Jak wybrać system TMS dla firmy spedycyjnej
Szukasz kompleksowego systemu dla firmy spedycyjnej, który pomoże Ci uporządkować i przyspieszyć pracę? Zebraliśmy dla Ciebie informacje i praktyczne wskazówki, które umożliwią Ci wybranie najlepszego systemu TMS do zarządzania zleceniami spedycyjnymi, dokumentami i kosztami.
Sprawdź kryteria wyboru, przydatne funkcje i warunki wdrożenia oprogramowania dla firm spedycyjnych.
Sprawdź kryteria wyboru, przydatne funkcje i warunki wdrożenia oprogramowania dla firm spedycyjnych.
Jakie problemy w firmie
spedycyjnej rozwiązuje TMS?
Codzienne zadania biurowe, które zajmują dużo czasu- Brak integracji z programami księgowymi
- Przenoszenie faktur do KSeF i obsługa tego systemu
- Rozproszona komunikacja z klientami i przewoźnikami
- Brak narzędzi do bieżącej kontroli kosztów dodatkowych i wysokości marży zleceń
- Brak raportów na temat firmy i zleceń w czasie rzeczywistym
- Przenoszenie i przepisywanie informacji ze źródeł rozproszonych: e-maili, ofert, i innych dokumentów
- Wdrożenie dodatkowych narzędzi do wyceniania zleceń, planowania tras, obsługi dokumentów i faktur
Jakie funkcje powinien posiadać
system TMS dla spedycji?
| Obszar | Co powinien umożliwiać system | Dlaczego to ważne | Pytania kontrolne do dostawcy TMS |
|---|---|---|---|
| Obsługa zleceń | Tworzenie i kopiowanie zleceń spedycyjnych, praca na szablonach, dołączanie dokumentów i obsługa każdego etapu zlecenia | Skrócenie czasu pracy i ograniczenie liczby błędów | Czy można szybko zaimportować dane o zleceniu do systemu? Czy można tworzyć zlecenia spedycyjne w oparciu o szablony? Czy można prowadzić pełną dokumentację zlecenia w jednym miejscu? |
| Planowanie | Dobór przewoźnika i środka transportu, planowanie etapów przewozu, kontrola ETA | Uniknięcie chaosu organizacyjnego i optymalizacja kosztów | Czy widać status przewozu w czasie rzeczywistym? Czy można porównywać warianty przewozu i ich koszty? |
| Koszty i marża | Kontrola kosztów zakupu i sprzedaży, dopłat oraz opłat dodatkowych | Realna kontrola rentowności i szybsza reakcja na odchylenia kosztowe | Czy można automatycznie obliczać marżę? Czy można rozliczać koszty dodatkowe bez pracy w arkuszach? Czy można szybko przekazywać status realizacji zleceń klientom? |
| Integracje | Połączenie systemu z programami księgowymi i eNadawcą Poczty Polskiej | Ograniczenie pracy w wielu narzędziach jednocześnie | Czy integracje z programami księgowymi są oferowane w standardzie? Czy można zautomatyzować nadawanie przesyłek pocztowych? |
| Fakturowanie | Szybkie wystawianie faktur w ramach systemu, import faktur z KSeF i za pomocą AI oraz integracja z KSeF | Przyspieszenie płatności za usługi i zmniejszenie liczby korekt | Czy można wystawiać faktury w KSeF i je odbierać za pomocą TMS? Czy można szybko importować faktury z pomocą AI? |
| Księgowość | Łatwy eksport i import danych do i z zewnętrznych programów księgowych oraz sprawne rozliczanie zleceń | Uproszczenie rozliczeń i ograniczenie powielania danych | Czy można szybko eksportować dane do programów księgowych i pobierać z nich informacje potrzebne do rozliczeń? |
| Raporty | Bezustanny dostęp do wykresów i tabel z informacjami o marży, klientach, kierunkach, partnerach i opóźnieniach | Szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane | Czy raporty są aktualizowane w czasie rzeczywistym? Czy raporty są generowane automatycznie? Co obejmuje automatyczne raportowanie? |
fireTMS pozwala zrezygnować
z regularnego korzystania
z innych narzędzi
System obejmuje wszystkie powyższe obszary w ramach jednego rozwiązania. Funkcje fireTMS można przetestować w trakcie bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego.
Przetestuj fireTMS za darmoCo wybrać: system chmurowy czy
stacjonarny dla spedycji?
| System chmurowy | System stacjonarny | |
|---|---|---|
| Rodzaj systemu | Bez konieczności instalacji i utrzymywania serwerów, dostęp z poziomu przeglądarki | Konieczność instalacji na komputerach i utrzymywania infrastruktury |
| Model płatności | Subskrypcja lub abonament - opłata pobierana regularnie | Konieczność zakupu licencji na określony czas |
| Czas i koszt wdrożenia | Skrócony: opiera się na szkoleniach pracowników, a także konfiguracji systemu i migracji danych | Relatywnie długi: przed szkoleniami i konfiguracją wymaga inwestycji w infrastrukturę, a także utrzymania |
| Skalowalność | Możliwość szybkiej zmiany pakietu i dodania użytkowników | Dokupienie dodatkowych licencji, wprowadzenie nowych modułów |
| Aktualizacje systemu | Aktualizacje automatyczne w tle na serwerach dostawcy | Konieczność pobierania i instalacji aktualizacji na komputerach użytkowników |
| Bezpieczeństwo danych | Bezpieczeństwo infrastruktury po stronie dostawcy systemu, po stronie użytkownika pozostają kwestie dostępów, haseł i bezpieczeństwem w codziennej pracy | Całość odpowiedzialności spada na użytkownika: od serwerów i aktualizacji po bieżące korzystanie z systemu |
Najdroższe błędy popełniane
przez firmy spedycyjne
Wybór wyłącznie podyktowany ceną
Niewykonanie analizy potrzeb
Złe oszacowanie czasu wdrożenia
Nieprzetestowanie TMS przed wdrożeniem
Wykorzystywanie tylko części funkcji systemu
Brak odpowiednich szkoleń pracowników
Ile kosztuje system TMS?
| Składnik kosztu | Co obejmuje | Na co uważać |
|---|---|---|
| Abonament lub subskrypcja | Dostęp do TMS, automatyczne aktualizacje i wsparcie | Dodatkowe opłaty i ograniczona funkcjonalność |
| Wdrożenie | Konfiguracja systemu, dopasowanie procesów, przeniesienie danych i szkolenia użytkowników | Ewentualne dodatkowe koszty, gdy zakres wdrożenia wykracza poza standard |
| Integracje | Połączenie TMS z innymi narzędziami i systemami | Możliwa konieczność wykupienia dodatkowych licencji i wykonania prac programistycznych |
| Szkolenia | Przeszkolenie przyszłych użytkowników systemu do codziennej pracy | Nieefektywne formy szkoleń, niedopasowanych do potrzeb firmy |
Co wpływa na zwrot z inwestycji w TMS?
- Oszczędność czasu spedytora
- Eliminacja ludzkich błędów w dokumentach i rozliczeniach
- Obsłużenie większej liczby zleceń w tym samym czasie
- Możliwość bieżącego kontrolowania marży i dodatkowych kosztów
Jak wybrać system TMS dla transportu: najczęściej zadawane pytania
W przypadku małej firmy spedycyjnej warto wybrać system prosty we wdrożeniu, intuicyjny i skalowalny. Najważniejsze funkcje to obsługa zleceń, prowadzenie dokumentacji, kontrola kosztów, a także fakturowanie i raportowanie.
Tak. W pracy spedytora ważne jest nie tylko planowanie własnych zasobów, ale też koordynacja pracy z partnerami, zarządzanie dokumentacją, kosztami i terminami. TMS pomaga uporządkować te procesy, ograniczyć błędy i zwiększyć efektywność pracy bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.
Wdrożenie systemu chmurowego może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Zależy to od zakresu pracy, liczby użytkowników, wymaganych integracji i ilości danych do przeniesienia. Systemy instalowane lokalnie zwykle wymagają dłuższego czasu ze względu na konieczność przygotowania infrastruktury.
Wiele firm wybiera systemy chmurowe, które nie wymagają instalacji ani utrzymywania serwerów ze względu na szybsze wdrożenie, łatwiejszą skalowalność i dostęp z dowolnego miejsca. Rozwiązania lokalne są zwykle bardziej kosztowne i wymagające inwestycji infrastrukturalnych.
Najlepiej przetestować system na przykładzie własnego zlecenia i sprawdzić, jak wspiera zarządzanie nim oraz obsługę dokumentów, wycen, kosztów, komunikacji z partnerami i rozliczania. Warto też sprawdzić, czy system dobrze pasuje do specyfiki pracy w konkretnej firmie spedycyjnej.
Ukryte koszty to najczęściej kwestia wdrożenia, integracji z innymi narzędziami, a także przeniesienie danych oraz szkolenia. Dlatego przed wyborem warto sprawdzić nie tylko cenę samego abonamentu czy licencji, ale również pełen zakres usług objętych ofertą.
Szkolenie osób, których praca będzie związana z TMS-em, jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania systemu. Warto wybierać dostawców, którzy oferują proste wdrożenie, dostęp do materiałów i możliwość szybkiego wsparcia po starcie.
Pierwsze efekty wdrożenia można zauważyć relatywnie szybko: pojawia się mniej błędów, zespołowi zajmuje mniej czasu wykonywanie zadań, a raporty i automatyzacje poprawiają kontrolę kosztów. W dłuższej perspektywie TMS pozwala obsługiwać więcej zleceń bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia.
Tak, dostawcy często oferują darmowy okres próbny przed rozpoczęciem współpracy, np. fireTMS można testować bezpłatnie przez 14 dni. To najlepszy sposób, by sprawdzić funkcje, wygodę pracy i dopasowanie do realnych procesów w firmie.
