Eksport skanów faktur oraz kolejne ułatwienia w prezentacji danych i inne nowości

Z tego artykułu dowiesz się o kolejnych nowościach wprowadzonych w systemie fireTMS:

Eksport załączonych skanów faktur z dokumentów zakupowych 

W odpowiedzi na potrzeby użytkowników systemu fireTMS udostępniliśmy nową funkcję, która umożliwia eksport załączonych plików oznaczonych typem Faktura z faktur oraz korekt zakupowych. Dzięki temu użytkownik może pobrać spakowany plik ZIP zawierający wyłącznie te dokumenty, które faktycznie stanowią skany faktur.

Jeśli którykolwiek z dokumentów zakupowych nie zawiera załącznika lub załączony plik nie został oznaczony jako typ Faktura, system poinformuje o tym po zakończeniu eksportu. Informacja ta będzie widoczna w oknie ze szczegółami i podsumowaniem operacji – po kliknięciu ikony informacyjnej.

Nowa funkcja znacząco usprawni pracę księgowych – szczególnie w zakresie archiwizowania i porządkowania dokumentacji. Dzięki możliwości selektywnego eksportu istotnych załączników użytkownicy zyskują lepszą kontrolę nad dokumentami oraz oszczędzają czas podczas przygotowywania rozliczeń.

Nowe pole “Notatki wewnętrzne” w kartotece kontrahenta

Kolejną nowością jest pole Notatki wewnętrzne, dostępne w kartotece każdego kontrahenta. Umożliwia ono zapisywanie informacji istotnych z perspektywy operacyjnej, które nie są przeznaczone dla działu księgowego.

Pole to widoczne jest zarówno w widoku szczegółów kontrahenta, jak i na liście kontrahentów (Kartoteki >> Klienci / Przewoźnicy / Wszyscy kontrahenci). Można po nim filtrować i wyszukiwać, co znacząco ułatwia organizację pracy – na przykład przy szybkiej identyfikacji kontrahentów z określonymi adnotacjami. Limit wynosi 1000 znaków, co pozwala na swobodne wprowadzenie szczegółowych notatek, takich jak preferencje kontaktu, status współpracy czy inne informacje przydatne w codziennej obsłudze.

W ramach tej aktualizacji zmieniliśmy również nazwę istniejącego pola Uwagi dotyczące kontrahenta, które od teraz nosi nazwę Uwagi do faktur. Jego funkcjonalność pozostaje bez zmian – notatka z tego pola jest widoczna dla działu księgowego na liście faktur sprzedażowych w przygotowaniu czy w podglądzie wygenerowanego szkicu faktury, ale nie pojawia się na wydruku dokumentu.

Nowy sposób wprowadzania współrzędnych geograficznych

Kolejną nowością w fireTMS jest usprawnienie sposobu wprowadzania współrzędnych geograficznych. Dotychczas użytkownik musiał ręcznie wpisywać szerokość i długość geograficzną w dwóch oddzielnych polach, co mogło być uciążliwe – zwłaszcza że większość narzędzi, takich jak Google Maps, kopiuje współrzędne jako jedną wartość w formacie 52.2297, 21.0122.

Od teraz wystarczy wkleić komplet współrzędnych bezpośrednio do jednego pola, a system automatycznie rozpozna wartości i zlokalizuje odpowiadający im adres. To niewielka zmiana, ale niezwykle praktyczna – znacząco przyspiesza codzienną pracę spedytorów i eliminuje potrzebę ręcznego rozdzielania danych.

Zmiana prezentacji szkiców faktur w przygotowaniu dla użytkowników z ograniczoną widocznością danych

Ostatnią nowością jest zmiana prezentacji szkiców faktur w przygotowaniu dla użytkowników z ograniczeniem widoczności danych Tylko własne oraz Własne dane, lecz wspólna baza klientów. Dotychczas, nawet jeśli taki użytkownik miał dostęp do modułu księgowości, po zakończeniu zlecenia spedycyjnego nie widział automatycznie wygenerowanych przez system szkiców faktur (przy wyżej wymienionych ustawieniach widoczności danych).

Od teraz szkice faktur tworzone automatycznie będą dziedziczyć widoczność po obiektach źródłowych, z których powstały. Przykładowo:

• jeśli użytkownik był przypisany do ładunku, zobaczy również szkic faktury sprzedażowej (pod warunkiem posiadania uprawnień do modułu księgowości),
• jeśli był przypisany do zlecenia, zobaczy odpowiadający mu szkic faktury zakupowej (również przy założeniu odpowiednich uprawnień).

Zmiana ta zwiększa spójność między widocznością danych operacyjnych i księgowych oraz upraszcza codzienną pracę, zapewniając większą przejrzystość w dostępie do dokumentów. 

Ważne: jeśli użytkownik nie posiada dostępu do modułu z fakturami, zmiana ta nie wpływa na zakres jego widoczności — nadal nie będzie widział szkiców faktur, nawet jeśli ma dostęp do zlecenia czy ładunku.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat eksportu załączonych skanów faktur z dokumentów zakupowych i wprowadzonych nowości oraz ulepszeń, skontaktuj się z nami.

* Funkcje dostępne we wszystkich pakietach.