Copiere automată a fișierului CMR în comanda interprofesională, noi permisiuni de rol și vizibilitate a datelor

Din acest articol vei afla despre următoarele noutăți apărute în sistemul fireTMS: 

Copierea automată a fișierului CMR în comanda interprofesională

În noua versiune fireTMS am adăugat o opțiune de configurare, care copiază automat fișierul CMR la marfa asociată comenzii interprofesionale. După activarea funcției, sistemul transferă fișierul CMR din marfa sau comanda sucursalei care realizează transportul către marfa corespunzătoare asociată sucursalei care a solicitat cursa. Pentru a activa această opțiune, se accesează Configurare >> Configurarea sistemului >> secțiunea Procesare comandă >> câmpul Comenzi interdepartamentale >> checkbox Copierea automată a fișierului CMR în comanda interprofesională.

Funcția este disponibilă doar în cazul comenzilor interprofesionale care conțin o singură marfă. Surse de fișiere CMR care pot fi copiate:

• fișiere adăugate manual,
• fișiere existente fără un tip de fișier, cărora li s-a atribuit tipul CMR,
• din aplicația fireTMS Driver
• din Transics (TX),
• din GBox (se poate configura ca documentele scanate din GBox să fie adăugate automat în sistem ca CMR. În acest scop, se accesează Configurare >> Configurarea sistemului >> secțiunea Configurare transport >> câmpul Configurație avansată și se selectează din listă CMR ca tip implicit al documentelor descărcate).

Această opțiune permite reducerea numărului de greșeli și de operațiuni manuale, accelerează completarea documentației între sucursale și ajută la menținerea unui dosar unitar al comenzii de ambele părți ale procesului.

Configurare nouă – vizibilitatea listei de mărfuri disponibile la nivelul întregii firme

Următoarea noutate este opțiunea globală de configurare, care permite partajarea listei Mărfuri >> Mărfuri libere – indiferent de atribuirea la sucursale și de setările anterioare privind vizibilitatea datelor. Pentru a activa această opțiune, se accesează Configurare >> Configurarea sistemului >> secțiunea Procesare comandă >> câmpul Încărcări disponibile vizibile pentru toți. De exemplu, dacă firma deține sucursalele A, B și C, iar utilizatorul este atribuit exclusiv sucursalei A, după activarea acestei configurări va putea vedea, de asemenea, mărfurile disponibile atribuite sucursalelor B și C, iar totodată va putea crea comenzi pe baza acestora.

Noua configurare accelerează distribuția mărfurilor, facilitează colaborarea între sucursale și contribuie la o utilizare mai bună a resurselor disponibile.

Eficientizarea exportului facturilor scanate atașate din documentele de achiziție 

Despre funcția de export al facturilor scanate atașate din documentele de achiziție am discutat deja în articolul: Exportul facturilor scanate, facilități noi în prezentarea datelor și alte noutăți. Până în prezent, exportul se aplica doar fișierelor din documente cu anumite statusuri (precum Aprobată, Plătită, Corectată, Anulată (corecție la 0)). În noua versiune, am adăugat câmpul de selecție Luați în considerare stările suplimentare ale facturilor de achiziție. După selectarea acestuia, sistemul extinde exportul pentru a include copiile scanate aferente documentelor cu statusurile: Anulată, Anulată (înregistrată din nou) și Document înregistrat. Datorită acestui lucru, se poate genera mai ușor un pachet complet de copii scanate, inclusiv pentru documentele anulate și neaprobate, conform preferințelor utilizatorului.

Permisiuni noi pentru utilizatori

Ultima noutate este reprezentată de două permisiuni noi privind rolurile utilizatorilor: Editarea OCP și a informațiilor privind licența, precum și Editarea datelor facturii. Prima permisiune determină cine poate adăuga și modifica informațiile despre OCP și licențe. Cea de-a doua limitează posibilitatea de modificare a datelor din fișierul contractantului, utilizate la emiterea facturilor (precum denumire, CIF, TVA UE, adresă). Pentru a seta restricțiile, se accesează Configurare >> Roluri și se editează permisiunile rolului selectat.

Noile permisiuni sporesc securitatea și conformitatea proceselor, reduc numărul de greșeli în documentele de vânzare și asigură o repartizare clară a responsabilităților.

Dacă dorești să afli mai multe despre noutățile din sistem descrise, contactează-ne.

* Unele dintre funcțiile descrise sunt disponibile doar în anumite planuri.