Cum vă ajută facturarea automată în fireTMS să economisiți timp și bani

Angajații firmelor de transport și expediție pierd zilnic timp prețios cu emiterea manuală a facturilor, cu copierea datelor din comenzile de transport și cu verificarea corectitudinii tuturor informațiilor. În cazul unui număr mare de comenzi, astfel de activități consumatoare de timp ocupă multe ore pe parcursul unei săptămâni. Dacă s-ar automatiza măcar acest aspect, angajații ar putea acorda mai mult timp altor activități care, deseori, ar putea fi mai importante din punctul de vedere al firmei. Cum vă puteți ușura munca și cum puteți automatiza emiterea facturilor?

În transport și expediție, facturarea este una dintre sarcinile administrative cele mai laborioase cu care se confruntă o firmă. Din fericire, soluțiile tehnice moderne aduc o mare schimbare. Un sistem TMS cu funcție de facturare automată, precum fireTMS, elimină complet necesitatea copierii manuale a datelor și exportarea informațiilor într-un program extern pentru emiterea facturilor.

Provocările zilnice în facturarea transporturilor

Toți cei care lucrează într-o firmă de transport știu cât de migăloasă poate fi emiterea facturilor. În primul rând, metoda tradițională de facturare consumă foarte mult timp. În fiecare zi, datele din comenzile de transport trebuie transferate manual în programe externe. În cazul unei firme de transport de dimensiuni medii, pot fi peste zece facturi în fiecare zi, iar fiecare dintre ele necesită introducerea cu atenție a datelor clientului, a detaliilor serviciului și a sumelor.

Facturarea comenzilor nu este doar consumatoare de timp, ci atrage după sine și riscul de comitere a unor greșeli. Este suficient un clic greșit pentru a introduce o sumă incorectă, o adresă greșită sau un CIF eronat. În cazul în care se emite respectiva factură, aceasta va trebui corectată cu un document separat, complicându-se astfel situația. Facturile rectificative, atunci când clientul face observații cu privire la datele din documentul emis, duc la reluarea întregii operațiuni – se caută comanda și factura, se fac modificările și, din nou, se verifică tot.

O altă provocare o reprezintă monitorizarea situației plăților. În absența unui sistem integrat, pentru a verifica dacă o factură a fost plătită, trebuie să comutați între programe sau fișiere. Drept urmare, puteți rata cu ușurință plățile restante sau puteți greși calculele. Facturarea în domeniul transporturilor și al expedițiilor se complică și mai mult dacă sunt implicate diferite valute, diferite cote de TVA sau condiții speciale de plată în funcție de client. În cazul facturării manuale, menținerea coerenței este o sarcină deosebit de anevoioasă.

În plus, multe firme de transport și de expediție au probleme cu arhivarea documentelor. Copiile fizice ale facturilor ocupă spațiu, iar căutarea lor este consumatoare de timp. Chiar și în cadrul arhivării electronice, găsirea unei anumite facturi poate deveni o provocare, dacă nu este implementat un sistem adecvat. În concluzie, lipsa automatizării în facturarea transporturilor nu înseamnă doar o pierdere de timp, ci și de bani. Întârzierile în emiterea facturilor înseamnă întârzieri ale plăților, iar acest lucru poate influența negativ lichiditățile firmei.

Transformarea cu fireTMS: de la facturarea manuală la facturarea automată

Trecerea de la facturarea manuală la cea automată reprezintă un mare avantaj pentru firme. De-a lungul anilor, angajații din numeroase firme de transport și expediție s-au străduit să se adapteze la o procedură anevoioasă: mai întâi, introducerea datelor comenzii, apoi, exportarea acestora în programul de contabilitate extern și apoi, crearea facturilor și verificarea tuturor datelor. Toate acestea au consumat o grămadă de timp și energie.

fireTMS funcționează în cu totul alt mod. În loc să se copieze manual informațiile din comandă în programul de contabilitate, sunt suficiente câteva clicuri pentru a genera o factură direct din comanda de transport. Procedura este foarte rapidă și elimină necesitatea utilizării unor programe externe de facturare, acest lucru putând fi considerat și o economie de bani.

Cum se generează o factură dintr-o comandă în fireTMS?

Cum funcționează acest lucru? fireTMS colectează toate datele necesare privind comanda – prețuri, cote, datele clientului, detaliile serviciului. Când o anumită comandă este marcată ca fiind executată, toate datele necesare sunt deja în sistem. În baza acestor date, se generează automat o ciornă de factură. După ce vă asigurați că toate datele sunt corecte, le puteți confirma, iar factura emisă astfel poate fi trimisă pe o adresă de e-mail, direct din sistem.

.În plus, funcția de facturare automată din fireTMS conține și opțiuni suplimentare, În primul rând, puteți crea facturi colective pentru un singur client pentru o anumită perioadă, lucru care vă simplifică și mai mult activitatea. În plus, sistemul permite introducerea unor diferite valute, cote de TVA sau scadențe – toate acestea fără necesitatea introducerii manuale a acestor informații de fiecare dată.

De aceea, sistemul de gestionare a transporturilor cu facturare automată nu doar economisește timp, ci și reduce semnificativ riscul de a face greșeli. Fiecare factură este generată în baza datelor care au fost introduse la crearea comenzii, lucru care elimină greșelile rezultate din copierea manuală a datelor.

7 avantaje reale ale facturării automate în fireTMS

Facturarea automată în fireTMS le aduce avantaje concrete, măsurabile, utilizatorilor sistemului. Iată șapte beneficii reale, pe care le puteți simți implementând sistemul nostru.

1. Economie de timp – în loc să dedicați câteva ore pe săptămână problemelor administrative, puteți dedica acest timp găsirii de noi clienți și dezvoltării firmei.
2. Eliminarea greșelilor umane – sistemul preia automat în factură datele din comandă, evitându-se astfel greșelile făcut la copierea sumelor, a informațiilor sau a datelor contractanților.
3. Accelerarea emiterii facturilor – sunt suficiente doar câteva clicuri pentru a crea o factură direct din comanda de transport.
4. Facturarea colectivă – posibilitatea de combina mai multe comenzi într-o singură factură pentru același client, economisind timp și simplificând contabilitatea.
5. Trimiterea imediată – facturile generate pot fi trimise imediat clientului, accelerând plățile și îmbunătățind fluxurile financiare.
6. Acces facil la istoric – toate facturile se păstrează într-un singur loc, facilitându-se astfel căutarea și analizarea tranzacțiilor anterioare.
7. Simplificarea rectificării facturilor – în cazul în care trebuie aduse modificări, sistemul permite generarea rapidă a facturilor rectificative, fără necesitatea creării unui document nou.

În plus, sistemul TMS cu facturare automată permite personalizarea șabloanelor de facturi în acord cu identitatea vizuală a firmei. De asemenea, se pot seta diferite valute, cote de TVA sau date scadente pentru fiecare client – toate aceste lucruri sunt incluse automat în momentul generării facturii. În plus, facturarea în fireTMS vă permite să anexați direct la factură documentele de transport, iar acest lucru duce la o consolidare a transparenței și a profesionalismului în ochii clienților. Drept urmare, puteți nu doar să economisiți timp, ci și să vă consolidați relațiile de afaceri.

În timp ce facturarea clasică presupune comutarea permanentă între programe, fireTMS reunește toate procesele într-un singur loc, creând un flux de lucru continuu, de la comandă la monitorizarea transportului, la emiterea facturii și la monitorizarea plății.

De ce merită să implementați fireTMS?

Pe scurt, facturarea automată în fireTMS reprezintă o soluție practică, dar mai ales indispensabilă în zilele noastre, pentru firmele de transport și de expediție, care pierd foarte mult timp cu procedura de emitere a facturilor. Orele economisite pe parcursul unei săptămâni se vor converti în mai mult timp pentru activități strategice de afaceri.

De asemenea, trebuie subliniat faptul că fireTMS nu permite doar generarea facilă a facturilor în baza comenzilor. Este un sistem complex de gestionare a transporturilor și a expedițiilor, care reunește toate procedurile într-un singur loc. De la planificarea transportului, planificarea rutelor, gestionarea comenzilor și monitorizarea transportului la analizarea și decontarea serviciilor. fireTMS, în calitate de sistem TMS 360°, simplifică sarcinile zilnice, accelerează activitatea și generează economii reale.

Dacă vă luptați cu un sistem de facturare consumator de timp în cadrul firmei dvs. sau dacă sunteți în căutarea unui sistem eficient de gestionare a transporturilor și a expedițiilor, creați-vă un cont pe fireTMS și începeți perioada de testare de 14 zile. Descoperiți cum poate automatizarea proceselor să descătușeze potențialul firmei și să vă permită să vă dedicați dezvoltării acesteia.