fireTMS in einem kleinen Transportunternehmen: Arbeitsautomatisierung und Fokus auf Wachstum
Arbeitsautomatisierung und Fokus auf Wachstum In der Transport-Spedition-Branche müssen sogar kleine Unternehmen mit begrenzten administrativen Ressourcen den Herausforderungen eines hohen bürokratischen Aufwands und der schnellen Auftragsabwicklung gerecht werden. Durch den Einsatz fortschrittlicher Lösungen wie fireTMS mit einem KI-Assistenten ist es möglich, ein Maß an Automatisierung und Kontrolle zu erreichen, das bisher nur großen Marktteilnehmern vorbehalten war.
Problem: zu viele Büroarbeit in einem kleinen Unternehmen
Herausforderungen der TSL-Branche:
- manueller Eingabe von Aufträgen ins System
- zeitaufwändiger Routenplanung
- der Notwendigkeit, Frachtpapiere und Rechnungen manuell zu erstellen und zu versenden
- Schwierigkeiten, die vollständige Kontrolle über die Dokumentation und die Abläufe zu behalten
Lösung: das Enterprise-Paket in fireTMS, HERE Maps und die Driver-App.
Die Firma entschied sich für die Einführung des Enterprise-Pakets im fireTMS-System – einschließlich eines KI-Assistenten sowie zusätzlicher Tools wie HERE Maps und der Driver-App, die folgende Vorteile bieten:
Automatische Auftragserfassung – das System verfügt über einen KI-Assistenten, der die automatische Eingabe von Aufträgen in verschiedenen Formaten ermöglicht (u. a. PDF, DOCX, JPG, PNG, E-Mail). Es reicht aus, eine Datei zu importieren – der KI-Assistent wandelt sie automatisch in Ladungen um.- Optimale Routenplanung – bei Verwendung professioneller LKW-Karten, die Tonnagebeschränkungen, Einfahrverbote, Streckenkosten, die Möglichkeit, bestimmte Länder bei der Routenplanung auszuschließen, sowie weitere wichtige Parameter berücksichtigen.
- Versand der Aufträge direkt an die mobile App fireTMS Driver – ermöglicht eine reibungslose Kommunikation auf der Strecke, die Überwachung der Aufträge und den schnellen Informationsaustausch, die Überwachung des Transports sowie den Versand von Dokumenten als Anhänge an die Buchhaltung
- Automatische Rechnungserstellung – das System erstellt automatisch eine Rechnung nach Abschluss eines Auftrags. FireTMS überwacht außerdem die Zahlungsfristen und versendet automatisch Zahlungserinnerungen an die Kunden.
Die wichtigsten Vorteile nach der Einführung von fireTMS
Nach der Implementierung von fireTMS bemerkte die Firma schnell erhebliche Vorteile
1. Zeitersparnis
Die Automatisierung der Verwaltungsvorgänge verkürzte die Zeit für die Auftragsabwicklung deutlich. Das Team konnte sich auf Aufgaben im Bereich der Geschäftsentwicklung und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren.
2. Minimierung der Büroarbeit
Wiederkehrende Tätigkeiten wurden automatisiert, was den Bedarf an manueller Dateneingabe und Dokumentenerstellung durch Büroangestellte erheblich reduzierte.
3. Bessere Kontrolle über die Prozesse
Durch die Zentralisierung der Daten in einem System erhielt die Firma volle Transparenz über die Transportprozesse und die Dokumentation – vom Auftrag bis zur Rechnung.
4. Professionalisierung der Auftragsabwicklung
Trotz ihrer geringen Größe ist die Firma dank fortschrittlicher Tools und Automatisierung in der Lage, Dienstleistungen auf einem höheren Niveau zu erbringen und besser den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden.
5. Fokus auf WachstumSkupienie na rozwoju
Die durch den Wegfall mühsamer Büroarbeit gewonnene Zeit wurde für der Gewinnung neuer Kunden, dem Ausbau des Angebots und der Erweiterung der Flotte gewidmet.