Portalul dedicat transportatorilor și panoul clientului în programul pentru transport și expediții fireTMS

În acest articol veți afla mai multe despre funcții precum:

Comenzi de transport în Portalul dedicat transportatorilor

Datorită Portalului dedicat transportatorilor din sistemul fire TMS puteți limita ceasul pe care îl dedicați birocrației legate de primirea și prelucrarea documentelor după finalizarea comenzii de expediție. Pentru a folosi această funcție, mai întâi trebuie să o activați în Configurare>> Configurarea sistemului >> Secțiunea Prelucrarea comenzilor >> Câmpul Portalul dedicat transportatorilor. În timpul activării funcției, utilizatorul are posibilitatea de a selecta setările dorite. Transportatorul care primește comanda pe e-mail, după selectarea opțiunii Deschide sau după ce va da click pe link-ul către portalul destinat transportatorilor, care se află pe comanda tipărită, va avea posibilitatea:

• de a adăuga facturi scanate la comanda primită
• de a adăuga documentul CMR scanat pentru încărcare
• de a adăuga datele pentru factură

Documentele anexate de către transportator vor apărea automat în fireTMS. În plus, utilizatorul va primi un e-mail cu informația că acestea au fost adăugate. În schimb, datele pentru factură care au fost completate, printre care suma, numărul facturii sau data emiterii vor apărea în schița facturii de cumpărare generată de sistem.

Panoul Clientului în programul pentru companiile de transport

Cea mai adesea întâlnită problemă a firmelor de transport și de expediere sunt comenzile nerentabile, cursele fără încărcătură și chiar opririle neprogramate ale vehiculelor. Cauza principală a acestora sunt comenzile puține și problema pe care o întâmpină în momentul căutării unei clientele noi. În aceste vremuri în care concurența este puternică, nici o firmă nu își poate permite să aștepte comenzi în mod pasiv. Din dorința de a-i ajuta pe utilizatorii fireTMS să-și dezvolte firma, să dobândească clientelă nouă, precum și să mențină relații de calitate cu clienții actuali, am introdus funcționalitatea numită Panoul clientului. Datorită acestuia, puteți să le oferiți acces clienților selectați pentru ca aceștia să poată:

• să revizuiască listele încărcăturilor transmise de către aceștia
• să introducă noi încărcături
• să verifice statusul realizării încărcăturilor actuale (unde se află vehiculul, statusul încărcărilor și descărcărilor)
• să descarce documentele referitoare la încărcătură (documentul CMR, precum și factura, dacă aceasta a fost emisă deja)

Cum funcționează Panoul clientului în programul de transport fireTMS?

Pentru a-i acorda contractantului posibilitatea de a folosi această funcționalitate, trebuie ca în câmpul Dosare>> Toți contractanții (secțiunea de editare a contractantului) să treceți către secțiunea Panoul clientului. Apoi creăm un nou utilizator al panoului clientului, completând toate informațiile obligatorii. În timpul adăugării acestuia, putem defini permisiunile pe care le dorim: dacă acesta va avea acces la crearea de noi încărcături, la descărcare, dacă trebuie să aibă acces la urmărirea poziției actuale a vehiculului pe hartă.

După adăugarea noului utilizator în panoul clientului, trebuie să îi trimiteți adresa de logare, împreună cu login-ul și parola. Cu aceste date, acesta va avea posibilitatea de a se loga la panou. Începând de acum va putea să introducă comenzi noi, care după confirmare vor apărea în mod automat în fireTMS. Acest lucru accelerează și eficientizează fără nicio îndoială procesul de transport al încărcăturilor dintre furnizor și beneficiar.

Datorită acestei funcționalități clientul va putea verifica permanent în ce stadiu se află realizarea transportului încărcăturii pe care a comandat-o. În plus, după finalizarea comenzii și emiterea facturii de către utilizatorul fireTMS, aceasta va putea fi descărcată din panoul clientului. De asemenea, există posibilitatea de a descărca documentul CMR pentru încărcătură adăugat anterior.

Fiecare client primește un mail individual cu adresa de logare, în cadrul căruia poate crea mai multe conturi de acces (ale utilizatorilor panoului clientului cu login și adresă individuale). Acest lucru permite crearea mai multor panouri separate, pentru un număr nelimitat de clienți, iar în fiecare dintre acestea se poate crea un număr nelimitat de conturi disponibile pentru diferitele persoane din partea clientului. Clientul căruia i se acordă accesul la panou va vedea în acesta numai încărcăturile atribuite acestuia. Acestea vor fi încărcături introduse în sistem, atât de către client prin intermediul panoului, cât și încărcături introduse în sistem de către angajații firmei (utilizatori fireTMS).

Recuperarea automată în sistemul de transport

Lichiditățile sunt unul dintre cele mai importante aspecte când vine vorba de conducerea unei firme de transport. În fireTMS puteți avea o bază de date a contractanților, împreună cu calificativele acestora și, de asemenea, puteți bloca clienții (sau transportatorii) de la care nu mai doriți să primiți comenzi. Sistemul este dotat cu funcția de recuperare automată, care constă în trimiterea de notificări pe e-mail către client cu privire la termenul de plată care se apropie sau care a fost depășit sau cu privire la solicitările de plată. Conținutul solicitării se generează automat, iar datele contractanților sunt preluate direct din facturile cu termen de plată depășit. 

Nu mai trebuie să pierdeți timpul completând manual documentele și nici să le cereți acest lucru firmelor externe.

În fireTMS există, de asemenea, opțiunea de a trimite notificări cu privire la termenul de plată care se apropie sau cu privire la solicitarea de plată, în orice moment. În acest sens, trebuie să mergeți în secțiunea Contabilitate >> Plăți >> Toate plățile sau Plăți întârziate și, după ce deschideți secțiunea de editare a facturii emise anterior, veți putea trimite un mesaj de atenționare sau o solicitare de plată cu ajutorul butonului Recuperare.

Monitorizarea traseului – Detectarea părăsirii coridorului de către șofer

În timpul creării comenzii în fireTMS, utilizatorul definește informațiile cu privire la încărcările și descărcările sale. Pe baza acestora sistemul va indica traseul transportului pe hartă. Agentul de expediții, în caz de necesitate, îl poate edita și poate indica un alt coridor pe unde trebuie să circule șoferul. Datorită poziției GPS din aplicația pentru șoferi fireTMS Driver sau a sistemului telematic integrat, utilizatorul poate verifica permanent dacă șoferul circulă în mod corect. Pentru a-i facilita agentului de expediții acest control, am introdus funcția care detectează părăsirea de către șofer a traseului stabilit și îl informează. În bara de meniu Configurare >> Configurarea sistemului, în secțiunea Configurarea transportului, se află opțiunea: Trasee efective. În acest loc utilizatorul poate determina care este numărul de kilometri admis pentru depărtarea față de coridor a șoferului. Adițional, poate indica cui mai exact îi va trimite sistemul notificările în cazul depășirii acestora. Cel mai important aspect este faptul că toate incidentele detectate de către sistem vor fi salvate în Vehicule>>Incidente.

Dacă doriți să aflați mai multe informații despre funcționalitățile descrise, luați legătura cu noi.

* Funcții disponibile în pachetele selectate.