Sprawne planowanie ładunków i zleceń dla floty pojazdów

Jednym z najważniejszych zadań każdego spedytora jest sprawne planowanie ładunków i zleceń dla floty pojazdów jaka została mu powierzona.

Każdy spedytor musi zadbać o to by:

• wszystkie ładunki zostały rozdysponowane
• flota została wykorzystana optymalnie

Z jednej strony spedytor musi zapewnić sobie dostępność odpowiedniej liczby pojazdów (by wszystkie ładunki zostały rozdysponowane). Z drugiej strony spedytor musi tak rozplanować ładunki by liczba pojazdów nie była zbyt duża. Oczywiście scenariusz ten dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorstwo ma odpowiednią liczbę ładunków. Drugim wariantem jest sytuacja, w której spedytor ma dostępne X pojazdów, ale musi dla nich znaleźć ładunki, które będzie można przewieźć.

Ciężka rola spedytora w planowaniu floty pojazdów

Spedytorzy pracują nie tylko pod wielką presją czasu, ale często także borykają się z brakiem dostatecznej liczby informacji, która pozwoliłaby im skutecznie planować ładunki i zlecenia dla floty pojazdów. W każdej chwili liczba ładunków może się zmienić, dlatego spedytorom ciężko jest ocenić jaką liczbę pojazdów będą potrzebować do swojej dyspozycji w danym czasie. A tę liczbę trzeba znać, żeby „zarezerwować” sobie pojazdy i ściągnąć je do odpowiednich punktów załadunku.

W związku z tym praca spedytora polega nie tylko na pozyskiwaniu ładunków, ale również na planowaniu zleceń dla pojazdów. Umiejętność „trafienia w punkt” tzn. określenia jaka liczba pojazdów będzie potrzebna w danym czasie jest jedną z najtrudniejszych do opanowania. Niemniej jest jedną z najważniejszych jakiej musi się każdy spedytor nauczyć.

Spedytor tworzy listę ładunków do rozdysponowania

Każdego dnia spedytor tworzy listę ładunków, które należy rozdysponować. Część tych ładunków wynika ze stałych umów z klientami. Firmy spedycyjne otrzymują stałe zlecenia, które realizują w określonym czasie w konkretne dni tygodnia. Punkty załadunku i rozładunku najczęściej pozostają niezmienne.

Spedytorzy muszą również rozplanować nowo pozyskane ładunki (np. poprzez giełdę) lub z jednorazowych zleceń. I o ile ilość ładunków ze stałych zleceń łatwo można przewidzieć, o tyle ilość takich ładunków bardzo ciężko oszacować.

Spedytor tworzy listę pojazdów, którym trzeba przydzielić zlecenia

Firmy spedycyjne posiadają również stałe umowy z określonymi przewoźnikami. I aby ta współpraca była opłacalna dla obu stron, przewoźnikowi trzeba zapewnić określoną liczbę kilometrów. Spedytorzy mają świadomość jaka liczba kilometrów musi zostać „wyjeżdżona” przez dany ciągnik aby przedsiębiorstwo osiągnęło zysk. Takim pojazdom trzeba przydzielać ładunki na trasach odpowiedniej długości.

Jak więc widać to kolejna rzecz, na którą spedytor zajmujący się planowaniem ładunków i zleceń dla floty pojazdów musi wziąć pod uwagę.

Problemy spedytorów z planowaniem

Jednym z zasadniczych problemów każdego spedytora jest konieczność zaplanowania ładunków i zleceń dla pojazdów pod presją czasu. Co gorsza większość firm działa w oparciu o „kartki papieru” czy informacje zapisane w arkuszach kalkulacyjnych typu Excel. O ile jest to rozwiązanie pośrednie, o tyle w jego przypadku niezwykle łatwo o błąd, pomyłkę czy po prostu opóźnienia i problemy ze skutecznym planowaniem.

Natłok dynamicznie spływających informacji, kolejne ładunki do rozdysponowania, pojazdy, którym trzeba przydzielić zlecenia to ogromne ilości danych, które trzeba uporządkować w całość. Trzeba tak rozdysponować ładunki by pojazdy zostały wykorzystane optymalnie, a koszty były jak najmniejsze. Z całą pewnością nie jest to proste, szczególnie kiedy nie ma się do dyspozycji profesjonalnych narzędzie wspomagających optymalizację podejmowanych decyzji.

Planowanie ładunków i zleceń dla floty pojazdów

Jak widać planowanie ładunków i zleceń dla floty pojazdów jest kluczowym elementem pracy spedytora, a przy tym zdecydowaniem najcięższym. Opanowanie tej umiejętności do perfekcji niezwykle ułatwia pracę, a także przynosi wymierne korzyści dla firmy spedycyjnej. 

Jak można ten proces usprawnić i zoptymalizować podejmowane decyzje?

Z pomocą przychodzi program dla spedycji FireTMS. Konkretnie rozchodzi się o dwie funkcje:

• Plan załadunków
• Wolne pojazdy

Plan załadunków przedstawia listę pojazdów, które rozpoczynają dzisiaj realizację zlecenia. Dzięki temu spedytor wie, które pojazdy są w trasie i jakie zlecenia realizują.

W ten szybki sposób spedytor, ale także i właściciel firmy widzą jakie pojazdy realizują dzisiaj zlecenia, jakie są koszty, ile wynosi przychód i marża. Spedytor widzi także kiedy dany pojazd zakończy realizację zlecenia. Bardzo pomocna w pracy spedytora jest również moduł wolnych pojazdów. FireTMS w ten sposób prezentuje wszystkie pojazdy, które kończą zlecenia w danym dniu. Dzięki temu spedytor wie, którym pojazdom należy przydzielić zlecenie, którą część floty będzie mógł wykorzystać do załadunku w następnych dniach.

Po wybraniu pojazdu, spedytor może np. zarezerwować pojazd, ale także wyszukać ładunki znajdujące się w okolicy (na podstawie ładunków wprowadzonych na giełdę Trans.eu). Jak widać wykorzystując oprogramowanie FireTMS, planowanie ładunków i zleceń dla floty pojazdów może być: skuteczne, efektywne i łatwe. Spedytorzy mogą zwiększać efektywność floty, zarabiać więcej, łatwiej planować codzienną pracę.

Jeśli chcesz wykorzystać te narzędzie w swojej pracy zarejestruj konto w FireTMS tutaj.