Program TMS – co to je a jaké výhody přináší dopravním společnostem?

Transport Management System (TMS) je nástroj, který zefektivňuje práci v dopravě a spedici. Jaké jsou výhody implementace programu TMS? Na co si dát pozor při výběru TMS systému pro vaši společnost?

Co je to program TMS?

Transport Management System neboli zkráceně TMS je systém pro plánování, sledování dopravních událostí, účtování a řízení dopravních prostředků. TMS umožňuje organizovat a zjednodušit práci a také optimalizovat čas na provedení daného úkolu. V jediném programu najdete všechny informace o vozidlech, nákladech, řidičích a zákaznících.

Přestože název TMS označuje systém řízení dopravy, používá se také ve spedici. Speditéři mohou rychle vytvářet objednávky, zefektivnit tok dokumentace, spravovat a analyzovat náklady a ziskovost vozového parku.

Funkce TMS

Mezi nejdůležitější funkce programu TMS patří:

• plánování dopravy,
• analýza nákladů vozového parku a generování zpráv,
• automatické vytváření a vyřizování objednávek,
• monitorování vozidel (pomocí systémů GPS),
• monitorování plnění objednávek,
• kontrola nákladů společnosti,
• kontrola platebních lhůt,
• odhalení rizik (např. zpoždění příjezdu na nakládku),
• integrace s telematickými programy (včetně burzy nákladů).

Pro koho je TMS určen?

Systém TMS má řadu funkcí, které mohou využívat společnosti z oboru:

• dopravy,
• spedice,
• logistiky,
• distribuce a obchodu.

TMS lze využít v každé společnosti, která má a spravuje vozový park. Na velikosti firmy zde nezáleží, protože TMS je nástrojem jak pro malé a střední firmy, tak pro velké korporace.

Jaké problémy řeší TMS?

Řízení dopravy je složité a časově náročné. Společnosti z odvětví TSL se potýkají s problémy, jako jsou: zbytečné kilometry, realizace mnoha zakázek současně, vysoké riziko chyby zaměstnance nebo značná konkurenceschopnost na trhu.

Implementace systému TMS umožňuje optimalizaci nákladů společnosti, snížení počtu zbytečných kilometrů, zrychlení a automatizaci práce dopravců a speditérů. Komunikace mezi zaměstnanci a firemními odděleními se stává transparentní, protože všichni používají stejný program. Automatizace procesů snižuje počet chyb zaměstnanců.

Jaká je výhoda systému TMS?

Funkcionality systému řízení dopravy a spedice umožňují řešit výše uvedené problémy v odvětví TSL a mají pozitivní vliv na nejrůznější aspekty, jako jsou:

• včasné vyřízení objednávek,
• optimalizace nákladového prostoru,
• snížení počtu jízd naprázdno,
• výpočet a stanovení ziskových tras,
• eliminace chyb zaměstnanců,
• přístup k datům v reálném čase.

Využití moderních technologií zvyšuje konkurenceschopnost na trhu, kde záleží na efektivitě, rychlosti a kvalitě vyřízení objednávky. Přepravní nebo spediční společnost, která využívá potenciál TMS, provádí své zakázky efektivněji, spolehlivěji a s vyšším ziskem. Díky automatizaci procesů je možné eliminovat chyby zaměstnanců, zvýšit efektivitu práce a kvalitu poskytovaných služeb.

Přečtěte si náš článek nazvaný „Proč Excel nenahradí systém TMS“ a zjistěte, proč se vyplatí nahradit tabulky dedikovaným systémem TMS.

 Čemu věnovat pozornost při výběru TMS?

Při rozhodování o implementaci systému TMS ve vaší společnosti se vyplatí věnovat pozornost několika aspektům, které mohou ovlivnit výběr dodavatele.

1. TMS – stacionární nebo v cloudu?

Stacionární TMS je nainstalován lokálně na počítači uživatele. Mezi výhody patří uživatelská kontrola nad aktualizacemi a zálohováním. Je však třeba mít na paměti, že uživatel je zodpovědný za bezpečnost dat. V rámci druhé možnosti jsou data uložena v cloudu a jsou dostupná přes internetové připojení. Online TMS nevyžaduje instalaci a data se aktualizují v reálném čase a jsou dostupná 24/7 z jakéhokoli zařízení.

2. TMS – placená licence nebo systém předplatného?

Při výběru systému TMS byste se měli rozhodnout mezi dvěma možnostmi: placenou licencí a systémem předplatného. Placená licence je spojena s jednorázovým poplatkem, který velmi často zahrnuje dodatečné náklady (např. školení zaměstnanců, technický servis nebo náklady na instalaci a aktualizaci systému). Systém předplatného vám umožňuje platit za určité období, což vám dává možnost program vyzkoušet (bezplatná zkušební doba) a kdykoli jej zrušit.

3. Bezpečnost dat v TMS online

Ukládání dat v cloudu je stále populárnějším řešením, proto by systém TMS měl splňovat určité bezpečnostní standardy. Mezi důležité informace o bezpečnosti patří mimo jiné: odolnost proti selhání, použití šifrovaného protokolu SSL, umístění serverů, způsoby ochrany dat (jejich ukládání, přenos a zpracování).

4. TMS – integrace s externími systémy

Integrace s externími systémy umožňuje automatizovat práci celého podniku, včetně zlepšení komunikace a toku dokumentů (např. integrace s dodavateli telematiky GPS a účetními programy).

5. Vyhrazené funkce v TMS

Důležitým aspektem při výběru TMS je možnost rozšíření systému o další funkcionality. Vyplatí se zjistit, jaké jsou základní a rozšířené funkce programu a zda je možné realizovat jednotlivá řešení.

fireTMS – komplexní program pro dopravu a spedici

Přechod z papírové na digitální dokumentaci je investice. Výběr správného programu pro dopravu a spedici má proto velký význam pro budoucnost společnosti.

fireTMS je profesionální software pro přepravu a spedici, který umožňuje automatizovat procesy související s realizací přeprav a úspěšně a efektivně řídit vozový park. Intuitivní rozhraní a pokročilé funkce programu fireTMS umožňují urychlit práci a eliminovat chyby zaměstnanců.

Implementace softwaru fireTMS ve společnosti přináší mnoho výhod pro dopravu, spedici a účetnictví, včetně:

• plánování dopravy,
• realizace a sledování přepravních zakázek,
• plánování tras pro nákladní vozidla,
• monitorování nákladů na vozový park,
• automatického generování faktur,
• vymáhání a kontroly platebních lhůt,
• monitorování vozidel pomocí systémů GPS,
• integrace s jinými IT systémy prostřednictvím API,
• mobilní aplikace fireTMS Driver a fireTMS Dispo.

fireTMS Driver – mobilní aplikace pro řidiče

Mobilní aplikace fireTMS Driver umožňuje efektivní komunikaci mezi řidičem a dispečerem a usnadňuje kontrolu zakázek. Aplikace umožňuje rychlou výměnu informací, odesílání dokladů do účetnictví a průběžné sledování dopravy.

Mezi nejdůležitější výhody aplikace fireTMS Driver patří:

• odesílání objednávek na telefon řidiče,
• chat s řidičem,
• navigace pro nákladní vozidla,
• přístup k mapám online a offline,
• možnost zasílání dokumentů,
• lokalizační systém GPS
• možnost kontroly stavu objednávky.

fireTMS Dispo – mobilní aplikace pro speditéry a dispečery

fireTMS Dispo je aplikace určená pro speditéry a dispečery, která jim umožňuje kontrolovat stav přepravní objednávky a nákladu. Z aplikační úrovně může uživatel řídit realizaci přeprav, monitorovat vozidla a rychle navázat kontakt s řidičem.

Hlavní výhody aplikace fireTMS Dispo jsou:

• přístup 24h/7,
• kontrola stavu přepravy,
• informace o nákladech,
• dohled nad prací řidičů,
• chat s řidičem,
• vykazování výsledků,
• monitorování trasy.

Shrnutí

Implementace programu TMS integruje činnosti v rámci společnosti, automatizuje procesy a ovlivňuje optimalizaci pracovní doby. TMS bude dobře fungovat ve všech dopravních a spedičních společnostech bez ohledu na velikost společnosti.

Digitalizace v expedici, dopravě a logistice je nevyhnutelná. Soubory Excel nemohou konkurovat komplexnímu nástroji pro správu dopravy. Přechod na digitální dokumentaci umožňuje zlepšit práci všech oddělení společnosti a zvýšit kvalitu poskytovaných služeb.

Komplexní systém řízení dopravy a spedice fireTMS můžete po dobu 14 dnů zdarma testovat. Pokud se chcete dozvědět o funkčnosti fireTMS více, kontaktujte nás.