fireTMS in der Spedition: Verkürzung des Rechnungszyklus und Verbesserung des Cashflows
Das Ergebnis? Ein transparenter Prozess, eine vollständige Automatisierung der Dokumente und eine deutliche Verkürzung des Rechnungszyklus.
Das Problem
Der Kunde ist ein Speditionsunternehmen mit mehr als 40 Mitarbeitern in mehreren Niederlassungen. Jeden Tag werden Dutzende von Speditionsaufträgen von Drittanbietern bearbeitet.
Bisher wurden Transportdokumente (CMR-Frachtbriefe) und Rechnungen von Frachtführern über verschiedene Kanäle versandt – meist per E-Mail. Das bedeutete:
- • fehlende Zentralisierung der Dokumente,
- • Verzögerungen beim Ausfüllen der erforderlichen Anhänge
- • Überlastung des Betriebs- und Buchhaltungspersonals
Die Lösung: Frachtführer-Portal bei fireTMS
Die Lösung beruht auf einem einfachen Prinzip.
• Jeder Transportauftrag im System hat einen eindeutigen Link zum Ausfüllen der Dokumentation, die automatisch generiert wird und an den Frachtführer weitergeleitet werden kann.
• Der Frachtführer kann über einen intuitiven Form das Folgende beifügen:
• den Scan des CMR-Frachtbriefs,
• die Rechnung mit vollständigen Daten (z. B. Auftragsnummer, Beträge).
• Die Dokumente werden einem Auftrag im System automatisch zugeordnet und sind für die zuständigen Abteilungen sofort sichtbar.
Der gesamte Prozess läuft vollständig digital ab, ohne Austausch von E-Mails und ohne die Notwendigkeit, Dateien aus Anhängen herunterzuladen.
Geschäftliche Auswirkungen der Umsetzung
Bereits nach der Einführung hat das Unternehmen spürbare betriebliche und finanzielle Vorteile festgestellt.
Verkürzung der Rechnungsstellungszeit
Dank des automatisierten Arbeitsablaufs konnte die Rechnung noch am selben Tag ausgestellt werden, an dem der Transport abgeschlossen war – ohne auf E-Mails zu warten oder Dokumente manuell zuzuordnen.
Verbesserung des Cashflows
Ein kürzerer Rechnungszyklus bedeutet frühere Zahlungseingänge von Kunden, was sich unmittelbar auf einen besseren Cashflow und die Fähigkeit zur effizienteren Verwaltung des Betriebskapitals auswirkt.
Entlastung der Betriebs- und Buchhaltungspersonals
Das Personal muss keine Frachtführer mehr auf Dokumente drängen oder Anhänge manuell zuordnen. Der Prozess ist automatisiert, wodurch Fehler reduziert und Arbeitsstunden eingespart werden.
Bessere Zusammenarbeit mit Frachtführern
Das intuitive Portal, für das keine Anmeldung erforderlich ist, hat das Hochladen von Dokumenten für die Frachtführer erheblich erleichtert. Infolgedessen haben sich auch die Kommunikation und die Beziehungen zu den Transportpartnern verbessert.
Die Implementierung von fireTMS mit dem Frachtführer-Portal hat gezeigt, dass die Digitalisierung auch nur eines Prozesses – des Ausfüllens von Dokumenten – echte finanzielle und organisatorische Auswirkungen haben kann. Für strategisch denkende Speditionsunternehmen ist dies nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine Investition in betriebliche Effizienz und betrieblicher Cashflow.
