Cum să gestionați o comandă de transport cu fireTMS: un ghid pas cu pas

Gestionarea unei comenzi de transport este un proces elaborat, mult mai complex decât compilarea unui PDF cu informații și trimiterea acestuia către șofer. În practică, este vorba de un întreg lanț de activități: de la colectarea tuturor datelor, transmiterea acestora către transportator sau șofer, planificarea traseului, controlul execuției, până la facturare și decontare. În fireTMS, acest proces este ușor de parcurs. Cum arată în practică gestionarea unei comenzi de transport în sistemul nostru? 

Importul comenzilor și completarea datelor

Gestionarea oricărei comenzi de transport începe cu colectarea unui set complet de date înainte ca informațiile să fie transmise șoferului. FireTMS dispune de instrumente care vă permit să completați mai rapid toate informațiile relevante și să începeți astfel să gestionați comanda mai eficient. Sistemul permite introducerea rapidă a datelor din fișiere PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF, DOCX, TXT, ODT în sistem utilizând asistent AI. Acest lucru permite importarea informațiilor cheie privind marfa, inclusiv:

• denumirea mărfii,
• datele de încărcare și descărcare,
• adresele de încărcare și descărcare împreună cu numele firmelor,
• dimensiunile și greutatea mărfii,
• numărul mărfii a clientului.  

Acest lucru economisește timp și efort în introducerea manuală a datelor, iar riscul de erori de transcriere este eliminat. Tot ce trebuie să faceți este să verificați dacă informațiile importate corespund cu cele din fișierul original și să adăugați marfa. 

Crearea unei comenzi de transport

O nouă comandă de transport poate fi creată pe baza unei încărcături introduse comandă de transport. Comanda creată în fireTMS conține, pe lângă datele privind încărcătura (inclusiv datele financiare), și o estimare a costurilor de transport. Anexele electronice, inclusiv CMR-urile și alte documente relevante, pot fi, de asemenea, atașate la ordin.  

Selectarea vehiculelor și a conducătorilor auto

În vizualizarea comenzii, vehiculul și șoferul pot fi selectați în funcție de criteriile specificate în sarcină, care definesc cerințele mandantului. Aceasta poate fi o indicație a unui anumit tip de vehicul, remorcă sau semiremorcă, dar și informații privind transportul de mărfuri periculoase, care afectează executarea comenzii. Selecția vehiculelor și a conducătorilor auto este sincronizată cu orarele vehiculelor și ale șoferilor. Acest lucru evită situații în care un vehicul este desemnat să gestioneze două comenzi care se suprapun pe rute diferite.

Pentru ca programarea vehiculelor și, prin urmare, crearea comenzilor de transport să funcționeze corect, trebuie să  adăugați vehiculele și șoferii într-un fișier în sistemul fireTMS. 

Selectarea traseului

În acest stadiu puteți deja să planificați traseul și să alegeți un vehicul și un șofer potrivit. Planificarea traseului se poate face folosind instrumentul hartă – fireTMS va sugera deja un traseu în concordanță cu datele mărfii. Cu toate acestea, acesta poate fi editat pentru a selecta variante mai potrivite (opțiuni disponibile: cea mai scurtă, cea mai ieftină, cea mai rapidă), precum și: utilizarea hărților Here poate fi setată pentru a omite țările selectate, drumurile cu taxă sau traversările cu feribotul. Here hărțile permit, de asemenea, planificarea precisă a traseului pe baza restricțiilor locale, cum ar fi tonajul. 

Odată ce vehiculul și șoferul au selectați, iar traseul vehiculului a fost aprobat, puteți trece la pasul următor trimițând șoferului o comandă prin SMS sau prin aplicația mobilă fireTMS Driver. 

Procesul de creare a comenzilor de transport în fireTMS permite:

• economisiți timp în transcrierea datelor din încărcături și din alte surse,
• adunați toate datele comenzii într-un singur loc,
• vă planificați cu ușurință traseul,
• selectați rapid un vehicul care este disponibil la o anumită dată și potrivit pentru realizarea acelei comenzi,
• încărcați datele complete ale șoferului direct din sistem.

Urmărirea comenzii și comunicarea statusului realizării acesteia

Comanda de transport astfel pregătită și trimisă șoferului este baza pentru începerea realizării serviciului. În acest stadiu, este foarte important nu numai să monitorizați starea comenzii, ci și să puteți menține un contact constant cu clientul și șoferul. Aceste funcții sunt disponibile și în fireTMS și permit simplificarea semnificativă a acestei etape de gestionare a unei comenzi de transport.

Verificarea stadiului de procesare a unei comenzi

Datorită integrării fireTMS cu furnizorii de telematică GPS, locul unde se aflăvehiculului poate fi monitorizat în orice moment, permițând verificarea rapidă a stării transportului. Verificarea locului vehiculului este posibilă și pe baza aplicației fireTMS Driver – caz în care sistemul înregistrează punctul în care se află telefonul cu aplicația. Un mare confort pentru dispeceri este și faptul că sistemul FireTMS îi informează automat cu privire la apropierea vehiculelor de punctele de încărcare și descărcare pe baza datelor furnizate de telematica GPS. 

Situații legate de apropierea sau plecarea de la punctul de încărcare sau descărcare: 

• „S-a apropiat de punct” atunci când vehiculul se afla la 10 kilometri de punctul de încărcare sau descărcare, 
• „S-a îndepărtat de punct” în cazul unei distanțe mai mari de 20 de kilometri fără a efectua o acțiune în punctele menționate. 

Alte funcții fireTMS care ajută la monitorizarea transporturilor sunt Rute reale. Acesta permite setarea lățimii admisibile a coridorului de transport, după care este trimisă o alertă corespunzătoare. Acest lucru face posibilă contactarea șoferului aproape imediat și clarificarea situației, prevenind astfel impunerea de kilometri și creșterea costurilor de transport.

Informarea rapidă a clientului cu privire la stadiul comenzii

O parte foarte importantă a procesului de gestionare a comenzilor este menținerea contactului cu clientul. Din păcate, de foarte multe ori acest contact se bazează pe e-mailuri sau apeluri telefonice manuale, ceea ce ia mult timp și distrage atenția angajaților de la sarcinile lor. Panoul pentru clienți din fireTMS este o soluție care automatizează contactul cu clientul cu privire la o comandă, deoarece clientul are acces la starea comenzilor sale, care sunt actualizate automat de sistem. Astfel, el poate verifica în orice moment stadiul în care este transportată marfa sa. În plus, clientul poate descărca documentele de expediere din Panel și poate introduce comenzi suplimentare.

Contact permanent cu șoferul

Contactul cu șoferul este, de asemenea, o parte foarte importantă a gestionării unei comenzi de transport. fireTMS face acest lucru posibil prin aplicația mobilă fireTMS Driver. Aplicația permite menținerea unui contact constant pe durata drumului – atât din partea dispecerului, care poate trimite comenzi șoferului, cât și din partea șoferului, care are posibilitatea de a trimite rapid documente, de exemplu scanări ale CMR-urilor, accelerând astfel etapa de facturare și decontare a comenzii. Aplicația fireTMS Driver este utilă și în cazul unor evenimente neprevăzute pe traseu. Astfel, reacționarea este mai rapidă și mai eficientă la întârzierile rezultate atât din condițiile rutiere (blocaje în trafic, vreme nefavorabilă), cât și din evenimente aleatorii, cum ar fi defecțiunile vehiculelor. 

Ce beneficii aduce fireTMS monitorizării transporturilor și comunicațiilor?

• Acces curent la stadiul îndeplinirii comenzii – atât pentru dispecer, cât și pentru client
• Economisire de timp asociată cu notificarea automată a clienților cu privire la modificările statutului comenzilor din panoul pentru clienți.
• Economisirea de bani cu ajutorul notificărilor la părăsirea unui coridor de transport desemnat.
• Răspuns mai rapid la evenimentele neașteptate de pe șosea.
• Îmbunătățirea comunicării între șoferi și dispeceri cu ajutorul aplicației mobile fireTMS Driver.

Facturarea și decontarea comenzilor

Etapa finală în gestionarea unei comenzi de transport este facturarea și decontarea comenzii. FireTMS dispune de instrumente care nu numai că facilitează emiterea facturilor, dar și automatizarea monitorizării termenelor de plată a facturilor.

În primul rând, fireTMS permite emiterea unei facturi plecând direct de la o comandă închisă în sistem. Odată ce toate documentele necesare, cum ar fi CMR, au fost furnizate, angajatul poate emite o factură pe baza detaliilor din comandă. Tot ce trebuie să faceți este să verificați dacă detaliile de facturare sunt corecte și să aprobați factura.

După emiterea unei facturi, aceasta poate fi trimisă clientului, iar termenul de plată poate fi monitorizat pe baza detaliilor de pe factură. Datorită Funcției de colectare automată a datoriilor fireTMS poate trimite e-mailuri automate de atenționare a clientului atunci când se apropie sau se depășește un termen limită. Astfel, angajații nu trebuie să își petreacă timpul ținând cont de calendare și scriind e-mailuri de urgență.

Ce avantaje vă oferă fireTMS cu privire la etapa de facturare și decontare a comenzilor?

• Accelerați facturarea prin posibilitatea de a genera facturi direct din comenzi deja decontate.
• Îmbunătățirea fluxului de numerar – cu cât factura este emisă și trimisă clientului mai repede, cu atât mai repede clientul va plăti pentru serviciu.
• Economisește timp pentru angajați, ce nu mai trebuie să petreacă timp emițând manual facturi și trimițând informații despre termenele de plată.
• Sisteme stricte – automatizarea colectării creanțelor înseamnă că informațiile de plată pentru fiecare comandă finalizată vor fi trimise clientului.

Rezumat: Gestionarea comenzilor în fireTMS

fireTMS este un sistem complet de gestionare a transportului care permite gestionarea completă și fără probleme a comenzilor în fiecare etapă a execuției acestora. În plus, sistemul dispune de numeroase funcții care nu numai că ajută la introducerea datelor, selectarea unui vehicul și a unui șofer, planificarea rutelor și comunicarea cu șoferii pe drum, dar și la automatizarea multor sarcini, cum ar fi monitorizarea stării transportului, contactarea clienților, precum și facturarea și încasarea comenzilor.

Doriți să vedeți cum funcționează în practică gestionarea comenzilor în fireTMS? Creați un cont gratuit și începeți o perioadă de probă de 14 zile a sistemului, timp în care puteți afla mai multe despre caracteristicile sale cheie.