fireTMS > Blog > Use Case > fireTMS v špedícii: Skrátenie fakturačného cyklu a zlepšenie cash flow

fireTMS v špedícii: Skrátenie fakturačného cyklu a zlepšenie cash flow

V dynamickom prostredí sektora TSL sa rýchlosť operácií priamo odráža vo finančných výsledkoch. Čím rýchlejšie spoločnosť vystavuje faktúry, tým rýchlejšie sa prejaví ich vplyv na účte. Mnohé špedičné spoločnosti však stále strácajú dni – a niekedy aj týždne – čakaním na dokumenty od dopravcov. Toto bola výzva, ktorej čelila stredne veľká špedičná spoločnosť, ktorá sa rozhodla pre riešenie triedy Enterprise: fireTMS a jeho nástroj Portál dopravcu. Výsledok? Transparentný proces, plná automatizácia dokumentov a výrazne kratší fakturačný cyklus.

Problém

Klientom je špedičná spoločnosť, ktorá zamestnáva viac ako 40 ľudí v niekoľkých pobočkách. Každý deň spracováva desiatky špeditérskych objednávok realizovaných externými dopravcami.

Doposiaľ boli prepravné dokumenty (CMR) a faktúry od dopravcov zasielané rôznymi spôsobmi, najčastejšie e-mailom. To malo za následok:

chýbajúcu centralizáciu dokumentov,
oneskorenia pri kompletizácii potrebných príloh,
nadmerné zaťaženie operatívnych a účtovných tímov.

Riešenie: Portál dopravcu fireTMS

Kľúčovým krokom bolo avedenie fireTMS Enterprise, špecializovaného na špedíciu, spolu s nástrojom Portálom dopravcu.

Riešenie funguje na jednoduchom princípe:

Celý proces je úplne digitálny, bez potreby výmeny e-mailov alebo sťahovania súborov z príloh.

Každá prepravná objednávka v systéme má jedinečný odkaz na vyplnenie dokumentácie, ktorá sa automaticky vygeneruje a je pripravená na odoslanie dopravcovi.
Dopravca môže pomocou intuitívneho formulára nahrať sken CMR
Dopravca môže pomocou intuitívneho formulára nahrať faktúru s doplnenými údajmi (napr. číslo objednávky, sumy)
Dokumenty sú automaticky priradené k objednávke v systéme a sú okamžite viditeľné pre príslušné oddelenia.

Výsledky implementácie

Hneď po implementácii zaznamenala spoločnosť merateľné prevádzkové a finančné výhody:

Kratšie doby fakturácie

Automatizovaný obeh dokumentov umožnil vystavovať faktúry v deň dokončenia zásielky – bez čakania na e-maily a ručného prideľovania dokumentov.

Zlepšenie cashflow

Skrátený fakturačný cyklus znamená rýchlejšie platby od zákazníkov, čo malo priamy vplyv na zlepšenie cash flow a efektívnejšie riadenie pracovného kapitálu.

Zníženie pracovnej záťaže prevádzkových a účtovných tímov

Tímy už nemusia naháňať dopravcov za dokumentmi ani ručne prideľovať súbory. Proces je automatizovaný, čo znižuje počet chýb a šetrí pracovný čas.

Lepšia spolupráca s dopravcami

Intuitívny portál, ktorý nevyžaduje prihlásenie, výrazne uľahčil dopravcom zasielanie dokumentov. To viedlo k zlepšeniu komunikácie a vzťahov s dopravnými partnermi.

Zhrnutie

Zavedenie systému fireTMS s portálom pre dopravcov ukázalo, že digitalizácia aj jediného procesu – vyplňovania dokumentov – môže priniesť reálne finančné a organizačné výsledky. Pre strategicky zmýšľajúcich špedičných spoločností to nie je len úspora času, ale investícia do efektívnosti a plynulého chodu.