Co to jest system TMS i jakie ma zalety?

TMS (Transport Management System) jest systemem informatycznym używanym do planowania, kontrolowania, rozliczania i zarządzania transportem. Ułatwia optymalizację trasy, pozwala ograniczać koszty ponoszone na flotę oraz puste przebiegi i weryfikować pracę kierowców — ale to tylko niektóre korzyści oferowane przez system TMS. Co to jest i jak funkcjonuje, a także jaki ma wpływ na procesy w firmie?

System TMS: klucz do efektywnego zarządzania transportem

System zarządzania transportem TMS jest dedykowany dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych oraz dystrybucyjno-handlowych. Umożliwia:

• planowanie, 
• kontrolę, 
• rozliczanie, 
• zarządzanie środkami transportu.

System TMS zapewnia wsparcie w złożonym procesie, jakim jest organizacja i realizacja transportu. Narzędzie ułatwia kontrolę każdego etapu procesu i pozwala ograniczyć błędy pracowników wynikające z zarządzania dużą ilością zleceń, ale także ograniczeń drogowych czy limitów czasu pracy kierowców. Przekłada się to na wyższą satysfakcję klientów firmy i płynność finansową — to bardzo istotne, uwzględniając dynamiczny rozwój rynku.

Co to jest system TMS i dlaczego jest ważny w branży TSL?

TMS – system zarządzania transportem to narzędzie przeznaczone do przyspieszenia i automatyzacji prac związanych z realizacją zleceń. Szybki dostęp do danych usprawnia analizę i raportowanie, odgrywające kluczową rolę w procesach decyzyjnych.

System TMS pozwala też zapobiegać pustym przebiegom, skutecznie zarządzać flotą, monitorować dostawy, a następnie je rozliczać.

Reasumując, system zarządzania transportem TMS ma istotny wpływ na planowanie i optymalizację procesów związanych z przewozem ładunków.

Jak systemy TMS zmieniają oblicze zarządzania transportem?

System TMS w transporcie pozwala uporządkować i uprościć codzienne zadania przewoźników, spedytorów  czy księgowości, a także zoptymalizować czas niezbędny do ich wykonania. Jedno narzędzie gromadzi wszystkie informacje o pojazdach, ładunkach, klientach czy kierowcach.

Przegląd funkcji systemów TMS

Systemy TMS mają na celu uproszczenie wieloetapowego procesu zarządzania transportem. Wśród podstawowych funkcji programu można wskazać:

• planowanie i realizacja transportu (załadunków i rozładunków), 
• weryfikacja zgodności przewozu z dokumentacją, 
• wgląd w operacje transportowe, 
• usprawnienie procesu transportu, 
• skuteczne zarządzanie i optymalizacja operacji transportowych, 
• wyznaczania trasy dla przewoźników, 
• kalkulacja kosztów transportu, 
• monitorowanie wydatków wraz z ich optymalizacją, 
• fakturowanie, 
• wykrywanie zagrożeń (np. spóźnienie na załadunek), 
• uproszczona komunikację z kontrahentami, 
• archiwizacja dokumentów, 
• raportowanie, 
• kategoryzacja i analiza danych.

System zarządzania transportem TMS jest dedykowany do sprawnego kierowania firmą i podziału zadań dla osób związanych z realizacją zleceń.

Przykłady wykorzystania TMS w różnych sektorach

System zarządzania transportem jest wykorzystywany w różnych sektorach i branżach:

• transportowa, 
• logistyczna, 
• spedycyjna,
• handlowa,  
• dystrybucyjna.

Rozmiar prowadzonej działalności nie odgrywa większego znaczenia, gdyż system TMS sprawdzi się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i dla mikro, małych i średnich firm.

Główne zalety wprowadzenia systemu TMS w firmie

System TMS ma wpływ na efektywność firmy w różnych obszarach. Zaawansowane funkcje umożliwiają planowanie, zarządzanie i kontrolę transportu. Skomplikowane procesy zostają uproszczone, a przez to ryzyko popełnienia błędu ludzkiego zminimalizowane. Spedytor zamiast wielu arkuszy w Excelu i dokumentów papierowych używa jednego systemu, co usprawnia jego pracę, ogranicza ryzyko straty finansowej i trudności w realizacji zleceń.

Redukcja kosztów i poprawa śledzenia ładunków

TMS – system zarządzania transportem pozwala firmom:

• skutecznie planować zlecenia poprzez wyznaczanie optymalnej trasy przejazdu, 
• unikać pustych przebiegów, dzięki integracji z telematyką GPS,
• automatycznie generować raporty do monitorowania wydatków ponoszonych na transport,
• weryfikować informacje w kartach drogowych, co ułatwi szczegółową analizę informacji, odszukanie ewentualnych błędów i docelowo — redukcję kosztów, 
• wykrywać opuszczanie korytarza przez kierowcę umożliwiające ograniczenie wydatków ponoszonych na paliwo,
• kontrolować płatności kontrahentów.

Wybór systemu TMS — co warto wiedzieć?

Dostępne na rynku systemy TMS różnią się między sobą pod względem funkcji, jednak każdy z nich ma na celu usprawnienie transportu, redukcję błędów i skuteczną realizację zleceń. Jak wybrać odpowiedni? Przede wszystkim system TMS w transporcie musi spełniać szereg podstawowych wymogów. Jednym  z nich jest bezpieczeństwo danych — odpowiednio chroniony program ogranicza ryzyko kradzieży informacji o klientach, transakcjach i firmie.

System TMS należy dopasować do potrzeb i profilu działalności. Powinien posiadać funkcje wpływające na szybsze tempo pracy, usprawniające dostęp do informacji i automatyzację realizacji zleceń. Wiele programów oferuje możliwość darmowego przetestowania i weryfikację, czy narzędzie ma przyjazny interfejs, zapewnia intuicyjną obsługę, a także wsparcie w rozwiązywaniu problemów firmy. Wersja testowa to niewątpliwa zaleta i warto z niej skorzystać.

Wady i zalety systemów TMS — analiza opłacalności

Systemy TMS ułatwiają codzienną pracę firm z branży TSL, ale równocześnie mają szereg korzyści w dłuższej perspektywie czasu. Dokładne informacje zgromadzone w systemie ułatwiają podejmowanie decyzji biznesowych i rozwój działalności, a także wykrycie nieprawidłowości, redukcję kosztów czy prowadzenie księgowości. System TMS w transporcie mimo wielu korzyści posiada także wady. Dotyczą one na przykład implementacji czy integracji z innymi systemami teleinformatycznymi, a także konieczności przeszkolenia personelu.

Korzyści z integracji TMS z innymi systemami informatycznymi

Telematyka GPS odgrywa istotną rolę w branży TSL. Integracja systemu TMS z dostawcami telematyk GPS uprawia przepływ informacji pomiędzy spedytorem a kierowcą, a także zostaje wykorzystana do sprawowania kontroli nad pojazdami. Informacje uzyskane z terminali pokładowych w czasie rzeczywistym pozwalają monitorować transport i podejmować skuteczne działania.

System TMS można zintegrować  z programami księgowymi. Pozwala na przesyłanie  faktur i innych dokumentów pomiędzy programami, bez konieczności fizycznego przekazywania ich do księgowości. Gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu zapewnia porządek, umożliwia raportowanie i bieżący wgląd w sytuację finansową firmy.

Duże korzyści daje integracja systemu TMS  z giełdami transportowymi. Giełda skupia w jednym miejscu szeroki wybór ofert, które są na bieżąco aktualizowane, zatem jest bardzo istotna dla poszukiwania zleceń w branży TSL. Integracja umożliwia błyskawiczną wysyłkę danych pomiędzy systemami, przez co automatyzuje pracę spedytorów i przewoźników.

Potencjalne wyzwania przy implementacji TMS

Systemy TMS najczęściej są dostępne w dwóch wersjach — stacjonarnej i w chmurze. Problemem implementacyjnym pierwszego z nich może okazać się proces instalacji i czasochłonnego wdrożenia. Użytkownicy mogą korzystać z systemu tylko na urządzeniu, na którym jest on zainstalowany, zatem często uniemożliwia to z pracę z różnych miejsc czy home office.

Dodatkowo TMS stacjonarny często generuje dodatkowe opłaty, w tym mi.in za każdorazową aktualizację. Z kolei system online pozwala na pracę z każdego miejsca, bez względu na lokalizację użytkownika, wymogiem jest tylko łącze internetowe. Nie wymaga instalacji, a proces wdrożenia z reguły przebiega  szybciej. Dane, które przechowuje, są odpowiednio chronione i zabezpieczone.

fireTMS – dlaczego warto korzystać?

fireTMS to systemem w chmurze, który wspiera szybką i efektywną realizację zleceń przewozowych. Jego funkcje umożliwiają:

• skuteczne planowanie zleceń,  
• cyfrowy obieg dokumentów, 
• wyznaczanie optymalnych tras, 
• sprawne zarządzanie flotą, 
• bieżący wgląd w realizowane zlecenia, 
• komunikację z  kierowcą, 
• kontrolę i redukcję kosztów,
• integrację z zewnętrznymi programami, 
• raportowanie danych dotyczących floty, obrotów, ładunków i innych parametrów.

Aplikacje mobilne fireTMS

fireTMS Driver umożliwia sprawną komunikację pomiędzy kierowcą a dyspozytorem oraz wysyłanie zleceń na telefon kierowcy. Aplikacja dysponuje nawigacją dla samochodów ciężarowych i system lokalizacji GPS, a także mapy dostępne w trybie online i offline.

fireTMS Dispo zapewnia wgląd w zlecenia transportowe wraz ze szczegółowymi informacjami o ładunku. Aplikacja pozwala monitorować trasę przewozu i przekazuje informacje o statusie ładunku, dostępne są również raporty zleceń.

Przyszłość systemów TMS – trendy i nowe możliwości

Rozwijająca się w szybkim tempie technologia oraz mechanizmy sztucznej inteligencji mają duży wpływ na systemy TMS. Zyskują one nowe narzędzia i możliwości, dzięki którym jeszcze efektywniej mogą wspierać zarządzanie transportem i spedycją.

Pozytywne zmiany są odczuwane zarówno przez przewoźników, spedytorów, dystrybutorów, planistów oraz kierowców.