fireTMS > Blog > Use Case > fireTMS v malej dopravnej firme: automatizácia práce a zameranie na rozvoj

fireTMS v malej dopravnej firme: automatizácia práce a zameranie na rozvoj

V odvetví dopravy a špedície čelia aj malé spoločnosti s obmedzenými administratívnymi zdrojmi výzvam spojeným s veľkým množstvom administratívnej práce a potrebou rýchleho spracovania objednávok. Využitím pokrokových riešení, ako je fireTMS s asistentom umelej inteligencie, je možné dosiahnuť úroveň automatizácie a kontroly, ktorá bola doteraz vyhradená pre veľkých hráčov na trhu.

Problém: Príliš veľa administratívnej práce v malej spoločnosti

Klientom je malá dopravno-špedičná spoločnosť, ktorá spravuje flotilu 13 nákladných vozidiel.

Tím sa každý deň stretáva s výzvami typickými pre sektor TSL:

ručné zadávanie objednávok do systému,
časovo náročné plánovanie trás,
manuálna príprava a odosielanie prepravných dokumentov a faktúr,
ťažkosti s udržaním plnej kontroly nad dokumentáciou a procesmi.

V dôsledku toho zamestnanci kancelárie trávili značnú časť dňa vykonávaním opakovaných administratívnych úloh, čo obmedzovalo ich schopnosť spracovávať a vybavovať väčší počet objednávok.

Riešenie: fireTMS Enterprise, mapy Here a aplikácia fireTMS Driver

Spoločnosť sa rozhodla implementovať balík Enterprise v fireTMS spolu s asistentom AI a ďalšími nástrojmi, ako sú mapy Here a mobilná aplikácia fireTMS Driver. Tieto nástroje umožňujú:

Automatické zadávanie objednávok – systém obsahuje AI asistenta, ktorý dokáže automaticky nahrať objednávky v rôznych formátoch (PDF, DOCX, JPG, PNG, e-mail). Stačí importovať súbor a asistent ho prekonvertuje na náklad.
Optimálne plánovanie trás – pomocou profesionálnych máp pre nákladné vozidlá, ktoré zohľadňujú hmotnostné obmedzenia, zákazy vjazdu, náklady na trasy, možnosť vynechať vybrané krajiny a ďalšie kľúčové parametre.
Odosielanie objednávok priamo do aplikácie fireTMS Driver – umožňuje efektívnu komunikáciu na trase, kontrolu objednávok a rýchlu výmenu informácií, sledovanie prepravy a odosielanie dokumentov vo forme príloh do účtovníctva.
Automatické generovanie faktúr – systém automaticky generuje faktúru po dokončení objednávky. fireTMS tiež sleduje termíny splatnosti a automaticky zasiela upomienky zákazníkom.

Vplyv implementácie na podnikanie

Po nasadení fireTMS firma rýchlo zaznamenala výrazné prínosy:

1. Úspora času

Automatizácia administratívnych procesov skrátila čas potrebný na spracovanie objednávok. Tím sa mohol sústrediť na rozvoj podnikania a budovanie vzťahov so zákazníkmi.

2. Minimalizácia administratívnej práce

Opakujúce sa úlohy boli automatizované, čo výrazne znížilo potrebu manuálneho zadávania dát a vytvárania dokumentov.

3. Lepšia kontrola nad procesmi

Centralizáciou údajov v jednom systéme získala spoločnosť kompletný prehľad o všetkých dopravných procesoch a dokumentoch, od objednávky až po fakturáciu.

4. Profesionalizácia služieb

Napriek svojej malej veľkosti môže spoločnosť poskytovať vyššiu úroveň služieb a lepšie reagovať na potreby zákazníkov vďaka pokročilým nástrojom a automatizácii.

5. Zamerenie sa na rozvoj

Čas ušetrený elimináciou nudnej administratívnej práce bol venovaný získavaniu nových zákazníkov, rozširovaniu ponuky a rozvoju vozového parku.

Zhrnutie

Zavedenie balíka Enterprise v fireTMS spolu s AI asistentom ukázalo, že moderné technológie sú dostupné a efektívne aj pre menšie dopravné spoločnosti. Automatizácia kancelárskych procesov nielen šetrí čas, ale poskytuje aj skutočnú príležitosť na dynamický rozvoj podnikania a budovanie konkurenčnej výhody na trhu TSL.