fireTMS > Blog > Automatizarea transportului datorită fireTMS

Automatizarea transportului datorită fireTMS

pictograma ceasului10 minute lectură

2 iunie 2023 / Autor: Claudiu Ravari

Aveți nevoie de instrumente pentru a gestiona comenzile rapid și eficient? Doriți să automatizați activitatea expeditorilor, a dispecerilor sau a contabilului dumneavoastră? Doriți să țineți sub control profiturile și costurile flotei? Folosiți fireTMS! Funcțiile sale își vor dovedi utilitatea în activitatea zilnică a companiilor de transport mici, mijlocii și mari.

În acest articol veți găsi informații despre:

Gestionarea unei companii de transport – beneficiile fireTMS

Instrumentele disponibile din fireTMS permit gestionarea rapidă a comenzilor de la un capăt la altul, de la acceptarea comenzilor și monitorizarea livrărilor până la facturare, controlul plăților și raportare. Cu ajutorul acestora, transportatorii, expeditorii, dispecerii sau contabilii își pot eficientiza sarcinile. Cu fireTMS, puteți să vă extindeți afacerea și și să rămâneți competitivi în fața oricărei concurențe, indiferent de mărimea companiei dumneavoastră. Principalele beneficii:

  • transformarea digitală – trecerea de la documentația pe suport de hârtie la lucrul în sistem modern
  • acces rapid la informații – toate datele și documentele se află într-un singur sistem integrat
  • economii de timp de lucru prin automatizare proceselor
  • monitorizarea permanentă a profiturilor sau a cheltuielilor societății

Automatizarea activității transporturilor și a agenților de expediție

Aflați despre instrumentele și funcțiile care vor accelera și automatiza activitatea zilnică din compania dumneavoastră.

Sabloane de mărfuri

Aceasta funcție facilitează procesul de introducere a comenzilor în sistem reducand timpul de operare semnificativ. Utilizatorii fireTMS pot folosi opțiunea de a defini sabloane de mărfuri, pe care le pot folosi ulterior la crearea unei comenzi fără a fi nevoiți să reintroducă datele.

Programul camionului și al șoferilor

Programul vehiculelor din fireTMS este vizibil pentru toți expeditorii și dispecerii. Acesta functie facilitează planificarea transportului și controlul flotei. Datorită metodei drag&drop din programul vehiculelor, comenzile și evenimentele, cum ar fi sărbătorile, schimbările de șoferi sau întreținerea, pot fi gestionate rapid și convenabil.

Importul costurilor din fișiere CSV

Pe lângă adăugarea manuală a costurilor pentru vehicule, remorci și șoferi în sistem, este posibilă și importarea colectivă a acestora din fișiere CSV. Pentru a importa un fișier, trebuie definit un șablon de import, care poate fi utilizat pentru a importa același tip de fișier în viitor. Acest lucru va facilita și va accelera, fără îndoială, întregul proces de înregistrare a costurilor, cu defalcarea acestora în categorii individuale și atribuirea lor unor obiecte specifice.

Monitorizarea vehiculelor și a comenzilor

Puneti-va la curent cu funcțiile și instrumentele necesare pentru a vă urmări traseul și starea comenzii.

Monitorizarea vehiculelor – detectarea șoferilor care părăsesc traseul

Transportatorul poate desemna traseul pe care trebuie să îl urmeze șoferul și, datorită poziției GPS preluată din aplicația șoferului fireTMS driver app sau din sistemul telematic GPS, poate verifica în timp real trasabilitatea acestuia. Pentru a ușura această verificare, există o funcție în planul Enterprise care detectează momentul în care șoferul părăsește traseul planificat și îl informează despre acest lucru. De asemenea, este posibil să se specifice în sistem numărul de kilometri pe care șoferul are voie să se abată de la traseu. și să se indice cui trebuie trimisă o alertă în cazul în care acesta este depășit.

Aplicație mobilă pentru expeditori și dispeceri fireTMS Dispo

Aplicația mobilă pentru expeditori le permite acestora să verifice stadiul în care se află comanda de transport. să comunice cu șoferul sau cu clientul sau sa verifice documentele asociate transportului. Avantajele aplicatiei fireTMS Dipso: 

  • Acces 24/7 la comenzi
  • Starea transportului
  • Chat cu șoferul 
  • informații despre încărcături
  • raportare a rezultatelor
  • monitorizarea traseului
  • contactul rapid cu clientul

Acces rapid la documente sau facturi din comenzi

Cu ajutorul funcțiilor din planului Enterprise fireTMS, puteți simplifica procesul de transfer al documentelor sau în general a informațiilor între transportator și contractant, precum și realizarea unei comunicări eficiente cu clienții. Și cu toții știm importanta comunicarii în industria transportului!

Panoul pentru clienți

Această funcție le permite clienților selectați să aibă acces la crearea de noi încărcături, să își descarce documente sau să vizualizeze poziția curentă a vehiculului pe o hartă. Astfel, clientul poate verifica în timp real evoluția comenzii sale. În plus, odată ce comanda a fost finalizată și utilizatorul fireTMS a emis o factură, aceasta va fi făcută disponibilă pentru descărcare în panoul acestuia.

Panoul de transportator

Funcția reduce timpul petrecut cu birocrația implicată în primirea și procesarea documentelor, după ce o comandă a fost finalizată. Un transportator care primește o comandă prin e-mail va putea:

  • să adauge o scanare a facturii la comanda primită
  • să adauge o scanare CMR la încărcătură
  • să completeze datele din factură

Documentele atașate vor apărea în fireTMS, iar utilizatorul sistemului va primi în plus un e-mail cu privire la încărcarea acestora.

Controlul financiar – operațional într-o companie de transport.

Monitorizarea profiturilor și a costurilor companiei, precum și a creanțelor de la contractanți, îmbunătățește semnificativ lichiditatea și cash-flow-ul companiei.

Rapoarte detaliate despre flotă

Rapoartele generate automat în fireTMS sunt un instrument excelent pentru monitorizarea activității companiei. Acestea ajută la luarea deciziilor de afaceri și evidențiază domeniile care necesită îmbunătățiri. Rapoartele cele mai  utilizate includ:

  • Raportul Profitabilitate flotă – prezintă informații privind utilizarea și rentabilitatea flotei proprii a companiei de transport. Acesta se bazează pe costurile și veniturile din comenzile de transport introduse în sistem.
  • Raportul Costuri flotă – conține informații privind costurile individuale atribuite unui vehicul propriu selectat. Acest lucru permite să se vadă care vehicul este neprofitabil pentru întreținere și generează cea mai mare povară. 
  • Comenzi: flotă proprie – se bazează pe datele din comenzile de transport. Oferă informații despre așa-numitul “kilometraj în gol”. Cu ajutorul acestor cunoștințe, se pot reduce la minimum cursele în gol prin exploatarea potențialului schimburilor de transport și, astfel, se pot reduce cheltuielile.

Colectarea automată a datoriilor

fireTMS are o funcție de colectare automată a datoriilor, care presupune trimiterea unui e-mail de atenționare clientului cu privire la un termen de plată iminent sau nerespectat sau o somatie de plata. Conținutul somației este generat automat, iar datele necesare sunt extrase automat din facturile scadente. Nu trebuie să pierdeți timp cu arhivarea manuală a documentelor sau să externalizați acest lucru către companii externe.

Șablon de notă de debit

Plan Enterprise permite utilizatorilor să creeze sabloane pentru notele de debit, astfel încât emiterea unui document durează doar câteva clipe. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți numele, moneda în care urmează să fie emise notele și obiectele (cum ar fi încărcături, comenzi, facturi) cu care urmează să fie legate. Șablonul vă permite să adăugați comentarii care vor fi vizibile la tipărirea notei. Întregul proces se desfășoară ușor și rapid, deoarece nu trebuie să introduceți de fiecare dată aceleași informații.

Credit comercial

Aceasta funcție permite utilizatorilor fireTMS să stabilească limite de credit comercial clienților. Extrem de utilă pentru controlul cash-flow-ului companiei dar de asemena si pentru a gestiona clienți cu bonitate scăzută sau cu risc ridicat de insolvabilitate financiara. Activand aceasta functie sistemul te va avertiza la introducerea unei comenzi în cazul în care se va depăși limita de credit comercial, de asemenea se poate configura astfel incat sa nu permita dispecerilor sau expeditorilor introducerea de comenzi de la un client ale cărei limite de credit comercial este depasita.

Integrări cu sisteme externe

Aflați ce câștigă transportatorii și expeditorii prin integrarea fireTMS cu sistemele IT externe.

Intergrarea cu platformele Trans.eu și TIMOCOM

fireTMS permite transmiterea de oferte de transport  sau de marfă direct din fireTMS către bursa de mărfuri Trans.eu sau TIMOCOM. Integrarea cu platformele automatizează activitatea transportatorilor și a expeditorilor de mărfuri și face posibilă încheierea rapidă a unei tranzacții profitabile. Procesul de publicare a unei oferte are loc într-un singur sistem, într-un mod eficient si rapid, astfel încât nu este nevoie să se utilizeze mai multe instrumente în același timp sau să se reintroducă manual aceleași informații.

Integrarea cu sistemele de telematica GPS

fireTMS este integrat cu 74 de furnizori de servicii telematice GPS. Integrarea cu sistemul telematic avansat GBox eficientizează activitatea expeditorilor și a dispecerilor, deoarece permite un schimb rapid de informații cu șoferul. Aceasta permite utilizatorilor fireTMS să trimită comenzile de transport direct din sistem către terminalul din bord al șoferului și apoi să le statutizeze. Acest lucru oferă informații în timp real cu privire la locația actuală a vehiculului și la progresul transportului. Este important faptul că, odată ce încărcătura a fost livrată, șoferul poate utiliza scanerul mobil pentru a descărca documentația comenzii necesară pentru facturare. Acest lucru durează doar câteva momente și permite finalizarea rapidă a transportului. Comunicarea bidirecțională dintre expeditor și șofer permite monitorizarea continuă a transportului și a realizării comenziilor în mod eficient.

Rezumat

fireTMS este o soluție extrem de benefică pentru orice companie de transport și expediție, indiferent de mărimea acesteia. Datorită tehnologiei moderne, vă permite să vă automatizați procesele din activitatea zilnică și, ca urmare, să simplificați și să accelerați executarea comenzilor. Sistemul își va dovedi utilitatea pentru o companie care este conștientă de nevoile sale și care dorește să rămână competitivă pe piață. 

Aflați mai multe despre instrumentele și funcțiile  fireTMS în timpul unei prezentări online gratuite. Contactați-ne pentru detalii.

Etichete
Claudiu Ravari

Claudiu Ravari

Key Account Manager. Are o experiență de 7 ani în calitate de expeditor internațional de mărfuri. În cadrul fireTMS, este responsabil de vânzări și suport clienți pe piața din România.

Vezi articole similare