Utilizarea șabloanelor de oferte în fireTMS

Din acest articol veți afla despre funcții precum: 

• Șabloane de ofertę 
• Parametrii suplimentari ai ofertelor
• Facturi de achiziție (Documente nefinalizate)

Șabloane de ofertę

fireTMS are o funcție de creare a șabloanelor de ofertă Mărfuri >> Sabloane >> Șabloane de oferte. Această funcție este utilă atunci când un operator de transport dorește să publice o ofertă care va conține transportul mărfurilor cu încărcare și descărcare în aceleași locuri și cu condiții identice pentru transportator.

De exemplu, un operator de transport știe că în fiecare joi trebuie să transporte o marfă care trebuie încărcată la Mioveni și descărcată la Brașov. De asemenea, știe că trebuie să folosească un vehicul cu un anumit tip de remorcă, iar șoferul este obligat să descarce mărfurile de unul singur.

Un alt exemplu este situația în care operatorul de transport dorește să creeze o ofertă pentru un client pentru transportul unui anumit tip de marfă, care va include condiții diferite decat cele pe cu care este obișnuit.

În oricare dintre situațiile descrise, operatorul de transport poate utiliza opțiunea de șablon fără să mai fie nevoie să reintroducă datele ofertei în sistem (oferta se va duce in marfa automat). Aceasta îi permite să își eficientizeze și să-și accelereze munca de zi cu zi.

Parametrii suplimentari ai ofertei

Pregătirea șablonului de ofertă Șabloane de oferte ar trebui să înceapă cu definirea parametrilor suplimentari ai ofertei Parametrii suplimentari ai ofertei. În primul rând, în fila Configurare >> Configurarea sistemului trebuie să accesați câmpul Procesare comandă, iar apoi să faceți clic pe butonul Add la secțiunea Parametrii suplimentari ai ofertei. Apoi trebuie să introduceți numele parametrului, de exemplu, capacitatea de încărcare a remorcii și să confirmați cu butonul Adaugă.

Parametri suplimentari ai ofertei pot fi utilizați de către utilizator în următorul pas, care constă în crearea unui Șablon de ofertă gata. Datorită lor, utilizatorul va putea să specifice condițiile pe care transportatorul trebuie să le îndeplinească pentru a realiza comanda.

Cum să pregătiți un șablon de ofertă în fireTMS?

Pentru a crea un șablon de ofertă, trebuie să accesați Mărfuri >> Șabloane >> Șablon de ofertă și să selectați butonul Adaugă. Va apărea fereastra Creează un șablon nou, unde trebuie să completați toate câmpurile obligatorii.
În acest pas, utilizatorul poate folosi Parametri suplimentari ai ofertei  pe care le-a definit în etapa anterioară. Acestea permit specificarea condițiilor pe care transportatorul trebuie să le îndeplinească pentru a realiza comanda. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați parametrul din lista și să dați clic pe Modifică. Apoi, în fereastra Editarea valorii unui parametru suplimentar, trebuie să introduceți o Valoare (de exemplu, 24t) pentru Parametru selectat (de exemplu, capacitatea de încărcare a remorcii) și să confirmați făcând clic pe butonul Salvează.

Datele introduse în șablonul de ofertă se salvează prin intermediul butonului Ok. Șablonul va fi gata de utilizare în secțiunea Mărfuri >> Create o ofertă >> Informații de bază în câmpul Alege șablon. Oferta pregătită poate fi publicată pe PlatformaTrans.eu sau trimisă direct către clientul final.

Documente nefinalizate

Atunci când o comandă este marcată ca fiind finalizată, fireTMS va genera automat un draft de factură de achiziție, pe baza datelor din comanda de expediere. Aceasta va fi disponibilă la rubrica Contabilitate >> Achiziției >> Documente nefinalizate.

Pentru a înregistra o factură de achiziție, trebuie să accesați secțiunea Contabilitate >> Achiziției >> Documente nefinalizate. Ulterior, trebuie să selectați draftul de factură dorit și să apăsați butonul Înregistrează document.

Utilizatorul trebuie să verifice corectitudinea datelor din factura originală pe care o primește de la transportator. Apoi, trebuie să completeze toate câmpurile obligatorii și să confirme prin apăsarea butonului Înregistrează, urmată de selectarea opțiunii Confirmă. De asemenea recomandăm clienților sa adauge toate facturile primite de la transportatori în secțiunea de documente Date Adiționale >> Documente >> Factură, astfel incat sa o faca disponibila oricand va avea nevoie de ea. Documentul de achiziție înregistrat va fi vizibil în secțiunea Contabilitate >> Achizitie >> Documente înregistrate.

Pentru a accelera și simplifica procesul de circulație a documentelor în companie, se poate utiliza funcția Portalul dedicat transportatorilor. Prin intermediul acestei funcții, utilizatorul nu trebuie să aștepte primirea facturii originale, deoarece transportatorul poate trimite scanarea direct în sistem. Același lucru este valabil și pentru scanarea documentelor CRM. Mai multe informații despre acest subiect puteți găsi în articolul de pe blogul nostru.

Aveți întrebări despre alte funcții disponibile în fireTMS? Contactați-ne!