Gestionarea adreselor de e-mail suplimentare, fluxul de activitate din fișierul vehiculului și alte noutăți

Din acest articol, veți afla mai multe despre următoarele îmbunătățiri aduse sistemului fireTMS:

Gestionarea adreselor de e-mail suplimentare

Pentru a satisface așteptările utilizatorilor fireTMS, am introdus o configurație nouă (Configurare >> Adrese de e-mail), , care permite gestionarea centralizată a expeditorilor de mesaje. Administratorul poate să adauge adrese suplimentare (cutii poștale) și să le aloce unor utilizatori, departamente sau posturi din sistem. De exemplu, postului de contabil i se poate aloca adresa de la care vor fi trimise facturile — toți utilizatorii care ocupă acest post vor obține automat acces la aceasta. 

Utilizatorii cărora li se alocă adrese, atunci când trimit mesaje în sistem, pot alege expeditorul din grupul disponibil — în Profilul meu (Configurare >> Profilul meu) — marcați unul ca implicit și acesta va fi sugerat primul. În plus, utilizatorul își poate adăuga propria adresă de e-mail pentru expediere; după transmiterea cererii, Administratorul o va aproba sau o va respinge. După acceptare, adresa de e-mail devine disponibilă, putând fi utilizată în sistem.

Noua configurare ordonează și consolidează comunicarea în cadrul companiei: permite transmiterea de documente și de notificări de pe adrese de e-mail adecvate, în funcție de post, departament sau de un anume utilizator. Astfel, se pot limita greșelile apărute la alegerea expeditorilor, se pot accelera activitățile cotidiene (datorită adreselor implicite și selectării din grupul alocat), se poate asigura un control administrativ deplin asupra permisiunilor de expediere și se pot păstra reputația și ordinea în corespondență, printr-o delimitare transparentă a adreselor de e-mail pentru diferitele procese și unități administrative.

Notificările referitoare la inspecțiile și activitățile periodice privind vehiculele și semiremorcile, în timpul creării unei comenzi

În noua versiune fireTMS, am introdus un mecanism de avertizare privind inspecțiile și activitățile viitoare sau scadente, pentru vehicule interne și semiremorci. Dacă în fișierul vehiculului sau al semiremorcii au fost adăugate atenționări cu un termen de valabilitate (de ex. un număr și data expirării asigurării de răspundere civilă/auto, data expirării reviziei), la crearea comenzii, sistemul va afișa informațiile privind scadențele viitoare și activitățile expirate. Pragul de avertizare (cu câte zile înainte sistemul trebuie să trimită o avertizare) se poate seta în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Procesare comandă >> câmpul Pragul de avertizare pentru inspecțiile și activitățile periodice. 

În plus, în fișierul vehiculului și al semiremorcii, evenimentele care se apropie sunt marcate cu portocaliu, iar cele expirate, ca până acum, cu roșu. Această soluție ajută la o mai bună planificare a exploatării flotei, limitează riscul neîndeplinirii activităților obligatorii și accelerează luarea deciziilor operaționale.

Filtre noi – Data primei încărcări și Data ultimei descărcări

Am adăugat două filtre pe lista tuturor comenzilor, a comenzilor în curs de executare și a interfeței de emitere a facturii colective (de vânzare și de achiziție): Data ultimei descărcări și Data prima încărcare. Cu ajutorul acestora, puteți restrânge rapid numărul de comenzi, selectându-le pe cele care se încadrează într-un anumit interval de timp în cadrul procesului de transport — de la prima încărcare, până la descărcarea finală. Acest lucru facilitează activitatea departamentului de contabilitate, accelerează completarea rubricilor din facturile colective și limitează riscul apariției unor omisiuni la facturare.

Fluxul de activități în fișierul unui vehicul intern

Am adăugat și secțiunea Fluxul de activități în fișierul unui vehicul intern. De acum, toate modificările și editările privind un anumit vehicul sunt prezentate într-un singur loc — cu excepția informațiilor din secțiunea Cheltuieli și Jurnal de combustibil (din secțiunea Date cheltuieli) Astfel, utilizatorul poate urmări mai ușor istoricul modificărilor, poate soluționa mai rapid neconcordanțele, poate realiza o auditare mai completă a activităților și poate exercita un control mai bun asupra datelor vehiculului, iar toate acestea înseamnă o siguranță sporită a proceselor și o colaborare mai eficientă între departamente.

Vizibilitatea comenzilor pentru expeditorul încărcăturii

Următoarea noutate este o opțiune care îi permite și expeditorului alocat încărcăturii accesul la comenzi, în cadrul unei anumite comenzi (pe lângă proprietarul comenzii) — indiferent de setările privind vizibilitatea datelor: Doar Date proprii utilizator sau Date proprii, cu acces pentru clienți. Pentru activarea opțiunii, accesați: Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Procesare comandă >> câmpul Partajarea comenzilor de pe lista de comenzi cu expeditorul de mărfuri. După activarea globală a configurației, comenzile vor fi vizibile în lista tuturor comenzilor și a celor în curs de executare. Această opțiune eficientizează cooperarea și accelerează reacția la necesitățile operaționale.

Integrarea cu Telematika GPS

Ultima noutate este integrarea cu furnizorul de telematică Telematika GPS. Conexiunea se poate configura în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Configurare transport >> secțiunea Configurare telematică (GPS). După activarea integrării, sistemul transmite în timp real date privind poziționarea vehiculelor și valoarea zilnică a kilometrajului, în fișierul vehiculului. Astfel, utilizatorul poate verifica mai rapid kilometrajul, poate să limiteze erorile de facturare și să planifice mai eficient activitățile flotei.

Doriți să aflați mai multe despre noutățile prezentate din cadrul sistemului? Contactați-ne.

* Unele dintre funcțiile descrise sunt disponibile doar în anumite planuri.