Export skenů faktur a další usnadnění při prezentaci údajů a ostatní novinky

V tomto článku se dozvíte o dalších novinkách, které byly zavedeny v systému fireTMS:

Export přiložených skenů faktur z nákupních dokladů 

V reakci na potřeby uživatelů systému fireTMS jsme zpřístupnili novou funkci, která umožňuje export přiložených souborů, jež jsou označeny typem Faktura z faktur a opravných daňových dokladů. Díky této skutečnosti si uživatel může stáhnout zabalený soubor ZIP, který obsahuje výhradně ty doklady, které fakticky obsahují skeny faktur.

Pokud některý z nákupních dokladů neobsahuje přílohu nebo přiložený soubor nebyl označen jako typ Faktura, předá systém o této skutečnosti informaci po ukončení exportu. Tato informace bude viditelná v okně s podrobnostmi a souhrnem operace – po kliknutí na informační ikonu.

Nová funkce významně zefektivní práci účetních – zejména v oblasti archivace a uspořádávání dokumentace. Díky možnosti exportu podstatných příloh dle vlastního výběru získávají uživatelé lepší kontrolu nad dokumenty a také šetří čas během přípravy k vyúčtování.

Nové pole „Interní poznámky“ v složce obchodního partnera

Další novinkou je pole Interní poznámky, , které je dostupné ve složce každého obchodního partnera. Toto pole umožňuje zaznamenávání různých informací, jež jsou důležité z hlediska provozu, ale nejsou určeny pro účetní oddělení. 

Toto pole je viditelné jak při pohledu na podrobnosti obchodního partnera, tak v seznamu obchodních partnerů (Soubory >> Klienti / Dopravci / Všichni obchodní partneři). Lze v něm filtrovat a vyhledávat, což podstatně usnadňuje organizaci práce – např. při rychlé identifikaci obchodních partnerů s určenými anotacemi. Limit je 1000 znaků, což umožňuje volné zadávání podrobných poznámek, jako jsou kontaktní preference, stav spolupráce, nebo ostatní informace, které jsou užitečné při každodenní spolupráci.

V rámci této aktualizace jsme také změnili název stávajícího pole Poznámky týkající se obchodního partnera, které se od nynějška jmenuje Poznámky do faktur. Jeho funkce se nemění – poznámka z tohoto pole je viditelná pro účetní oddělení na seznamu prodejních připravovaných faktur nebo v náhledu vygenerovaného návrhu faktury, ale neobjevuje se na výtisku dokumentu.

Nový způsob zadávání zeměpisných souřadnic

Další novinkou v systému fireTMS je zlepšení způsobu zadávání zeměpisných souřadnic. Dosud musel uživatel ručně zadávat zeměpisnou šířku a délku ve dvou samostatných polích, což mohlo být těžkopádné – zejména, když většina nástrojů jako např. Google Maps kopíruje souřadnice jako jednu hodnotu ve formátu 52.2297, 21.0122.

Od nynějška stačí vložit sadu souřadnic přímo do jednoho pole a systém automaticky identifikuje hodnoty a lokalizuje adresu, kterou reprezentují. Je to relativně malá změna, ale mimořádně praktická – podstatně zrychluje každodenní práci speditérů a eliminuje nutnost ručního dělení údajů se souřadnicemi.

Změny ve viditelnosti návrhů připravovaných faktur pro uživatele, kteří vidí údaje „Pouze vlastní“ a „Vlastní údaje, ale společná báze klientů“

Poslední novinkou je změna prezentace návrhů připravovaných faktur pro uživatele s omezením viditelnosti údajů Pouze vlastní nebo Vlastní údaje, ale společná báze klientů.

Dosud, i když měl takový uživatel přístup k účetnímu modulu, neviděl po ukončení spediční objednávky systémem automaticky vygenerované návrhy faktur (při výše uvedeném nastavení viditelnosti údajů).

Od nynějška budou mít návrhy faktur stejnou viditelnost jako zdrojové objekty, ze kterých byly vytvořeny. Například:

• pokud byl uživatel přiřazen k nákladu, uvidí také návrh prodejní faktury (podmínkou však je, že má přístup k účetnímu modulu),
• pokud byl uživatel přiřazen k objednávce, uvidí návrh nákupní faktury, která jí odpovídá (také za předpokladu, že má příslušná oprávnění).

Tato změna zlepšuje kontinuitu mezi viditelností provozních a účetních údajů a také zjednodušuje každodenní práci, přičemž zajišťuje transparentnost v přístupu k dokumentům. 

Důležité: pokud uživatel nemá přístup k modulu s fakturami, nemá tato změna vliv na rozsah toho, co vidí – i nadále neuvidí náhledy faktur, dokonce i když má přístup k objednávce nebo k nákladu.Pokud se chcete dozvědět více o exportu přiložených skenů faktur z nákupních dokladů a zavedených novinkách a vylepšeních, kontaktujte nás.

* Funkce jsou dostupné ve všech balíčcích.