Jak wybrać system TMS dla firmy transportowej | fireTMS

Jak wybrać system TMS dla firmy transportowej?

Szukasz systemu TMS dla swojej firmy transportowej? Na tej stronie znajdziesz informacje i przydatne wskazówki, które pomogą Ci wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania transportem.

Sprawdź kryteria wyboru, pożądane funkcje i koszty wdrożenia systemu w firmie transportowej.

Przetestuj fireTMS za darmo

Jakie problemy w firmie
transportowej rozwiązuje TMS?

Zadania administracyjne pochłaniające czas i pracę
Ręczne przenoszenie danych faktur do KSeF
Ręczne przenoszenie i przepisywanie danych
Brak kontroli nad wysokością marży ze zlecenia
Brak bieżących raportów na temat firmy i zleceń
Nieuporządkowana komunikacja z kierowcami i klientami
Brak integracji z telematykami GPS i programami księgowymi
Konieczność posiadania dodatkowego programu do wystawiania faktur

Jakie funkcje powinien posiadać
system TMS dla transportu?

Obszar	Co powinien umożliwiać system	Dlaczego to ważne	Pytania kontrolne do dostawcy TMS
Obsługa zleceń	Tworzenie i kopiowanie zleceń oraz automatyzacja procesów	Skrócenie czasu pracy	Czy można szybko zaimportować do systemu dane o zleceniu? Czy można tworzyć zlecenia w oparciu o szablony? Czy można szybko przesyłać zlecenia kierowcom?
Planowanie	Przypisanie pojazdu i kierowcy, wyznaczanie i optymalizacja tras	Uniknięcie chaosu organizacyjnego i optymalizacja kosztów	Czy widać dostępność floty oraz kierowców w czasie rzeczywistym? Czy można w szybki sposób planować trasy i porównywać ich koszty?
Koszty i marża	Kontrola kosztów stałych i zmiennych, monitorowanie statusów zleceń	Realna kontrola rentowności, ułatwienie kontaktu z klientami	Czy marża liczona jest automatycznie? Czy można szybko przekazywać status realizacji zleceń klientom?
Integracje	Połączenie systemu z telematykami GPS i giełdami	Wyeliminowanie pracy na kilku narzędziach	Czy integracje są oferowane w standardzie? Czy można automatycznie importować do systemu dane z GPS? Czy można wystawiać zlecenia na giełdach bezpośrednio z TMS?
Fakturowanie	Szybkie wystawianie faktur w ramach systemu i integracja z KSeF	Przyspieszenie płatności za usługi i zmniejszenie liczby korekt	Czy można wystawiać faktury w KSeF i je odbierać za pomocą TMS?
Księgowość	Łatwy eksport i import danych do i z zewnętrznych programów księgowych	Uproszczenie etapu rozliczania zleceń	Czy można szybko eksportować dane do programów księgowych i je stamtąd pobierać?
Raporty	Bezustanny dostęp do wykresów i tabel z informacjami o sytuacji w firmie	Szybkie podejmowanie decyzji w oparciu o sprawdzone i aktualne dane	Czy raporty są aktualizowane w czasie rzeczywistym? Czy raporty są generowane automatycznie? Jakie obszary obejmuje automatyczne raportowanie?

fireTMS pozwala zrezygnować
z regularnego korzystania
z innych narzędzi

System obejmuje wszystkie powyższe obszary w ramach jednego rozwiązania. Funkcje fireTMS można przetestować w trakcie bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego.

Przetestuj fireTMS za darmo

System TMS chmurowy czy stacjonarny:
6 kryteriów wyboru

	System chmurowy	System stacjonarny
Rodzaj systemu	Dostępny poprzez przeglądarkę internetową: bez instalacji i utrzymywania serwerów	Instalowany na komputerach i wymagający utrzymania serwerów
Model płatności	System subskrypcyjny lub abonamentowy - regularna opłata, np. comiesięczna, kwartalna, roczna, za dostęp do systemu	Kupno licencji stanowiskowych na określony czas, np. rok
Czas i koszt wdrożenia	Krótki i relatywnie niedrogi: wdrożenie oparte na przeszkoleniu przyszłych użytkowników systemu, przydzieleniu dostępów do systemu i przeniesieniu danych do TMS	Dłuższy i droższy: wymaga inwestycji w infrastrukturę, fizycznej instalacji systemu, a także utrzymania
Skalowalność	Zmiana pakietu na wyższy (więcej funkcji), dodanie użytkowników	Możliwość kupienia dodatkowych licencji oraz rozbudowa systemu, np. zmiana na bardziej zaawansowaną wersję
Aktualizacje systemu	Automatyczne aktualizacje w tle, brak konieczności pobierania i instalowania	Konieczność pobierania i instalacji aktualizacji oraz rozszerzeń systemu
Bezpieczeństwo danych	Za część infrastrukturalną odpowiada dostawca systemu - ciągłość pracy, aktualizacje oprogramowania serwerów, zabezpieczenie przed wypadkami losowymi, za operacyjne wykorzystanie systemu odpowiada użytkownik - dbanie o bezpieczeństwo danych na swoim komputerze, zarządzanie dostępami i hasłami	Całość odpowiedzialności spada na użytkownika - zabezpieczenie serwerów, systemu i codziennego korzystania, np. przed wyciekami danych, zdarzeniami losowymi itp.

Błędy, które kosztują firmy
transportowe najwięcej

Wybór systemu tylko na podstawie ceny

Brak analizy potrzeb przed wdrożeniem

Niedoszacowanie czasu wdrożenia

Pomijanie testów systemu

Niewykorzystywanie pełnych możliwości rozwiązania

Niedostateczne przeszkolenie zespołu

Ile kosztuje system TMS?

Składnik kosztu	Co obejmuje	Na co uważać
Abonament lub subskrypcja	Dostęp do systemu, aktualizacje i utrzymanie systemu	Ukryte opłaty
Wdrożenie	Konfiguracja i migracja danych	Możliwość pojawienia się dodatkowych kosztów
Integracje	Połączenia z zewnętrznymi systemami	Wymagane dodatkowe licencje
Szkolenia	Wdrożenie zespołu	Forma szkolenia (na miejscu, zdalnie, jednorazowo, cyklicznie)

Co wpływa na zwrot z inwestycji w TMS?

Oszczędność czasu pracownika
Zmniejszenie liczby popełnianych błędów
Możliwość obsłużenia większej liczby zleceń w tym samym czasie
Bieżąca kontrola marży

Jak wybrać system TMS dla transportu: najczęściej zadawane pytania

Warto wybrać system TMS prosty we wdrożeniu, intuicyjny i skalowalny. Kluczowe są funkcje obsługi zleceń, planowania tras, monitorowania transportu, kontroli kosztów i fakturowania. System chmurowy ponadto nie wymaga długiego wdrożenia i dodatkowych inwestycji w sprzęt, a w dodatku umożliwia płatności w systemie abonamentowym lub subskrypcyjnym - bardziej elastycznym dla firm transportowych.

Tak, przy tak rozbudowanej flocie liczba zleceń i danych do przetworzenia jest na tyle duża, że wymaga już zaawansowanych rozwiązań. TMS pomaga uporządkować procesy, ograniczyć błędy i zwiększyć efektywność pracy bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

Wdrożenie systemu chmurowego różni się w zależności od systemu może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Systemy instalowane lokalnie wymagają więcej czasu i przygotowania infrastruktury w firmie, z kolei systemy chmurowe opierają się wyłącznie na szkoleniach pracowników, konfiguracji systemu i migracji danych.

Taka możliwość w systemie TMS nie jest obowiązkowa, ale bardzo pomocna. Integracja z KSeF automatyzuje wystawianie i odbieranie faktur, a integracja z programami księgowymi ułatwia rozliczanie działalności, pozwalając ograniczyć błędy i przyspieszyć cały proces.

Wiele firm transportowych wybiera systemy TMS w chmurze, które nie wymagają instalacji ani utrzymywania serwerów. Zapewniają szybkie wdrożenie i dostęp z dowolnego miejsca. Rozwiązania lokalne są bardziej kosztowne i wymagające technicznie.

Najlepszym rozwiązaniem jest przetestowanie systemu i sprawdzenie, jak wspiera kluczowe procesy: obsługę zleceń, planowanie tras, monitorowanie transportu, kontrolę kosztów i fakturowanie oraz rozliczanie zleceń. Ważna jest też intuicyjność, która przekłada się na szybkość wdrożenia systemu. W przypadku rozwiązań takich jak fireTMS można bez żadnych opłat, zobowiązań i podejmowania ryzyka testować system przez 14 dni.

Ukryte koszty to najczęściej wdrożenie, integracje z innymi narzędziami oraz szkolenia. Dlatego warto zwrócić uwagę na zakres usług objętych proponowaną ceną, a także model płatności.

Szkolenie osób, których obszary pracy są objęte TMS-em jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania systemu. Dlatego warto wybierać dostawców oferujących proste i szybkie wdrożenia, a także łatwy dostęp do materiałów i wsparcia technicznego.

Pierwsze efekty wdrożenia widać relatywnie szybko: odnotowuje się mniej błędów, zautomatyzowane procesy trwają krócej niż wykonywanie zadań ręcznie, a dzięki raportom od razu można uzyskać lepszą kontrolę kosztów. W dłuższej perspektywie TMS pozwala obsługiwać więcej zleceń bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

Tak, część systemów oferuje darmowy okres próbny przed podjęciem współpracy. To najlepszy sposób, by sprawdzić funkcje i wygodę pracy. fireTMS umożliwia takie testy przez 14 dni bez jakichkolwiek zobowiązań.