Úprava a vytváření rolí ve fireTMS
Přehledná a snadná správa oprávnění
Ve větších dopravních a spedičních firmách, kde pracuje řada zaměstnanců s rozdílnými povinnostmi, patří k hlavním výzvám zajištění efektivní týmové práce a bezpečnosti uložených dat. Tento problém se často objevuje při používání starších systémů pro řízení dopravy, které obvykle nabízejí pouze omezené možnosti přiřazení vhodných rolí a přístupových práv. Jedna dopravní společnost se přesně s touto situací potýkala. Po mnoho let pracovala v systému, ve kterém měli uživatelé buď plný přístup k datům a funkcím, nebo velmi omezené možnosti odpovídající jejich pracovnímu místu. S růstem organizace se tato mezera v řízení oprávnění začala projevovat stále výrazněji a ovlivňovala jak bezpečnost dat, tak každodenní práci týmů.
Obchodní výzva
Absence rolí a jasně definované struktury oprávnění začala způsobovat stále závažnější problémy, například:
- někteří uživatelé mohli vidět důvěrná finanční a administrativní data bez ohledu na svoji pozici, zatímco jiným chyběl přístup k funkcím potřebným pro jejich roli,
- zvýšilo se riziko neúmyslných změn a chyb v oblastech, za které daní zaměstnanci nenesli odpovědnost,
- administrátor neměl jasný přehled o tom, kdo má k jakým datům přístup,
- firma nebyla schopna škálovat svůj tým bez ztráty kontroly nad bezpečností informací.
Řešení: strukturovaný model rolí a přístupů ve fireTMS
Segmentace oprávnění podle organizační struktury
Administrátor začal analýzou odpovědností jednotlivých oddělení, protože dříve neexistoval žádný standard oprávnění.- Na tomto základě byly ve fireTMS definovány kompletní sady rolí, například operativní role (dispečeři), finanční role (účetnictví), manažerské role, administrativní role, podpůrné role s omezenými oprávněními.
- Každá role byla nakonfigurována tak, aby odpovídala skutečným úkolům dané skupiny zaměstnanců.
- Tím došlo k odstranění plošné viditelnosti dat a k zavedení přístupů přesně přizpůsobených konkrétním uživatelům.
Centralizovaná správa a aktualizace přístupů
- Dalším krokem byl přechod od ručních úprav oprávnění na centralizovaný model správy rolí ve fireTMS.
- Od této chvíle jakákoli změna v roli automaticky aktualizuje přístupy celé skupiny uživatelů po jejich opětovném přihlášení, konzistence oprávnění v rámci jednotlivých pozic je jasně definována v systému, náhodné rozdíly v přístupu mezi zaměstnanci byly odstraněny.
- Správa uživatelských práv už nezabírala čas manuálními úpravami jednotlivých účtů. Stala se kontrolovatelným, škálovatelným procesem, který podporuje růst firmy.
Ochrana důvěrných dat – zásada minimálního přístupu
- Díky nastavení viditelnosti dat ve fireTMS společnost zavedla model přístupu založený čistě na skutečných potřebách uživatelů.
- V praxi to znamená důvěrná finanční data (sazby, limity, vyúčtování, finance partnerů) jsou dostupná pouze vybraným rolím, operativní zaměstnanci vidí jen informace nezbytné pro zpracování zakázek, administrativní a konfigurační moduly jsou chráněny před neautorizovanými změnami.
- Administrátor získal plnou kontrolu nad tokem informací v systému a firma zavedla bezpečnostní standardy odpovídající nejlepším praktikám.
Efektivní onboarding – správná oprávnění od prvního dne
- Po implementaci rolí mohl administrátor kompletně zefektivnit proces přidávání nových uživatelů. Nyní přiřazení role automaticky uděluje správnou sadu oprávnění, nehrozí riziko nadbytečných nebo nevhodných přístupů.
- Firma získala opakovatelný, bezpečný onboardingový proces, snížila čas potřebný na adaptaci a eliminovala chyby způsobené manuálním přidělováním oprávnění.
Dopady implementace na podnikání
1. Vyšší úroveň bezpečnosti informací
Důvěrná data jsou chráněna a přístup k nim je řízen přímo ve fireTMS.
2. Snížení operačního rizika
Zaměstnanci nezasahují do oblastí, které nespadají do jejich odpovědnosti.
3. Standardizace a předvídatelnost
Jednotná struktura rolí zajišťuje konzistenci v celé organizaci.
4. Snadná správa systému
Přidělování nebo změny oprávnění jsou rychle a přehledně spravovány přímo v systému.
Shrnutí
