Správa dalších e-mailových adres, deník aktivit v kartotéce vozidla a další novinky

V tomto článku se dočtete o následujících vylepšeních v systému fireTMS:

Správa dalších e-mailových adres

Vycházíme vstříc potřebám uživatelů systému fireTMS a zavádíme novou konfiguraci (Konfigurace >> E-mailové adresy), která umožňuje centrální správu odesílatelů správ. Správce může přidávat další adresy (schránky) a přiřazovat je vybraným uživatelům, pobočkám nebo systémovým rolím. Roli účetního lze například přiřadit adresu, ze které budou odesílány faktury – a všichni uživatelé s touto rolí automaticky získají přístup k této adrese. 

Uživatelé, kterým byly přiřazeny adresy, mohou během odesílání zprávy v systému zvolit odesílatele z dostupné skupiny nebo – v Můj profil (Konfigurace >> Můj profil) – označit jednu z nich jako výchozí, která bude nabízena první v pořadí. Uživatel může navíc přidat vlastní e-mailovou schránku; po podání žádosti ji správce schválí nebo zamítne. Po schválení se adresa stává dostupnou pro používání v systému.

Nová konfigurace uspořádává a sjednocuje firemní komunikaci: umožňuje odesílat dokumenty a oznámení ze správných e-mailových adres podle role, pobočky nebo konkrétního uživatele. Díky tomu lze omezit chyby při volbě odesílatele, zrychlit každodenní práci (díky výchozím adresám a volbě z přiřazené skupiny), udržet úplnou administrativní kontrolu oprávnění k odesílání a také pečovat o dobré jméno a řád v korespondenci, a to přehledným přidělováním adres jednotlivým procesům a organizačním jednotkám.

Oznámení o pravidelných STK a pracích na vozidlech a návěsech během tvorby objednávky

V nové verzi systému fireTMS jsme přidali mechanismus, který upozorňuje na blížící se, či neprovedené STK a práce, které se týkají firemních vozidel a návěsů. Pokud byly do kartotéky vozidla nebo návěsu přidány připomenutí s termínem platnosti (např. číslo a konec platnosti pojištění odpovědnosti / havarijního pojištění, konec platnosti STK), systém během tvorby objednávky zobrazí informaci o blížících se termínech a položkách, u kterých dané události nebyly provedeny. Počet dní, se kterým má systém upozorňovat na nastavené termíny lze změnit v nastavení Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Obsluha objednávek  >> pole Varovný práh pro pravidelné kontroly a činnosti. 

Blížící se kontroly (STK) vozidla a návěsu jsou navíc v kartotéce označeny oranžově a ty, které nebyly provedeny v termínu – jako dosud – červeně. Toto řešení pomáhá lépe plánovat využití flotily vozidel, omezuje riziko přehlédnutí povinných STK a jiných důležitých prací a také zrychluje přijímání provozních rozhodnutí.

Nové filtry – Datum první nakládky a Datum poslední vykládky

Na seznamu všech objednávek, realizovaných objednávek a také v zobrazení vystavování hromadné (předprodejní a prodejní) faktury jsme přidali dva filtry: Datum první nakládky a Datum poslední vykládky. Díky nim lze rychle určit okruh objednávek na ty, které zasahují do konkrétního časového rámce přepravního procesu – od první nakládky do poslední vykládky. To usnadňuje práci účetnímu oddělení, zrychluje kompletaci položek pro hromadnou fakturaci a omezuje riziko přehlédnutí objednávky při účtování.

Deník aktivit v kartotéce firemního vozidla

Přidali jsme také sekci Deník aktivit v kartotéce firemního vozidla. Od nynějška jsou všechny provedené změny a úpravy, které se týkají vybraného vozidla, zobrazeny na jednom místě – výjimkou zůstávají informace ze záložek Náklady a Registr tankování (ze sekce Výdaje). Díky tomu může uživatel snadněji sledovat historii změn, rychleji vysvětlit vzniklé rozdíly, získat úplnější auditovatelnost činností a také lepší kontrolu nad údaji vozidla, čehož důsledkem je vyšší úroveň bezpečnosti procesů a účinnější spolupráce jednotlivých týmů.

Viditelnost objednávek pro speditéra nákladu

Další novinkou je volitelná možnost, která zajišťuje zpřístupnění objednávek na seznamu také speditérovi, který je k nákladu v dané objednávce přiřazen (kromě majitele objednávky – a to nezávisle na nastavení viditelnosti údajů: Pouze vlastní nebo Vlastní údaje, ale společná báze klientů. Pro její zapnutí, je nutné přejít do: Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Obsluha objednávek >> pole Sdílení objednávek v seznamu objednávek se speditérem. Po globální aktivaci konfigurace budou objednávky viditelné na seznamu všech objednávek a realizovaných objednávek. Toto řešení zefektivňuje spolupráci a zrychluje reakci na provozní potřeby a požadavky.

Integrace s Telematika GPS

Poslední novinkou je integrace s dodavatelem telematického systému Telematika GPS. Spojení lze nakonfigurovat v Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Konfigurace dopravy >> sekce Konfigurace telematiky (GPS)). . Po aktivaci integrace systém zpřístupní průběžné sledování polohy vozidel a každodenní automatický záznam stavu tachometru v kartotéce vozidla. To uživateli umožňuje rychlejší ověřování nájezdů, omezení výskytu chyb při účtování a efektivnější plánování operací ve flotile vozidel.

Chcete se popisovaných novinkách v systému chcete dozvědět více? Kontaktujte nás.

* Některé z popisovaných funkcí jsou dostupné pouze ve vybraných plánech.