De unde se începe? Sfaturi pentru expeditorii la început de drum în industria transporturilor

Lucrul în industria expedițiilor este deseori perceput ca unul foarte solicitant, dar în același timp este considerat de perspectivă și capabil să genereze câștiguri mari. Acest lucru nu este deloc surprinzător, întrucât transportul de mărfuri este un sector economic care se dezvoltă dinamic și are legătură directă cu industria și comerțul. În ce mod se începe cariera în expediții? Am pregătit sfaturi, indicii și cele mai importante informații pentru toți cei aflați la început de drum în acest tip de activitate.

Care sunt responsabilitățile de bază ale expeditorului?

Să începem cu noțiunile de bază, mai exact de la întrebarea cine este expeditorul. Acest lucru este foarte important, deoarece deseori termenii expeditor și logistician sunt folosiți alternativ. Însă, aceasta este o greșeală, deoarece logisticianul se ocupă cu planificarea și gestionarea fluxului de mărfuri, în timp ce activitatea expeditorului constă în organizarea și supravegherea transportului de marfă din punctul A în punctul B. Acest aspect determină natura activității expeditorului, întrucât este necesar să aibă abilități nu numai organizatorice, ci și interpersonale. Având în vedere subiectul legat de natura activității, este important să menționăm cu ce se ocupă zi de zi persoana aflată într-o astfel de poziție.

Cum putem distinge responsabilitățile de bază ale expeditorului?

• Consiliere în alegerea mijlocului de transport
• Contactul cu clienții și contractanții
• Evaluarea curentă a transportului și monitorizarea plăților
• Organizarea (inclusiv asigurarea) și planificarea transportului de marfă
• Monitorizarea statusului transportului și contactarea transportatorului, inclusiv a șoferului de pe traseu
• Căutarea de comenzi noi

Bineînțeles, aceasta este o listă foarte generală, întrucât responsabilitățile expeditorului pot să difere în funcție de firmă sau de specializare. O parte din expeditori se pot ocupa exclusiv de un anumit tip de transport, de ex. rutier, feroviar, aerian și maritim, în timp ce alții își pot dezvolta competențele în domeniul transportului intermodal.

Care sunt cele mai importante abilități ale unui expeditor?

În afară de cunoștințele și trăsăturile de personalitate care sunt relevante pentru această meserie, precum acuratețea și conștiinciozitatea, la fel de importantă este deținerea unor abilități specifice, care sunt utile în activitatea unui expeditor. În termeni mai simpli, este vorba despre capacitatea de a planifica și a organiza optim lucrul. Expeditorul trebuie să aibă abilitatea de a anticipa corect ce presupune preluarea unei comenzi, iar ulterior să elaboreze un plan și să realizeze acțiunile cuprinse în acesta în conformitate cu prevederile sale. Însă în ciuda aparențelor, acest lucru poate să nu fie cea mai importantă abilitate în cazul rolului de expeditor.

Activitatea expeditorului are, de asemenea, legătură cu deținerea și dezvoltarea așa-numitelor competențe moi. Printre acestea se numără abilitățile interpersonale, datorită cărora comunicarea cu clienții, transportatorii și șoferii decurge fără probleme. Acest lucru are un impact nu numai asupra realizării planului, ci și a construirii de relații cu clienții, precum și în ceea ce privește reacționarea corespunzătoare la evenimentele neprevăzute în timpul transportului. Această abilitate este legată de capacitatea de a decide și de autocontrol, întrucât în astfel de situații este deosebit de importantă luarea rapidă de decizii pe baza unor argumente raționale și păstrând calmul.

Ultimul tip de abilități necesare unui expeditor îl reprezintă cele legate de utilizarea instrumentelor informatice moderne.

Ce instrumente facilitează activitatea unui expeditor?

Întrucât subiectul este despre digitalizarea industriei și instrumentele necesare care facilitează activitatea expeditorului, este important să fie enumerate câteva dintre acestea.

Instrumentele utile în lucrul de zi cu zi al expeditorului

• TMS (transport management system) – sistem folosit pentru gestionarea cuprinzătoare a transportului și expediției, prin intermediul căruia se pot gestiona comenzile din momentul în care se preia comanda, se organizează și se monitorizează transportul până în momentul raportării și contabilizării. Un exemplu de astfel de instrument, care poate fi utilizat într-o firmă mică, mijlocie sau mare, este fireTMS.
• Burse de transport – locuri în care se pot lista mărfuri și se pot găsi transportatori, iar uneori inclusiv încărcători. Reprezintă un ajutor mare atât pentru expeditorii la început de drum, cât și pentru cei cu experiență, care își extind bazele de clienți și contractanți. Exemple de burse de transport sunt fireXgo, Trans.eu, TIMOCOM și Transporeon.
• Program CRM – instrument folosit pentru gestionarea relațiilor cu clienții. Datorită acestuia, se poate ține evidența e-mailurilor și a telefoanelor, se pot segmenta contactele, iar în același timp se poate planifica eficient comunicarea la nivelul expeditor – client.

Cum se începe cariera de expeditor?

Posibilitățile de a începe o carieră în expediții sunt numeroase și este dificil de a defini calea standard pe care ar trebui să o urmeze un expeditor începător pentru a-și începe profesia. Deseori, persoanele care lucrează în acest domeniu își încep activitatea pe cont propriu. Pentru acest lucru sunt suficiente înființarea întreprinderii, calculatorul și telefonul. Astfel se poate construi o bază de potențiali clienți și contractanți, iar totodată se poate achiziționa accesul la o bursă de transport pentru a căuta comenzi. O altă modalitate o reprezintă aplicarea la o poziție corespunzătoare sau începerea unui stagiu într-o firmă de expediții.

Ce calificări sunt necesare pentru a deveni expeditor?

În cazul expedițiilor, formarea profesională oficială nu este necesară. Un expeditor bun trebuie, în primul rând, să dețină abilitățile menționate anterior, relevante pentru această meserie. Bineînțeles că sunt foarte importante cunoștințele, însă nu este necesar ca persoana respectivă să termine o școală de profil sau un anumit curs, ca în cazul unui șofer profesionist, pentru a se angaja.

În ceea ce privește anumite studii specifice, care să faciliteze începutul în meseria de expeditor, acestea pot fi dobândite la nivel de învățământ secundar superior. Situația este similară în cazul studiilor universitare. În prezent, se pot găsi cu ușurință profiluri dedicate transportului, expedițiilor și logisticii.

Este recomandată urmarea unui stagiu sau efectuarea de practică profesională în domeniul expedițiilor?

Stagiul sau practica profesională reprezintă o idee foarte bună de a începe cariera ca expeditor. Acest lucru este valabil atât pentru persoanele care studiază sau au deja studii în acest domeniu, cât și pentru cele care își încep cariera de expeditor dintr-o perspectivă practică. Datorită stagiului sau practicii profesionale, în fiecare din aceste cazuri se poate vedea ce presupune această meserie în realitate, iar în același timp se pot dobândi cunoștințe și se pot stabili contacte în această industrie.

Care sunt cele mai importante provocări în activitatea unui expeditor?

După cum am menționat la început, activitatea expeditorului, deși este una de perspectivă care aduce un câștig bun, este totodată foarte solicitantă și implică înfruntarea multor probleme.

Printre cele mai importante provocări în activitatea unui expeditor se numără:

• lipsa clienților și a numărului corespunzător de comenzi – acest lucru rezultă din fluctuațiile periodice ale cererii de servicii de expediție, legate de starea economiei (expediția ca ramură strâns legată de comerț și producție),
• comunicarea insuficient de bună cu clienții – un număr prea mare de comenzi are drept rezultat faptul că expeditorul nu are timp suficient pentru a comunica într-un mod corespunzător cu clienții în privința transporturilor,
• neadaptarea la situația dinamică de pe traseu – un efect atât al numărului prea mare de comenzi gestionate, cât și al neajustării instrumentelor la volumul de muncă de realizat,
• presiunea timpului și a cerințelor clienților – rezultat al excesului de muncă de realizat într-un timp prea scurt și al deficiențelor în comunicarea cu clienții.

Se poate face față la majoritatea provocărilor menționate datorită organizării corespunzătoare a lucrului și utilizării instrumentelor moderne. 

Cum se poate face față presiunii timpului în activitatea unui expeditor?

Presiunea timpului, menționată anterior, este probabil cea mai problematică în activitatea expeditorului. Apare atunci când clientul are exigențe foarte mari cu privire la realizarea comenzii sau atunci când expeditorul, în momentul respectiv, gestionează prea multe comenzi. Din fericire, acest lucru se poate rezolva cel puțin parțial, folosind soluții organizaționale corespunzătoare și implementând instrumente de eficientizare a lucrului.

Cel mai important aspect îl reprezintă estimarea adecvată a resurselor și a capacității de a gestiona mai multe comenzi simultan. În acest caz, o soluție potrivită este implementarea sistemului TMS, datorită căruia nu numai că se poate planifica lucrul în mod corespunzător, dar în același timp se poate monitoriza realizarea comenzilor, se poate verifica permanent cât efort și timp necesită respectivele comenzi, iar totodată pot fi identificate cele mai profitabile comenzi. Un plan corespunzător, elaborat la început, urmat de realizarea consecventă a acestuia și monitorizarea permanentă pot avea drept rezultat faptul că expeditorul nu va lucra sub o astfel de presiune a timpului.

La final, este important de adăugat că se poate face față lucrului sub presiune și pe plan personal. Pentru aceasta, sunt esențiale menținerea echilibrului între viața profesională și cea privată, odihna corespunzătoare după serviciu și în weekenduri, precum și abilitatea de menținere a concentrării. Aceste aspecte sunt importante, întrucât inclusiv lucrul în cea mai bine organizată firmă, care folosește cele mai bune instrumente, poate fi stresant, dacă noi singuri nu avem grijă să nu ne lipsească odihna și regenerarea.

Cum se evită greșelile în expediție datorită sistemului fireTMS?

La început am menționat faptul că principalele caracteristici ale expeditorului sunt acuratețea și conștiinciozitatea, deoarece activitatea lui se bazează în mare parte pe gestionarea minuțioasă a documentației și planificarea acțiunilor. Din păcate, inclusiv cel mai precis și mai atent angajat poate face greșeli, atunci când vine vorba despre lucrul cu multe documente și comenzi.

Din fericire, soluțiile informatice, precum fireTMS, ajută la reducerea volumului de muncă al expeditorilor datorită posibilității de a gestiona documentația într-un singur loc pe baza documentelor generate automat din datele stocate în sistem. Software-ul fireTMS facilitează, de asemenea, planificarea acțiunilor și monitorizarea cuprinzătoare a realizării comenzilor. Datorită acestui lucru, expeditorii se pot pregăti mai bine pentru situații neprevăzute și pot lua decizii mai bune pe baza unor date concrete.

Te întrebi în ce mod te ajută fireTMS în activitatea de expediție? Înregistrează-te și testează gratuit sistemul nostru timp de 14 zile!