die einen schnellen Kontakt mit dem Fahrer ermöglichen. In diesem Fall handelt es sich um die mobile App fireTMS Driver.

Automatisierung der Arbeit im TMS

Einer der größten Vorteile des Einsatzes integrierter IT-Lösungen in der Transport- und Speditionsbranche ist die Optimierung der täglichen Arbeit des Unternehmens und der Unternehmensführung. Einige dieser Routineaufgaben sind recht mühsam und zeitaufwendig. Dazu gehören das Ausfüllen vieler Dateien mit Transportinformationen, auftragsbezogene Dokumente, die Bearbeitung von Routeninformationen, die Berichterstattung an Vorgesetzte und Kunden usw. Manager wiederum müssen viele Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, um richtige Entscheidungen treffen zu können. Dank des TMS-Systems können Sie diese Probleme beseitigen, die Arbeit optimieren und menschliche Fehler ausschließen.

Schnelle Ausführung von sich wiederholenden Aufgaben

Die Implementierung eines TMS-Systems ermöglicht die Automatisierung der zeitaufwändigsten und sich wiederholenden Aufgaben wie die Disponierung von Transporten, Eingabe der Auftragsdokumentation oder der Berichterstattung. In den Aufträgen können Vorlagen für wiederkehrende Transportarten gespeichert und verwendet werden. Das Gleiche gilt für die Bearbeitung von Dokumenten nach abgeschlossenen Aufträgen. Als besondere Funktion enthält fireTMS – das Frachtführer-Portal, über das die Subunternehmer alle Auftragsdokumente sofort in elektronischer Form einreichen können. Außerdem ermöglicht das System die automatische Erstellung von Rechnungen und Mahnungen auf Basis der Auftragsdaten und verfügt sogar über eine automatische Inkassofunktion.

Analytik und Entscheidungsfindung

Ein weiterer Vorteil des TMS-Systems ist der Zugriff auf Berichte, die automatisch auf der Grundlage der laufend verarbeiteten Daten erstellt werden. Dazu gehören Informationen über Kunden, Einnahmen, Rentabilität oder Flottenkosten. Solche Berichte sind äußerst wichtig, wenn auf der Grundlage bestimmter Informationen schnell eine Geschäftsentscheidung getroffen werden muss. Es besteht also keine Notwendigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen herunterzuladen und zusätzlich zu verarbeiten, sondern es reicht aus, den in einer benutzerfreundlichen grafischen Form dargestellten Bericht zu lesen.

Flexibilität bei der Nutzung von TMS in der Cloud

Eine TMS-Software in der Cloud ist eine gute Lösung vor allem für Unternehmen, die ein Transportmanagementsystem schnell und effizient einführen wollen. Vor allem ist es nicht erforderlich, die technische Infrastruktur für das System vorzubereiten und das Programm auf den Computern zu installieren. Die Inbetriebnahme erfordert nur wenige Handgriffe durch den Systemadministrator des Unternehmens, d. h. den Inhaber, den Manager oder einen beauftragten Mitarbeiter.

Implementierung eines TMS in einem Unternehmen am Beispiel einer Implementierung von fireTMS

1. Abonnierung des entsprechenden System Plans – je nach Größe und Bedarf des Unternehmens.
2. Konfiguration des Systems und eventuelle Integrationen mit externen Programmen.
3. Erstellen von Benutzerkonten für Mitarbeiter und eine kurze Schulungen.
4. Beginn der Arbeit.

Vorteile von SaaS

Das fireTMS-System ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service). Diese Art von Software basiert auf Cloud Computing, das auf externen Servern läuft. Die Funktionalität der Software wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und das System ist über eine im Browser geöffnete Website verfügbar.

Dies bedeutet:

• keine Notwendigkeit, die technische Infrastruktur im Unternehmen vorzubereiten und zu pflegen,
• keine Notwendigkeit, das System zu aktualisieren,
• der Zugriff auf alle Daten zu jeder Zeit und an jedem Ort mit Internetzugang,
• das System läuft auf jedem Gerät,
• die Kosten für die Nutzung des Systems, ist das Abonnement des ausgewählten Paketes. 

Systemauswahl und Unternehmensgröße

Bei der Wahl unseres fireTMS-Systems können Sie den Funktionsumfang und das passende Paket an die Charakteristik und die Größe Ihres Unternehmens anpassen – vom kleinen Frachtunternehmen bis zur großen Transport- und Speditions Firma. Um sich selbst zu überzeugen, wie fireTMS tatsächlich funktioniert, registrieren Sie sich einfach und starten eine 14-tägige kostenlose Testversion. Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder Fragen haben, können Sie uns gerne zu einem Beratungsgespräch kontaktieren