5 provocări pentru expeditori, în care sistemul TMS 360° cu AI își dovedește eficiența

Munca unui expeditor presupune confruntarea zilnică cu numeroase provocări – de la organizarea transportului, menținerea ordinii în documente, până la controlul bugetului aferent comenzii. Este vorba despre un volum de sarcini dificil de realizat în mod eficient fără instrumentele potrivite. Tocmai din acest motiv a fost creat fireTMS, un sistem de gestionare a transportului și expedierii 360°, susținut de inteligență artificială. Vezi cum soluția noastră se dovedește eficientă în cinci domenii esențiale ale activității unui expeditor.

Introducerea comenzilor de expediție

Introducerea documentelor în sistem este o sarcină anevoioasă și consumatoare de timp. Adesea sub presiunea timpului, ceea ce implică riscul de a comite erori în timpul transcrierii documentelor, mai ales atunci când acestea sunt în format fizic. Situația este similară și în cazul introducerii datelor din comenzi primite sub formă de e-mail sau notiță.

Din fericire, în fireTMS această sarcină poate fi automatizată cu ajutorul asistentului AI. Această funcție permite importarea în sistem a datelor dintr-un document sub formă de fișier text, fotografie, document scanat sau chiar e-mail. În câteva secunde, asistentul nostru le va procesa și va completa următoarele informații:

• denumirea încărcării,
• datele încărcării și descărcării,
• adresele de încărcare și descărcare împreună cu numele firmelor,
• dimensiunile și greutatea încărcăturii,
• numărul de încărcătură a clientului.

Apoi, pe baza acestor informații, vei putea crea cu ușurință o nouă încărcătură în fireTMS.

Ce oferă asistentul AI în fireTMS?

• Economie de timp – vei introduce încărcătura în câteva secunde.
• Evitarea erorilor – datele sunt procesate automat, astfel încât nu este necesară introducerea manuală a acestora.
• Creșterea eficienței – poți introduce mai multe comenzi în timpul zilei.
• Accelerarea etapei de planificare a transportului – alegi mai repede ruta, vehiculul și șoferul.

Găsirea transportatorului potrivit

Introducerea mărfurilor este gata iar acum este timpul să atribui transportul acestora unui transportator. Care este cea mai bună modalitate de a face acest lucru? Pe de o parte, poți apela la partenerii verificați, cu care ai mai colaborat în trecut și ai încheiat comenzi cu succes. La fel se întâmplă și în cazul utilizării serviciilor transportatorilor recomandați de companii sau persoane de încredere. O altă metodă ar fi căutarea acestora pe internet. Totuși, această sarcină este consumatoare de timp și implică un risc ridicat, deoarece într-o astfel de situație este posibil să nu ai acces la documentele de bază, care confirmă credibilitatea partenerului contractual.

Soluția vine din nou prin intermediul sistemului fireTMS și al bursei de mărfuri integrate cu fireXgo. Datorită acesteia, îți poți publica încărcăturile rapid și fără a folosi instrumente externe suplimentare – indicând informațiile privind transportul și costul comenzii. Transportatorii își vor exprima interesul față de ofertă, iar tu nu va mai trebui să le verifici credibilitatea. Acest lucru se va întâmpla deoarece verificăm din acest punct de vedere fiecare firmă care își începe activitatea pe fireXgo. În plus, prin intermediul chatului, vei putea comunica rapid cu privire la condițiile de realizare a comenzii.

Ce avantaje îți oferă bursa de mărfuri fireXgo?

• Vei avea acces la bursa de transport și la sistemul fireTMS.
• Vei avea acces la o bază de transportatori verificați.
• Vei atribui rapid transportul mărfurilor.
• Vei găsi transportatori cu care ai un istoric comun de comenzi.
• Vei utiliza instrumente pentru gestionarea companiei de transport

Realizarea transportului și documentele de traseu

După atribuirea transportului, sarcina ta, în calitate de expeditor, este de a monitoriza desfășurarea transportului și, în final, de a colecta toate documentele aferente comenzii. Printre acestea se numără, de exemplu, documentul CMR sau facturile emise de transportator. La fel ca în cazul documentelor aferente comenzilor, aceste sarcini implică, de asemenea, așa-numita muncă birocratică. O problemă specifică este însă comunicarea cu transportatorul și timpul de așteptare pentru transmiterea fizică a documentelor.

Soluția pentru tine va fi Portalul transportatorului. Această funcție din sistemul fireTMS permite trimiterea rapidă a documentelor după finalizarea comenzii. Transportatorul va primi de la tine un link prin care poate atașa copii scanate ale documentelor importante, cum ar fi scrisoarea de trăsură cu confirmarea realizării comenzii, factura pentru serviciul prestat sau poate completa datele necesare pentru facturare. Cel mai important, vei accelera astfel procesul de decontare a comenzii și vei îmbunătăți considerabil comunicarea dintre tine și compania de transport.

Documente contabile și plățile întârziate

Un element indispensabil al muncii expeditorului este, de asemenea, menținerea comunicării cu clienții săi, adică proprietarii încărcăturilor. Aceasta include emiterea facturilor pentru serviciul de expediere și, adesea, asigurarea efectuării plății la termen. Aceasta este una dintre cele mai consumatoare de timp sarcini, care, din fericire, poate fi automatizată cu ajutorul fireTMS.

Sistemul nostru TMS permite emiterea automată a facturii după primirea tuturor documentelor care confirmă efectuarea transportului. Datorită acestui fapt, se poate accelera considerabil etapa de plată și decontare a comenzii. Un avantaj suplimentar este și opțiunea de recuperare automată a creanțelor. În cadrul fireTMS poți seta trimiterea automată a notificărilor privind termenul de plată sau informări despre depășirea acestuia, ceea ce te va scuti, în calitate de expeditor, de necesitatea de a trimite în mod regulat e-mailuri clienților cu privire la plăți.

Accesul la date și rentabilitatea comenzilor

Ultima provocare, care este deosebit de importantă pentru persoanele care ocupă funcții de conducere într-o companie de transport, este analiza rentabilității comenzilor și luarea deciziilor de afaceri pe baza unor date exacte și actualizate. Acest lucru se referă în special la informații despre clienții care aduc cele mai mari profituri companiei, eficiența fiecărui expeditor în parte și la datele actuale despre cifra de afaceri zilnică.

Deoarece soluția noastră este un sistem TMS complex, care colectează toate datele și documentele legate de comenzile de expediere, este posibilă generarea automată de rapoarte bazate pe cele mai recente informații. Datorită acestui lucru, poți monitoriza în timp real cifra de afaceri a companiei, care sunt cele mai profitabile comenzi și poți avea o imagine de ansamblu asupra eficienței activității expeditorilor.

Ce rapoarte vei găsi in fireTMS?

• Informații despre cifra de afaceri zilnică
• Cifra de afaceri și comisionul pe sucursală
• Rentabilitatea clienților
• Productivitatea expeditorilor
• Comisioanele transportatorilor
• Informații despre vehiculele externe care prestează servicii pentru tine

Poți oricând să te convingi cum te poate ajuta sistemul nostru TMS 360° în activitatea ta de expeditor. Tot ce trebuie să faci este să te înregistrezi și astfel vei beneficia de o perioadă gratuită de probă de 14 zile. Astfel, vei putea verifica cum funcționează fireTMS în practică.