Ako začať? Rady pre začínajúcich špeditérov v oblasti dopravy

Práca v špeditérskom priemysle sa často považuje za veľmi náročnú, ale aj perspektívnu a dobre platenú. Niet divu, veď nákladná doprava je rýchlo sa rozvíjajúcim hospodárskym odvetvím, ktoré je priamo spojené s obchodom a priemyslom. Ako naštartovať svoju kariéru v špedícii? Pripravili sme rady, tipy a dôležité informácie pre nováčikov v tomto odvetví.

Aké sú základné povinnosti špeditéra?

Začnime od základov a položme si otázku, kto je to špeditér. Je to veľmi dôležité, pretože pojmy špeditér a logistik sa často zamieňajú. To je však omyl, pretože kým logistik sa zaoberá plánovaním a riadením toku tovaru, úlohou špeditéra je organizovať a dohliadať na prepravu tovaru z bodu A do bodu B. To určuje charakter práce špeditéra, pretože si vyžaduje nielen organizačné, ale aj medziľudské schopnosti. Keď už hovoríme o povahe práce, stojí za to pozrieť sa na to, čo človek na tejto pozícii denne robí.

Aké základné povinnosti špeditéra rozlišujeme? 

• Vyhľadávanie nových objednávok.
• Poradenstvo pri výbere dopravných prostriedkov.
• Kontakt s klientmi a dodávateľmi.
• Priebežné určovanie cien za prepravu a monitorovanie platieb.
• Organizácia (vrátane poistenia) a plánovanie prepravy nákladu.
• Sledovanie stavu prepravy a kontakt s dopravcom a dokonca aj s vodičom na ceste.

Je zrejmé, že ide o veľmi všeobecný zoznam, pretože povinnosti špeditéra sa môžu líšiť od spoločnosti k spoločnosti alebo od špecializácie k špecializácii. Niektorí špeditéri sa môžu zaoberať len určitým druhom dopravy, napr. cestnou, železničnou, leteckou a námornou, zatiaľ čo iní môžu rozvíjať svoje odborné znalosti v oblasti intermodálnej dopravy.

Aké zručnosti sú pre špeditéra najdôležitejšie?

Okrem vedomostí a osobnostných vlastností, ktoré človeka predurčujú na výkon tohto povolania, ako napríklad dôkladnosť a svedomitosť, je dôležité mať aj určité zručnosti, ktoré sú užitočné pri práci špeditéra. Zjednodušene povedané, je to zručnosť v plánovaní a organizovaní svojej práce. Špeditér by mal byť schopný dobre predvídať, čo prijatie zákazky znamená, a potom vypracovať plán a vykonať činnosti v ňom obsiahnuté. Hoci sa to nezdá, nemusí to byť najdôležitejšia zručnosť pre túto pozíciu.

Práca špeditéra totiž zahŕňa aj ovládanie a rozvoj takzvaných mäkkých zručností. Medzi ne patria aj interpersonálne zručnosti, ktoré umožňujú bezproblémovú komunikáciu so zákazníkmi, dopravcami a vodičmi. To následne ovplyvňuje nielen plnenie plánu, ale aj budovanie vzťahov so zákazníkmi a vhodnú reakciu na neočakávané udalosti počas prepravy. Takáto zručnosť je zasa spojená s rozhodnosťou a pokojom, pretože rýchle rozhodovanie pri zachovaní pokoja a racionálneho uvažovania je v takýchto situáciách mimoriadne cenné.

Posledným typom zručností, ktoré sa vyžadujú od špeditéra, sú zručnosti súvisiace s používaním moderných IT nástrojov.

Aké nástroje uľahčujú prácu špeditéra?

Keďže sme už pri digitalizácii odvetvia a potrebných nástrojoch, ktoré pomáhajú pri práci špeditéra, treba spomenúť niekoľko z nich.

Nástroje, ktoré sú užitočné pri práci špeditéra

• TMS (transport management system) – systém na komplexné riadenie prepravy a špedície, v ktorom je možné riadiť objednávky od jej prijatia, cez organizáciu prepravy a monitorovanie prepravy až po vykazovanie a fakturáciu. Príkladom takéhoto nástroja, ktorý možno použiť v malej, strednej alebo veľkej spoločnosti, je fireTMS.
• Burzy nákladu – miesta, kde môžete zverejniť náklad a nájsť dopravcov, ale niekedy aj odosielateľov. Je to skvelá podpora pre začínajúcich špeditérov, ako aj pre tých skúsenejších, ktorí chcú rozšíriť svoju zákaznícku a dodávateľskú základňu. Príkladom sú burzy fireXgo, Trans.eu, TIMOCOM alebo Transporeon. 
• Program CRM – nástroj na riadenie vzťahov so zákazníkmi. To umožňuje viesť záznamy o e-mailoch a telefonátoch a segmentovať kontakty, ako aj efektívne plánovať komunikáciu medzi odosielateľom a zákazníkom.

Ako naštartovať kariéru špeditéra?

Existuje veľa možností, ako začať pracovať v špedícii, a je ťažké načrtnúť štandardnú cestu, ktorou by mal začínajúci špeditér na začiatku svojej kariéry prejsť. Ľudia, ktorí pracujú na takejto pozícii, často začínajú samostatne. Všetko, čo na to potrebujete, je založená firma, počítač a telefón. Potom si môžete vytvoriť databázu potenciálnych zákazníkov a dodávateľov alebo si môžete zakúpiť prístup na burzu dopravy a hľadať zákazky tam. Ďalším spôsobom je uchádzať sa o vhodnú pozíciu alebo stáž v špedičnej spoločnosti.

Aké vzdelanie je potrebné na to, aby ste sa stali špeditérom?

V prípade špedície sa formálne vzdelanie v tejto oblasti nevyžaduje. Dobrý špeditér by mal mať predovšetkým už spomínané zručnosti, ktoré ho predurčujú na výkon tejto profesie. Samozrejme, vedomosti sú veľmi dôležité, ale na to, aby ste mohli vykonávať túto prácu, nemusíte mať nevyhnutne ukončenú príslušnú školu alebo špecifický kurz, ako je to v prípade profesionálneho vodiča.

Pokiaľ ide o špecifické vzdelanie, ktoré uľahčí začiatok v tejto profesii, to možno získať už na úrovni strednej školy. Podobná situácia je aj v prípade vysokoškolského vzdelávania. V súčasnosti je ľahké nájsť kurzy zamerané na dopravu, špedíciu a logistiku.

Oplatí sa stáž alebo odborná prax v špedícii?

Veľmi dobrým nápadom na naštartovanie kariéry špeditéra je stáž alebo odborná prax. To platí pre tých, ktorí majú alebo mali vzdelanie v tejto oblasti, ako aj pre tých, ktorí začínajú svoju kariéru v oblasti špedície v praxi. V oboch prípadoch si prostredníctvom stáže alebo odbornej prípravy môžete nielen vyskúšať, o čom vlastne práca je, ale aj získať vedomosti a kontakty v danom odvetví.

Aké sú hlavné výzvy v práci špeditéra?

Práca špeditéra, ako sme už spomenuli na začiatku, je síce perspektívna a prináša dobrý zárobok, ale je veľmi náročná a zahŕňa mnoho problémov. 

Medzi najdôležitejšie výzvy v práci špeditéra môžeme zahrnúť:

• nedostatok zákazníkov a dostatočného počtu zákaziek – je spôsobený pravidelnými výkyvmi dopytu po špedičných službách, ktoré súvisia so stavom hospodárstva (špedícia ako odvetvie úzko súvisí s obchodom a výrobou),
• nedostatočne dobrá komunikácia so zákazníkmi – pri príliš veľkom počte zákaziek nemusí mať špeditér dostatok času na primeranú komunikáciu so zákazníkmi o preprave,
• neschopnosť držať krok s dynamickou situáciou na cestách – dôsledok príliš veľkého počtu vybavovaných zákaziek a nástrojov, ktoré nezodpovedajú množstvu práce, ktorú treba vykonať,
• časový tlak a požiadavky zákazníkov – vyplývajúce z nadmerného množstva práce, ktorú treba vykonať v príliš krátkom čase, a nedostatky v komunikácii so zákazníkmi.

Väčšinu z uvedených problémov možno riešiť správnou organizáciou práce a používaním moderných nástrojov.

Ako sa vyrovnať s časovým tlakom v práci špeditéra?

Spomínaný časový tlak je pravdepodobne najväčšou záťažou v práci špeditéra. Vzniká vtedy, keď má zákazník veľmi vysoké požiadavky na plnenie alebo keď špeditér vybavuje príliš veľa objednávok v rovnakom čase. Našťastie sa to dá aspoň čiastočne napraviť vhodnými organizačnými opatreniami a zavedením nástrojov na zefektívnenie práce.

Najdôležitejšou úlohou je primerane posúdiť zdroje a kapacitu na spracovanie viacerých zákaziek naraz. V tomto prípade je dobrým riešením implementácia systému TMS, aby ste mohli nielen vhodne plánovať prácu, ale aj monitorovať vykonávanie úloh, v reálnom čase kontrolovať, koľko úsilia a času si vyžadujú jednotlivé úlohy, a zistiť, ktoré úlohy majú najvyššie marže. Správne vypracovaný plán na začiatku a potom dôsledná realizácia a priebežné monitorovanie môžu ovplyvniť špeditéra, aby nepracoval pod takým časovým tlakom.

Na záver je potrebné dodať, že prácu pod tlakom možno riešiť aj na osobnej úrovni. Dôležitá je rovnováha medzi pracovným a súkromným životom, zabezpečenie dostatočného odpočinku po práci a cez víkendy a schopnosť udržať si koncentráciu. Je to dôležité, pretože aj práca v tej najlepšie organizovanej firme s tými najlepšími nástrojmi môže byť stresujúca, ak sa sami nepostaráme o oddych a regeneráciu.

Ako sa vyhnúť chybám pri špedícii pomocou systému fireTMS?

Na začiatku sme spomenuli, že kľúčovými vlastnosťami špeditéra sú dôkladnosť a svedomitosť, pretože jeho práca je do veľkej miery založená na dôkladnej evidencii a plánovaní činností. Bohužiaľ, aj ten najdôkladnejší a najpozornejší zamestnanec môže pri práci s viacerými dokumentmi a zákazkami urobiť chybu.

Našťastie IT riešenia, ako napríklad fireTMS, pomáhajú znížiť záťaž odosielateľov, aj keď len v podobe možnosti evidovať záznamy na jednom mieste a na základe dokumentov automaticky generovaných z údajov zhromaždených v systéme. Systém fireTMS umožňuje aj plánovanie činností a komplexné monitorovanie plnenia zákaziek. To vám umožní lepšie sa pripraviť na neočakávané udalosti a prijímať lepšie rozhodnutia na základe spoľahlivých údajov.

Zaujíma vás, ako vám systém fireTMS pomôže pri práci v špedícii? Zaregistrujte sa a otestujte náš systém na 14 dní zadarmo!