Portalul operatorului de transport: transmiterea ușoară a documentelor către agenții de transport la sfârșitul unei comenzi

Procesarea și înregistrarea documentelor trimise de transportator implică adesea o activitate și un timp considerabile. Ce puteți face pentru a vă ușura munca, a vă digitaliza fluxul de lucru și a vă automatiza facturarea? Merită să utilizați portalul transportatorului în fireTMS.

Ce este Portalul operatorului de transport?

Portalul operatorului de transport este o caracteristică a fireTMS care îmbunătățește contactul dintre expeditor și transportator, permițându-i acestuia din urmă să adauge documente după finalizarea comenzii direct în sistem.

Ce poate fi transferat cu ajutorul Portalul operatorului de transport?

• Scanarea facturii pentru comanda efectuată
• Scanarea CMR și a documentelor de transport
• Date suplimentare despre factură

Portalul transportatorului este o soluție convenabilă care reduce numărul de documente tipărite care trebuie să fie arhivate, dar și îmbunătățește viteza de lucru. Deoarece portalul permite transportatorului să încarce cu ușurință documentele necesare, expeditorul poate rezolva rapid comanda.

Cum să configurați Portalul operatorului de transport?

Pentru a configura Portalul transportatorului selectați din meniu poziția Configurare, apoi Configurare sistem. După ce ați ajuns la ecranul dorit, faceți clic pe fila Procesare comandă, iar apoi în câmpul Portalul operatorului de transport.

Odată ce apare fereastra de sistem, se poate configura funcționarea acestui instrument. Pe lângă posibilitatea de a activa portalul, puteți seta unele funcții utile, cum ar fi:

• link către portal pe print-ul comenzii pentru transportator,
• trimiterea de notificări transportatorului odată ce documentele au fost încărcate de transportator,
• scanarea obligatorie a facturii în documentele trimise de transportator,
• posibilitatea pentru transportator de a modifica suma de pe factură.

Odată ce portalul transportatorilor este activat, acesta va fi disponibil tuturor transportatorilor. Dacă trebuie să excludeți accesul pentru companiile de transport selectate, accesați fișierul transportatorului selectat (Gestionare >> Cărăuși) și în secțiunea Detalii transportator debifați caseta Utilizează portalul operatorului de transport.

Cum se utilizează Portalul operatorului de transport?

Dacă sunteți un transportator de mărfuri, utilizarea Portalului transportatorului este aproape automată. Din momentul în care această funcție este activată, transportatorii vor primi linkuri către portal în e-mailurile de comandă. Va depinde doar de transportatori să primească documentele în fireTMS. Scanările vor fi vizibile în lista de comenzi (Comenzi în desfășurare sau Toate comenzile), în vizualizarea comenzii selectate și în vizualizarea facturii de achiziție. Pe această bază, sistemul va completa datele din factura de achiziție care urmează să fie pregătită, pe care expeditorul doar o aprobă și o înregistrează.

Dacă sunteți transportator, veți primi un link către Portalul transportatorului în comanda de transport pe care o primiți, unde puteți completa documentele necesare. Ceea ce este important este că transportatorul nu trebuie să lucreze pe fireTMS pentru a utiliza Portalul, astfel încât, pentru a adăuga și a trimite fișiere expeditorului, tot ce trebuie să facă este să dea clic pe un link, fie în e-mailul primit, fie în printarea comenzii, dacă expeditorul a setat această opțiune în fireTMS.

Ce beneficii aduce Portalul operatorului de transport?

Portalul transportatorilor este un instrument care îmbunătățește considerabil activitatea expeditorilor și a transportatorilor. Acest lucru generează beneficii suplimentare pentru compania dumneavoastră.

Ce beneficii se generează Portalul operatorului de transport?

• Economie de timp – transportatorul poate furniza imediat toate documentele necesare la finalizarea comenzii.
• Economisirea muncii – gestionarea documentelor electronice care sunt introduse imediat în sistemul TMS nu necesită la fel de multă muncă ca gestionarea documentelor în format fizic.
• Îmbunătățirea comunicării cu transportatorii – prin mutarea fluxurilor de lucru online.
• Îmbunătățirea relațiilor profesionale cu transportatorii – prelucrarea contabilă mai rapidă a comenzilor poate accelera termenele de plată pentru serviciile de transport.

Sunteți interesat să vă eficientizați activitatea cu ajutorul fireTMS? Creați un cont și testați gratuit sistemul nostru timp de 14 zile!