Documente scanate din aplicația Driver și GBox în format PDF, copierea costurilor periodice și alte noutăți

Din acest articol vei afla despre următoarele noutăți apărute în sistemul fireTMS:

Documente scanate din GBox și aplicația fireTMS Driver în format PDF

Venind în întâmpinarea așteptărilor utilizatorilor fireTMS, am adăugat o opțiune datorită căreia documentele scanate, trimise din aplicația pentru șoferi fireTMS Driver și din sistemul de telematică avansată GBox, se salvează în sistem direct ca fișiere PDF.

Funcția este implicit dezactivată. Aceasta poate fi activată în funcție de propriile preferințe în configurarea sistemului (Configurare >> Configurarea sistemului). 

• Aplicația pentru șoferi fireTMS Driver: secțiunea Aplicație mobilă >> câmpul Descărcare documente >> checkbox Convertiți documentele în PDF, dacă este posibil.
• Telematica avansată GBox: secțiunea Configurare transport >> câmpul Configurație avansată >> checkbox Convertiți documentele descărcate în format PDF, dacă este posibil.

După activarea acesteia, toate documentele nou scanate vor fi salvate automat în format PDF.

Salvarea automată în format PDF facilitează arhivarea și partajarea documentelor, elimină conversiile manuale și reduce riscul de probleme în ceea ce privește compatibilitatea și neconcordanța formatelor.

Copierea costurilor periodice

O altă noutate este posibilitatea de a copia costurile periodice. Pentru a face acest lucru, se selectează un cost periodic existent din listă (Vehicule >> Cheltuieli), iar din partea dreaptă se alege opțiunea Creați o copie. 

După selectarea acestei opțiuni, se deschide formularul de adăugare a unui nou cost periodic cu datele transferate automat din înregistrarea sursă. Tot ceea ce mai rămâne de completat este numărul documentului. În cazul în care este necesar, se pot edita oricare dintre date înainte de validarea finală.

Copierea accelerează semnificativ adăugarea costurilor similare și reduce riscul de erori, deoarece se utilizează date dintr-o înregistrare deja verificată. Se menține coerența categoriilor și a parametrilor, cu posibilitatea de a introduce totodată corecțiile necesare înainte de salvare. Această soluție se dovedește a fi utilă în special în cazul introducerii în serie a costurilor similare pentru un singur vehicul sau pentru întreaga flotă, atunci când diferențele se referă în principal la numărul documentului.

Fluxul de activități extins pentru plăți 

Până în prezent, în fluxul de activități înregistram doar anumite operațiuni legate de o plată. În noua versiune a sistemului am completat scenariile lipsă. De acum, practic fiecare operațiune, care influențează starea plății, furnizează un istoric complet. Datorită acestui fapt, utilizatorii au o pistă completă de audit, clarifică mai rapid eventualele neconcordanțe și reduc riscul de erori.

Placeholdere noi în șabloanele de e-mail pentru recuperarea creanțelor

Cu scopul de a facilita recuperarea și gestionarea creanțelor restante, am adăugat un marcaj (placeholder) pentru numărul documentului contabil, disponibil în:

• șabloanele somațiilor de plată,
• șabloanele de notificare a plăților neachitate.

Pentru a utiliza noul marcaj, se accesează Configurare >> Configurarea sistemului >> Configurare tipărire >> secțiunea Șabloane, iar în conținutul sau în titlul șablonului se inserează placeholder-ul adecvat, pe care sistemul îl va înlocui automat cu datele corespunzătore în momentul trimiterii. Numărul documentului contabil poate fi afișat, de asemenea, în titlul mesajului.

Noua opțiune permite o identificare clară a creanțelor încă din titlul mesajului, ceea ce scurtează timpul de recuperare a acestora și reduce numărul de erori.

Tipuri noi de vehicule – Solo 15t și Solo 18t

Ultima noutate este reprezentată de două tipuri de vehicule suplimentare – Solo 15t și Solo 18t, disponibile în șablonul de caracteristici ale vehiculelor. Acestea permit determinarea mai precisă a parametrilor flotei. Pentru a atribui unul dintre noile tipuri, se accesează fișierul vehiculului (Vehicule >> Vehicule proprii), iar în secțiunea Caracteristică, în câmpul Tip de vehicul, se selectează opțiunea corespunzătoare.

Dacă dorești să afli mai multe despre PDF-urile documentelor scanate, copierea costurilor periodice și celelalte noutăți, contactează-ne.

* Unele dintre funcționalitățile descrise sunt disponibile doar în anumite pachete.