Cum se poate eficientiza monitorizarea transporturilor? Descoperiți funcțiile fireTMS

Cum se poate eficientiza monitorizarea transporturilor, cum se poate controla mai bine activitatea șoferilor și cum se poate eficientiza gestionarea întregului proces de transport într-un singur loc? Soluțiile moderne, precum fireTMS, permit o abordare exhaustivă a subiectului. În acest articol, vă vom arăta cum să eficientizați monitorizarea transporturilor în cadrul firmei și ce beneficii vă aduce utilizarea sistemului nostru.

Cele mai frecvente probleme de monitorizare a livrărilor

Gestionare zilnică a logisticii în cadrul unei firme de transport necesită soluționarea mai multor probleme, privind, printre altele, planificarea rutelor, iar apoi, monitorizarea transporturilor. Unele se datorează unor evenimente fortuite, iar altele au la bază exclusiv lipsa unor instrumente adecvate. Iată care sunt cele mai frecvente probleme care îngreunează monitorizarea eficientă a livrărilor.

Lipsa accesului la date în timp real

Când dispecerul nu știe unde se află în prezent un vehicul, îi este greu să reacționeze rapid în fața unor situații neprevăzute. Lipsa accesului la informații curente privind statusul transportului înseamnă că firma nu poate controla costurile și nu poate verifica în ce măsură șoferul respectă ruta planificată. Fără instrumente de monitorizare a transporturilor în timp real, estimarea orei exacte de sosire sau determinarea costurilor de executare a unei comenzi reprezintă o adevărată provocare. Drept urmare, firma nu poate gestiona în mod eficient marja, iar clienții pot fi nemulțumiți de nivelul serviciilor prestate.

Dificultăți în comunicarea cu șoferii

Discuțiile telefonice cu șoferii sunt o soluție care consumă mult timp și, în plus, nu lasă nicio urmă în sistem. Comunicarea între dispecer și șofer se bazează adesea pe metode tradiționale, care dau naștere la neînțelegeri și la întârzieri.

În lipsa unui canal adecvat de comunicare, care să permită accesul la date în orice moment, informațiile importante privind modificările aduse unei comenzi se pot pierde sau pot ajunge cu întârziere la șofer. Acest lucru afectează termenele de livrare și generează costuri suplimentare.

Lipsa transparenței în ce privește statusul comenzilor

În lipsa unui TMS adecvat, adesea, dispecerii nu știu dacă șoferul a ajuns în apropierea punctului de descărcare. Actualizările manuale ale statusurilor sunt imprecise și se fac cu întârziere. Dacă sistemul nu înregistrează automat schimbarea statusului, și anume apropierea sau îndepărtarea de un punct, este imposibilă controlarea în timp real a realizării comenzilor, iar acest lucru poate, printre altele, să deterioreze relațiile cu clienții.

Probleme cu documentația și cu facturarea

Documentele tipărite își pierd utilitatea, mai ales în domeniul TSL. Cel mai frecvent, asta este valabil pentru documentele de transport, a căror furnizare cu întârziere are impact asupra datei de închidere a comenzii și de emitere a facturii. Această prelungire a perioadei de plată are un impact negativ asupra lichidității financiare a firmei.

Cum rezolvă fireTMS problemele legate de monitorizarea transporturilor

Sistemul fireTMS susține procesele legate de monitorizarea în timp real a transporturilor pe două planuri. Pe de o parte, asigură colectarea tuturor datelor într-un singur loc, iar pe de altă parte, automatizează numeroase operațiuni laborioase și consumatoare de timp.

Centralizarea datelor într-un sistem unic

Colectarea datelor într-un singur loc, inclusiv a informațiilor despre clienți, șoferi și vehicule, dar și a celor despre comenzi, rezolvă multe dintre problemele zilnice legate de monitorizarea transporturilor. În loc să caute în diferite fișiere și programe, dispecerul are acces instant la documentația de transport și la statusurile comenzilor. Sistemul fireTMS este conectat la câteva zeci de sisteme telematice GPS, lucru care facilitează transferul rapid și corect al datelor privind realizarea comenzilor direct în sistemul TMS.

Automatizarea, inclusiv actualizarea statusurilor comenzilor

fireTMS efectuează în mod independent multe operațiuni care, în mod normal, ar necesita muncă manuală. Printre altele, sistemul actualizează automat statusurile comenzilor în baza datelor transmise prin GPS, facilitează emiterea rapidă a facturii în baza unei comenzi închise, fără a mai fi necesară copierea sau exportarea datelor în programul de contabilitate.

Cele mai importante funcții fireTMS de susținere a monitorizării

Sistemul fireTMS conține numeroase instrumente care facilitează gestionarea transporturilor și a expedițiilor. În acest caz, haideți să vedem cinci funcții cheie din domeniul monitorizării, care simplifică activitatea zilnică a dispecerilor.

Integrarea cu sistemele telematice GPS

Monitorizarea transportului se bazează în mare parte pe integrarea cu sistemele telematice GPS. Datorită acestui lucru, anumite date, precum poziția actuală a vehiculului, apropierea de punctele de încărcare și descărcare, sunt colectate în sistemul TMS și monitorizate în timp real. În unele integrări avansate, cum ar fi cu sistemul telematic GBox, este posibilă și colectarea de date privind stilul de șofat sau consumul de combustibil. fireTMS colaborează cu mai mulți furnizori de astfel de soluții. Astfel, puteți verifica în același loc poziționarea vehiculelor, indiferent de producătorul echipamentului pe care îl utilizați. Datele sunt importate automat din sistemul GPS, eliminându-se astfel copierea informațiilor, care este consumatoare de timp.

Monitorizarea șoferilor și a vehiculelor în timp real

Sistemul monitorizează automat apropierea vehiculelor de punctele de încărcare și descărcare, în baza datelor furnizate în timp real de sistemele telematice GPS. Dacă vehiculul se apropie la o distanță de 10 km de un astfel de punct, fireTMS indică acest lucru prin mențiunea „S-a apropiat de punct”. Dacă vehiculul s-a îndepărtat la peste 20 km și operațiunea nu s-a efectuat, statusul se schimbă, devenind „S-a îndepărtat de punct”. Astfel, dispecerii văd în permanență situația curentă a realizării comenzilor, fără a mai fi necesar să contacteze șoferul. Monitorizarea transportului ar trebui să includă și respectarea traseului planificat. În fireTMS, puteți utiliza funcția Trasee reale în acest scop.

Trasee reale, adică alerte atunci când se părăsește culoarul prestabilit

Monitorizarea transportului ar trebui să includă și respectarea traseului planificat. Funcția Trasee reale vă permite să reacționați rapid și eficient atunci când șoferul iese de pe culoarul de transport prestabilit. În această situație, fireTMS transmite automat o notificare dispecerului și marchează evenimentul în sistem. Astfel, dispecerul poate contacta imediat șoferul pentru a stabili care a fost cauza părăsirii culoarului și pentru a evita creșterea costurilor de transport.

Fereastra clientului pentru monitorizarea încărcăturilor

O altă problemă a caselor de expediție o reprezintă telefoanele continue ale clienților, cu întrebări despre statusul transportului. Fereastra clientului din fireTMS rezolvă această problemă, permițându-le clienților să monitorizeze independent statusul realizării comenzilor proprii. Este suficient să le dați clienților respectivi permisiunile necesare, iar aceștia vor putea vedea lista transporturilor proprii, verifica locația vehiculului sau descărca documentele de transport.

Ce beneficii aduce Fereastra clientului?

• Scutirea angajaților de discuțiile cu clienții, privind statusul comenzilor
• Accelerarea și facilitarea schimbului de informații cu clienții
• Construirea unor relații de afaceri mai durabile
• Condiții mai bune pentru obținerea unor noi comenzi rentabile

Aplicația mobilă pentru șoferi fireTMS Driver

Comunicarea cu șoferii reprezintă o altă provocare pe care o rezolvă aplicația fireTMS Driver. Șoferii pot obține comenzile direct pe telefon, pot folosi în permanență chat-ul cu dispecerul și pot transmite de pe traseu documentele necesare anexând fișiere, de ex. scrisorile de trăsură, pe care sistemul le anexează automat la anumite comenzi. Astfel, șoferilor li se facilitează contactul cu firma și reacționează mai rapid atunci când apar comenzi noi, iar dispecerii pot să monitorizeze în permanență transportul și să verifice statusurile comenzilor, precum și să accelereze numeroase procese, inclusiv emiterea facturilor.

Ce funcții include aplicația fireTMS Driver?

• Trimiterea de comenzi direct pe telefonul șoferului
• Chat care permite schimbul rapid de informații cu dispecerul
• Verificarea statusurilor comenzilor în timp real
• Trimiterea de pe traseu a documentelor în sistemul fireTMS

Ce beneficii vă aduce implementarea sistemului TMS în ce privește monitorizarea transportului?

Implementarea sistemului TMS este o investiție care se amortizează rapid, prin beneficii comerciale reale. Firmele de transport care utilizează sistemul fireTMS constată îmbunătățiri în numeroase domenii ale activităților proprii, în special în ce privește monitorizarea transporturilor.

Obținerea rapidă de informații de pe traseu

Un avantaj major pentru firma de transport îl reprezintă posibilitatea de obține foarte rapid informații de pe traseu. Atât de la șofer, cât și de la dispozitivul GPS. Datorită instrumentelor oferite de fireTMS, precum conectarea la sistemele telematice GPS, Trasee reale, dar și aplicația fireTMS Driver, este posibilă verificarea aproape imediată a statusului unei comenzi, dar și a informațiilor privind problemele apărute pe traseu. 

Controlul costurilor și al marjelor

Datorită datelor din sistemele telematice GPS, furnizate în fireTMS, există posibilitatea de a analiza rapid costurile suportate. Datele furnizate zilnic de către contoarele de parcurs ale vehiculelor permit monitorizarea continuă a cheltuielilor. În plus, funcția menționată anterior – Trasee reale – vă permite să reacționați imediat atunci când șoferul părăsește culoarul de transport, iar acest lucru previne creșterea costurilor. De asemenea, trebuie menționate rapoartele generate automat, care vă permit în orice moment să accesați date privind costurile și rentabilitatea flotei, care au la bază cele mai recente informații.

Îmbunătățirea relațiilor comerciale cu clienții

Un alt avantaj legat de monitorizarea transportului, adus de utilizarea fireTMS, îl reprezintă construirea unor relații mai bune cu clienții. Atât în mod direct, folosind Fereastra clientului, în care partenerii de afaceri pot verifica independent statusurile comenzilor proprii, fără a fi nevoie să contacteze firma de transport, cât și în mod indirect, deoarece respectiva firmă deține toate informațiile privind transporturile și, drept urmare, condițiile de realizare a comenzilor pot fi stabilite cu precizie și se pot oferi servicii mai bune. Acest lucru va da roade mai târziu în relația cu clienții și vă va ajuta să construiți o rețea de parteneri de afaceri stabili.

Căutați un sistem testat de gestionare a transporturilor și expedițiilor, care are incluse funcții de monitorizare a transporturilor? Creați-vă un cont în fireTMS și începeți o perioadă gratuită de testare, de 14 zile!