Cum se poate eficientiza gestionarea comenzilor în fireTMS?

Comenzile de transport și expediție completate în mod corespunzător și precis stau la baza businessului corect funcțional în industria TSL. Chiar și o greșeală minoră, precum greutatea incorectă a încărcăturii sau adresa inexactă, poate duce la consecințe costisitoare. Probleme asemănătoare pot apărea și ca urmare a disfuncționalităților în comunicarea dintre expeditori, transportatori și șoferi. Tocmai de aceea, sistemele moderne de gestionare a comenzilor de transport, precum fireTMS, introduc soluții IT avansate, care facilitează activitatea zilnică.

În textul de față prezentăm metode practice de a eficientiza gestionarea comenzilor cu ajutorul sistemului fireTMS. Datorită acestuia, poți să mărești eficacitatea operațională, să reduci costurile și să optimizezi procesele de transport.

Cele mai frecvente probleme în gestionarea comenzilor de transport și expediție

Industria transportului și expediției se confruntă cu multe provocări, care impactează direct eficacitatea gestionării comenzilor. Una dintre cele mai mari probleme este concurența mare pe piață, care are ca rezultat reducerea tarifelor de transport. Firmele deseori oferă servicii sub pragul de rentabilitate, ceea ce pe termen lung conduce la destabilizarea întregului sector. În același timp, întreprinderile de transport trebuie să facă față creșterii costurilor operaționale. Problemele legate de lichiditatea financiară reprezintă o altă provocare importantă. Termenele de plată pentru facturile emise pot ajunge chiar până la 90 de zile, în timp ce firmele de transport trebuie să acopere costurile de gestionare a comenzilor din propriile fonduri.

Gestionarea comenzilor de expediție este îngreunată, de asemenea, de aspectele legate de documentație. Unele firme de expediție solicită furnizarea unor anumite documente într-un termen scurt. Neîndeplinirea acestor cerințe poate duce la penalități financiare pentru fiecare zi de întârziere. O problemă majoră este, de asemenea, sistemul ineficient de circulație a informațiilor. Lipsa coordonării dintre expeditori și transportatori conduce la întârzieri în ceea ce privește încărcarea și descărcarea.

În cazul colaborării cu mai mulți furnizori și transportatori, coordonarea proceselor de logistică devine extrem de dificilă. Fără un sistem corespunzător de gestionare a comenzilor de transport, sarcini precum planificarea eficientă a transportului, planificarea traseelor, reducerea curselor fără încărcătură și monitorizarea plăților pot depăși rapid capacitățile firmei. Problemele de mai sus arată cât de importantă este implementarea unui sistem modern de gestionare a transportului și expediției, care automatizează procesele, reduce riscul de erori și sporește eficacitatea operațională.

Cum rezolvă fireTMS problemele legate de gestionarea comenzilor

Sistemul fireTMS oferă o soluționare completă a problemelor în ceea ce privește gestionarea comenzilor de transport și expediție. Permite trecerea integrală de la documentația pe hârtie la cea digitală, fapt datorită căruia toate documentele referitoare la clienți, șoferi și vehicule sunt colectate într-un singur sistem. Drept urmare, activitatea devine mult mai organizată, iar sarcinile zilnice pot fi efectuate mai rapid și mai eficient.

Unul dintre principalele avantaje ale sistemului fireTMS este pregătirea simplă a comenzilor de transport. Acesta permite introducerea eficientă a datelor sub forma importului automat de comenzi cu ajutorul AI. În plus, asigură un contact ușor cu transportatorul, de exemplu datorită trimiterii prin e-mail a comenzilor sau cu șoferul prin intermediul aplicației fireTMS Driver. Acest lucru are ca rezultat o gestionare eficientă și rapidă a comenzilor de expediție și de transport. În plus, ajută la monitorizarea statusului comenzii.

Funcțiile moderne fireTMS de susținere a gestionării comenzilor

Sistemele moderne de gestionare a transportului oferă funcții care eficientizează în mod real gestionarea comenzilor. fireTMS deține, desigur, un set de instrumente care automatizează activitatea zilnică în acest domeniu și reduce necesitatea efectuării sarcinilor repetitive și consumatoare de timp.

Structura detaliată a comenzilor de transport și expediție în fireTMS

fireTMS oferă posibilitatea gestionării comenzilor de transport (interne) și de expediție (externe) într-un singur loc. Sistemul colectează toate datele cu privire la transport, în care intră cele referitoare la încărcături, transportatori, vehicule, șoferi și inclusiv trasee. Datorită faptului că informațiile menționate pot fi atribuite documentelor în sistem, pregătirea comenzilor detaliate este foarte simplă și nu necesită introducerea manuală a datelor. În plus, sistemul facilitează comunicarea cu transportatorii și șoferii, ceea ce permite o monitorizare mai ușoară a realizării comenzilor și accelerează procesul de decontare.

Asistentul AI, mai exact importul automat al comenzilor

Una dintre cele mai mari facilități referitoare la gestionarea comenzilor în fireTMS este asistentul AI disponibil în pachetul Enterprise. Cu ajutorul acestui instrument, se pot importa automat comenzile în sistem. Asistentul extrage datele din fișiere text (precum PDF, DOCX sau TXT), copii scanate și fotografii (în format JPEG, PNG și GIF) sau e-mailuri (EML). Este suficientă încărcarea unuia dintre documentele menționate, iar asistentul va prelua datele și în scurt timp va pregăti noua încărcătură în sistem. Instrumentul recunoaște denumirile încărcăturilor, datele și adresele de încărcare și descărcare, dimensiunile, greutatea, precum și numerele încărcăturilor care aparțin clientului. În plus, asistentul AI funcționează, de asemenea, cu documente în limbi străine, ceea ce este deosebit de util în cazul comenzilor internaționale. 

În afară de accelerarea considerabilă a introducerii încărcăturilor noi în sistem, asistentul AI reduce riscul apariției greșelilor la introducerea manuală a datelor și le permite angajaților să se concentreze asupra altor sarcini importante.

Accelerarea realizării comenzilor frecvente cu ajutorul șabloanelor de marfă

Funcția șabloanelor de marfă din fireTMS accelerează introducerea comenzilor periodice pentru clienții permanenți. Pe baza încărcăturii introduse o singură dată, se poate crea propriul șablon. În acesta se salvează datele care se repetă pentru un anumit tip de comandă. În afară de datele contractantului, în șablon se pot salva toate informațiile esențiale, inclusiv traseul detaliat. Astfel, se poate accelera semnificativ atribuirea comenzilor de transport și se poate menține un standard ridicat al documentației datorită transmiterii informațiilor detaliate transportatorilor sau șoferilor. 

Comunicare ușoară cu transportatorii – trimiterea comenzilor prin e-mail și Portalul operatorului de transport

În cazul comenzilor de expediție, un aspect extrem de important este menținerea unei comunicări bune între expeditor și transportator. fireTMS deține câteva instrumente care ajută în acest sens. În primul rând, comunicarea cu transportatorul devine mai ușoară datorită funcției de trimitere a comenzilor direct din sistem la adresa de e-mail a transportatorului. Acest lucru permite evitarea descărcării îndelungate a documentelor și trimiterea lor manuală din propria căsuță de e-mail.

A doua facilitate, care îmbunătățește contactul este Portalul operatorului de transport, o soluție cu ajutorul căreia transportatorul poate să trimită documentele de transport de pe traseu direct în fireTMS și să completeze datele de factură. La rândul său, acest lucru permite reducerea birocrației legate de gestionarea documentelor după încheierea comenzii, precum și accelerarea procesului de decontare și plată pentru serviciile prestate.

Eficientizarea comunicării cu șoferii datorită aplicației fireTMS Driver

Un aspect la fel de important al procesului de gestionare a comenzilor este comunicarea eficientă între firma de transport și șoferul de pe traseu. Datorită aplicației fireTMS Driver, se poate menține contactul cu șoferul în timp real, folosind chat-ul și transmițându-i comenzile. La rândul său, șoferul poate trimite către sistem copiile scanate ale documentelor de transport. În acest fel, fireTMS Driver ajută la monitorizarea traseului și a statusului comenzilor, iar totodată accelerează decontarea acestora. Un atu suplimentar al aplicației este posibilitatea de a reacționa rapid la situațiile neprevăzute de pe traseu.

De ce este indicat să alegi fireTMS?

În concluzie, gestionarea eficientă a comenzilor stă la baza succesului oricărei firme de transport și expediție. Fără îndoială, metodele clasice, bazate pe foi de calcul sau calendare, nu mai sunt suficiente în contextul creșterii concurenței și a costurilor operaționale. fireTMS este, pe de altă parte, o soluție complexă, care, datorită funcțiilor și instrumentelor moderne, ajută la rezolvarea problemelor des întâlnite în acest domeniu.

În primul rând, sistemul colectează toate datele referitoare la comenzi într-un singur loc, ceea ce reduce semnificativ riscul de erori și greșeli. Datorită asistentului AI, introducerea încărcăturilor durează doar câteva secunde. În plus, șabloanele de marfă accelerează procesul de gestionare a comenzilor frecvente, iar Portalul transportatorului și aplicația fireTMS Driver asigură o comunicare fluentă între toți participanții la procesul de transport.

Vrei să afli cum funcționează în practică fireTMS? Creează-ți cont gratuit și începe perioada de probă de 14 zile. Vezi cum arată gestionarea eficientă a comenzilor.