fireTMS ve spedici: Zkrácení fakturačního cyklu a zlepšení cash flow
V dynamickém prostředí odvětví TSL se rychlost provozu přímo promítá do finančních výsledků. Čím rychleji společnost vystavuje faktury, tím rychleji se projeví jejich vliv na účet. Přesto mnoho spedičních společností stále ztrácí dny – a někdy i týdny – čekáním na dokumenty od dopravců. Právě s touto výzvou se potýkala středně velká spediční společnost, která se rozhodla pro řešení třídy enterprise: ve společnosti fireTMS a využívá nástroj, kterým je Portál dopravce. Výsledek? Přehledný proces, plná automatizace dokumentů a výrazné zkrácení fakturačního cyklu.
Problém
Dosud byly přepravní dokumenty (CMR) a faktury od dopravců zasílány různými kanály – nejčastěji e-mailem. To mělo za následek:
- chybějící centralizaci dokumentů,
- zpoždění při kompletování požadovaných příloh,
- přetížení provozních a účetních zaměstnanců.
Řešení: Portál dopravce fireTMS
Řešení funguje na jednoduchém principu:
Každá přepravní zakázka v systému má unikátní odkaz pro doplnění dokumentace, který je automaticky generován a připravený k odeslání dopravci.- Dopravce může prostřednictvím intuitivního formuláře nahrát sken CMR
- Dopravce může prostřednictvím intuitivního formuláře nahrát fakturu s doplněnými údaji (např. číslo zakázky, částky)
- Dokumenty jsou automaticky přiřazeny k zakázce v systému a okamžitě viditelné pro příslušná oddělení.
Výsledky implementace
Již po implementaci zaznamenala společnost měřitelné provozní a finanční přínosy:
Zkrácení doby fakturace
Automatizovaný oběh dokumentů umožnil vystavit fakturu ještě v den dokončení přepravy – bez čekání na e-maily a ručního přiřazování dokumentů.
Zlepšení cashflow
Zkrácený fakturační cyklus znamená rychlejší úhrady od zákazníků, což mělo přímý vliv na lepší cashflow a možnost efektivnějšího řízení provozního kapitálu.
Odlehčení operativních a účetních týmů
Týmy již nemusí přepravce urgovat o dokumenty ani ručně přiřazovat soubory. Proces je automatizovaný, což snižuje počet chyb a šetří pracovní hodiny.
Lepší spolupráce s dopravci
Intuitivní portál, který nevyžaduje přihlášení, výrazně usnadnil dopravcům odesílání dokumentů. Díky tomu se zlepšila komunikace i vztahy s dopravními partnery.
