fireTMS > Blog > Utilizarea șabloanelor de oferte în fireTMS

Utilizarea șabloanelor de oferte în fireTMS

pictograma ceasului5 minute lectură

4 mai 2023 / Autor: Claudiu Ravari

Din acest articol veți afla despre funcții precum: 

Șabloane de ofertę

fireTMS are o funcție de creare a șabloanelor de ofertă Mărfuri >> Sabloane >> Șabloane de oferte. Această funcție este utilă atunci când un operator de transport dorește să publice o ofertă care va conține transportul mărfurilor cu încărcare și descărcare în aceleași locuri și cu condiții identice pentru transportator.

De exemplu, un operator de transport știe că în fiecare joi trebuie să transporte o marfă care trebuie încărcată la Mioveni și descărcată la Brașov. De asemenea, știe că trebuie să folosească un vehicul cu un anumit tip de remorcă, iar șoferul este obligat să descarce mărfurile de unul singur.

Un alt exemplu este situația în care operatorul de transport dorește să creeze o ofertă pentru un client pentru transportul unui anumit tip de marfă, care va include condiții diferite decat cele pe cu care este obișnuit.

În oricare dintre situațiile descrise, operatorul de transport poate utiliza opțiunea de șablon fără să mai fie nevoie să reintroducă datele ofertei în sistem (oferta se va duce in marfa automat). Aceasta îi permite să își eficientizeze și să-și accelereze munca de zi cu zi.

Parametrii suplimentari ai ofertei

Pregătirea șablonului de ofertă Șabloane de oferte ar trebui să înceapă cu definirea parametrilor suplimentari ai ofertei Parametrii suplimentari ai ofertei. În primul rând, în fila Configurare >> Configurarea sistemului trebuie să accesați câmpul Procesare comandă, iar apoi să faceți clic pe butonul Add la secțiunea Parametrii suplimentari ai ofertei. Apoi trebuie să introduceți numele parametrului, de exemplu, capacitatea de încărcare a remorcii și să confirmați cu butonul Adaugă.

Parametri suplimentari ai ofertei pot fi utilizați de către utilizator în următorul pas, care constă în crearea unui Șablon de ofertă gata. Datorită lor, utilizatorul va putea să specifice condițiile pe care transportatorul trebuie să le îndeplinească pentru a realiza comanda.

Cum să pregătiți un șablon de ofertă în fireTMS?

Pentru a crea un șablon de ofertă, trebuie să accesați Mărfuri >> Șabloane >> Șablon de ofertă și să selectați butonul Adaugă. Va apărea fereastra Creează un șablon nou, unde trebuie să completați toate câmpurile obligatorii.
În acest pas, utilizatorul poate folosi Parametri suplimentari ai ofertei  pe care le-a definit în etapa anterioară. Acestea permit specificarea condițiilor pe care transportatorul trebuie să le îndeplinească pentru a realiza comanda. Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați parametrul din lista și să dați clic pe Modifică. Apoi, în fereastra Editarea valorii unui parametru suplimentar, trebuie să introduceți o Valoare (de exemplu, 24t) pentru Parametru selectat (de exemplu, capacitatea de încărcare a remorcii) și să confirmați făcând clic pe butonul Salvează.

Datele introduse în șablonul de ofertă se salvează prin intermediul butonului Ok. Șablonul va fi gata de utilizare în secțiunea Mărfuri >> Create o ofertă >> Informații de bază în câmpul Alege șablon. Oferta pregătită poate fi publicată pe PlatformaTrans.eu sau trimisă direct către clientul final.

Documente nefinalizate

Atunci când o comandă este marcată ca fiind finalizată, fireTMS va genera automat un draft de factură de achiziție, pe baza datelor din comanda de expediere. Aceasta va fi disponibilă la rubrica Contabilitate >> Achiziției >> Documente nefinalizate.

Pentru a înregistra o factură de achiziție, trebuie să accesați secțiunea Contabilitate >> Achiziției >> Documente nefinalizate. Ulterior, trebuie să selectați draftul de factură dorit și să apăsați butonul Înregistrează document.

Utilizatorul trebuie să verifice corectitudinea datelor din factura originală pe care o primește de la transportator. Apoi, trebuie să completeze toate câmpurile obligatorii și să confirme prin apăsarea butonului Înregistrează, urmată de selectarea opțiunii Confirmă. De asemenea recomandăm clienților sa adauge toate facturile primite de la transportatori în secțiunea de documente Date Adiționale >> Documente >> Factură, astfel incat sa o faca disponibila oricand va avea nevoie de ea. Documentul de achiziție înregistrat va fi vizibil în secțiunea Contabilitate >> Achizitie >> Documente înregistrate.

Pentru a accelera și simplifica procesul de circulație a documentelor în companie, se poate utiliza funcția Portalul dedicat transportatorilor. Prin intermediul acestei funcții, utilizatorul nu trebuie să aștepte primirea facturii originale, deoarece transportatorul poate trimite scanarea direct în sistem. Același lucru este valabil și pentru scanarea documentelor CRM. Mai multe informații despre acest subiect puteți găsi în articolul de pe blogul nostru.

Aveți întrebări despre alte funcții disponibile în fireTMS? Contactați-ne!

Newsletter

Informațiile de la fireTMS sunt la fel de valoroase ca și transportul de marfă

Oferim în mod regulat informații despre sistemul nostru și despre subiecte din industria de transport de marfă.

Abonați-vă la newsletterul nostru și rămâneți la curent cu noutățile.

Obligația de informare GDPR - Administrator de date cu caracter personal

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este fireTMS.com Sp. z o.o. Datele indicate în acest formular vor fi prelucrate în scopul furnizării buletinelor informative fireTMS.com Sp. z o.o. pe baza interesului legitim – art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR. Furnizarea datelor este voluntară, dar este necesară pentru a primi buletinul informativ. Drepturile dumneavoastră și principiile de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt detaliate în Politica de confidențialitate.
Etichete
Rate the article!

0

0 ratings, avg: 0
Claudiu Ravari

Claudiu Ravari

Key Account Manager. Are o experiență de 7 ani în calitate de expeditor internațional de mărfuri. În cadrul fireTMS, este responsabil de vânzări și suport clienți pe piața din România.

Vezi articole similare
RO e-Factura

RO e-Factura – noi obligații pentru antreprenori începând cu luna ianuarie 2024

Digitalizarea contabilității este un element esențial al fiecărei firme, de aceea o serie de alte țări decid să introducă sistemul de facturi electronice, controlate de autoritățile fiscale. Începând cu ianuarie 2024 le-a fost impusă o astfel de obligație antreprenorilor români, însă în următorii ani aceasta va fi extinsă și va cuprinde toate țările membre ale […]

pictograma ceasului7 minute lecturăCitește mai mult
Cum să diminuați costurile legate de transport datorită fireTMS?

Cum să diminuați costurile legate de transport cu ajutorul fireTMS?

Costurile de transport includ un șir de cheltuieli generate de flotă, respectiv taxele de exploatare, licențele, certificatele, asigurarea, leasing-ul, dar înainte de toate – consumul de combustibil. Se estimează că acesta din urmă constituie cea mai semnificativă parte din costurile firmei.  Monitorizarea transportului – rapoartele flotei în fireTMS fireTMS generează automat raportul Costuri flotă și […]

pictograma ceasului6 minute lecturăCitește mai mult
Generarea de facturi în monedă dublă în fireTMS

Generarea de facturi în monedă dublă în fireTMS

În acest articol veți descoperi funcții precum: Generarea de facturi în monedă dublă fireTMS prezintă un instrument avansat care eficientizează și îmbunătățește calitatea muncii din departamentul contabil. Una dintre acestea este funcția de generare automată a facturilor în monedă dublă pentru un anumit contractant.  Pentru a face acest lucru, este suficient să mergeți la Contabilitate […]

pictograma ceasului3 minute lecturăCitește mai mult