fireTMS în Expediții: Reducerea ciclului de facturare și îmbunătățirea cashflow-ului
În industria TSL, definită de ritm rapid și presiune operativă, viteza proceselor se traduce direct în rezultate financiare. Cu cât o companie emite facturile mai repede, cu atât banii ajung mai devreme în cont. Totuși, multe companii de expediții pierd încă zile – uneori chiar săptămâni – așteptând documentele de la transportatori. Exact cu această provocare s-a confruntat o firmă de expediții de dimensiuni medii, care a decis să adopte soluții de nivel enterprise: sistemul fireTMS împreună cu instrumentul Portalul Transportatorului. Rezultatul? Un proces transparent, automatizare completă a documentelor și o reducere semnificativă a ciclului de facturare.
Problema
Până acum, documentele de transport (CMR) și facturile transportatorilor erau trimise prin diferite canale – cel mai des prin e-mail. Acest lucru ducea la:
- lipsa unei centralizări a documentelor
- întârzieri în colectarea anexelor necesare
- supraîncărcarea echipelor operaționale și contabile
Soluția: Portalul Transportatorului fireTMS
Soluția funcționează pe un principiu simplu:
Fiecare comandă de transport din sistem are un link unic pentru încărcarea documentelor, generat automat și gata de transmis transportatorului- Transportatorul poate încărca printr-un formular intuitiv scanul CMR
- Transportatorul poate încărca printr-un formular intuitiv factura completată cu datele necesare (ex. număr comandă, sume)
- Documentele sunt atribuite automat comenzii în sistem și devin imediat vizibile pentru departamentele relevante
Rezultatele implementării
La scurt timp după lansare, compania a observat beneficii operaționale și financiare clare:
Reducerea timpului de facturare
Fluxul automatizat al documentelor a permis emiterea facturii chiar în aceeași zi în care transportul a fost finalizat – fără a aștepta e-mailuri sau procesarea manuală.
Îmbunătățirea cashflow-ului
Un ciclu de facturare mai scurt înseamnă încasări mai rapide, ceea ce a contribuit direct la un cashflow mai bun și o gestionare mai eficientă a capitalului de lucru.
Reducerea sarcinilor pentru echipele operaționale și contabile
Echipele nu mai trebuie să urmărească transportatorii pentru documente sau să atribuie manual fișierele. Procesul automatizat reduce erorile și economisește ore de muncă.
Colaborare mai bună cu transportatorii
Portalul intuitiv, care nu necesită autentificare, a simplificat semnificativ trimiterea documentelor de către transportatori. Comunicarea și relațiile cu partenerii au devenit vizibil mai eficiente.
