Export skenov faktúr, ďalšie zjednodušenia v prezentácii údajov a iné novinky

Z tohto článku sa dozviete o ďalších novinkách zavedených v systéme fireTMS:

Export priložených skenov faktúr z nákupných dokladov 

V reakcii na potreby používateľov systému fireTMS sme sprístupnili novú funkciu, ktorá umožňuje export priložených súborov označených ako Faktúra z faktúr a nákupných storno dokladov. Vďaka tomu môže používateľ stiahnuť zabalený ZIP súbor, ktorý obsahuje výhradne tie dokumenty, ktoré skutočne predstavujú skeny faktúr.

Ak nejaký doklad nemá priložený súbor alebo priložený súbor nie je označený ako typ  Faktúra, systém po exporte zobrazí upozornenie, že nie všetky dokumenty boli správne exportované. Táto informácia bude viditeľná v okne s detailmi a súhrnom operácie – po kliknutí na informačnú ikonu.

Nová funkcia výrazne zefektívni prácu účtovníkov – najmä v oblasti archivácie a usporiadania dokumentov. Vďaka možnosti selektívneho exportu dôležitých príloh získavajú používatelia lepšiu kontrolu nad dokumentmi a šetria čas pri príprave vyúčtovaní.

Nové pole “Interné poznámky” v kartotéke obchodného partnera

Ďalšou novinkou je pole interné poznámky, ktoré je dostupné v kartotéke každého obchodného partnera. Umožňuje zaznamenávať informácie dôležité z operačného hľadiska, ktoré nie sú určené pre účtovné oddelenie. 

Pole je viditeľné zároveň v zobrazení detailov obchodného partnera, ako aj v zozname obchodných partnerov. (Kartotéky >> Zákazníci / Dopravcovia / Všetci obchodní partneri). Dá sa podľa neho filtrovať a vyhľadávať, čo výrazne uľahčuje organizáciu práce – napríklad pri rýchlej identifikácii obchodných partnerov s konkrétnymi poznámkami. Limit je 1000 znakov, čo umožňuje voľne zadávať podrobné poznámky, ako sú preferencie kontaktu, stav spolupráce či iné informácie užitočné pri každodennej práci.

V rámci tej aktualizácie sme tiež zmenili názov existujúceho poľa Poznámky k obchodnému partnerovi, ktoré sa odteraz nazýva Poznámky k faktúram.  Jeho funkčnosť zostáva nezmenená – poznámka z tohto poľa je viditeľná pre účtovné oddelenie v zozname pripravovaných predajných faktúr alebo v náhľade vygenerovaného návrhu faktúry, no na tlačive dokumentu sa nezobrazuje.

Nový spôsob zadávania geografických súradníc

Ďalšou novinkou vo fireTMS je zlepšenie spôsobu zadávania geografických súradníc. Doteraz musel používateľ ručne zadávať zemepisnú šírku a dĺžku do dvoch samostatných polí, čo mohlo byť zdĺhavé – najmä preto, že väčšina nástrojov, ako napríklad Google Maps, kopíruje súradnice ako jednu hodnotu vo formáte 52.2297, 21.0122.

Odteraz stačí vložiť kompletné súradnice priamo do jedného poľa a systém automaticky rozpozná hodnoty a lokalizuje zodpovedajúcu adresu. Je to drobná, no mimoriadne praktická zmena – výrazne urýchľuje každodennú prácu prepravcov a odstraňuje potrebu manuálneho rozdeľovania údajov.

Zmeny vo viditeľnosti návrhov faktúr v príprave pre používateľov s nastavením  viditeľnosti údajov “Iba vlastné údaje” a “Vlastné údaje, ale spoločná databáza zákazníkov”

Poslednou novinkou je zmena zobrazenia návrhov faktúr v príprave pre používateľov s obmedzeným prístupom k údajom Iba vlastné a Vlastné údaje, ale spoločná databáza zákazníkov.

Doteraz, aj keď mal používateľ prístup na modul účtovníctva, po ukončení prepravnej objednávky nevidel automaticky systémom generované návrhy faktúr (pri vyššie uvedených nastaveniach viditeľnosti údajov).

Odteraz budú mať, automaticky vytvorené návrhy faktúr, rovnakú viditeľnosť ako zdrojové dokumenty, z ktorých vznikli. Napríklad:

• ak bol používateľ priradený k nákladu, uvidí tiež návrh predajnej faktúry (za predpokladu, že má oprávnenia na modul účtovníctva).
• ak bol používateľ priradený k objednávke, uvidí vhodný návrh nákupnej faktúry (za predpokladu, že má príslušné oprávnenia).

Táto zmena zlepšuje zhodu medzi viditeľnosťou prevádzkových a účtovných údajov a zároveň uľahčuje každodennú prácu, čím zabezpečuje lepšiu prehľadnosť v prístupe k dokumentom. 

Dôležité: ak používateľ nemá prístup k modulu faktúr, táto zmena neovplyvňuje rozsah jeho viditeľnosti — naďalej neuvidí náhľady faktúr, aj v prípade, že má prístup k objednávke alebo nákladu.

Ak chcete získať viac informácií o exporte priložených skenov faktúr z nákupných dokladov a o zavedených novinkách a vylepšeniach, kontaktujte nás.

* Funkcie dostupné vo všetkých balíkoch