fireTMS > Blog > Use Case > Edycja i tworzenie ról w fireTMS

Edycja i tworzenie ról w fireTMS

Przejrzyste i łatwe nadawanie uprawnień

W większych firmach transportowych i spedycyjnych, gdzie pracuje wiele osób o różnych obowiązkach, jednym z kluczowych wyzwań jest utrzymanie sprawnej i efektywnej pracy zespołów oraz bezpieczeństwa przechowywanych danych. Taki problem pojawia się w przypadku wykorzystania starszych systemów do zarządzania transportem, ponieważ mają one często ograniczone możliwości przypisania odpowiednich ról i dostępów pracownikom. Z takim wyzwaniem się zmierzyła jedna firma transportowa. Przez lata pracowała w systemie zarządzania zleceniami, w którym użytkownicy mieli albo pełen dostęp do danych i funkcji, albo ograniczony zasób możliwości w ramach swojego stanowiska. W miarę rozwoju organizacji uwidoczniło to poważną lukę w zarządzaniu dostępami, która zaczęła wpływać zarówno na bezpieczeństwo danych, jak i na codzienną pracę zespołów.

Problem

Brak ról i spójnej struktury uprawnień pracowników firmy transportowej zaczął generować coraz poważniejsze problemy, takie jak:

Niektórzy użytkownicy mogli widzieć poufne dane finansowe i administracyjne niezależnie od stanowiska, a niektórzy - ograniczony dostęp do funkcji, potrzebnych na ich stanowiskach
wzrosło ryzyko przypadkowych zmian i błędów w obszarach, za które dane osoby nie odpowiadały,
administrator nie miał jasnego obrazu tego, kto ma dostęp do jakich danych,
firma nie była w stanie skalować zespołu bez utraty kontroli nad bezpieczeństwem informacji.

Organizacja potrzebowała rozwiązania, które uporządkuje dostęp do danych, zabezpieczy kluczowe informacje i wprowadzi przejrzyste zasady pracy.

Rozwiązanie: uporządkowana struktura ról i dostępów w fireTMS

Firma wdrożyła fireTMS z rozbudowaną funkcją tworzenia ról, która zastąpiła wcześniejszy system z ograniczonym zakresem tych uprawnień. Dzięki nowemu systemowi dla transportu i spedycji, administrator mógł zbudować precyzyjną i bezpieczną strukturę ról w fireTMS, opartą na realnym podziale obowiązków w firmie.

Segmentacja uprawnień ze strukturą organizacji

Administrator zaczął od analizy obowiązków każdego działu, ponieważ wcześniej nie istniał żaden standard uprawnień.
Na tej podstawie w fireTMS zostały zdefiniowani kompletne zestawy ról, m.in. role operacyjne (spedytorzy), role finansowe (księgowość), role kierownicze, role administracyjne, role pomocnicze z ograniczonymi uprawnieniami.
Każda rola została skonfigurowana tak, aby odpowiadała faktycznym zadaniom danej grupy pracowników.
W praktyce została wyeliminowana pełna widoczność danych w zależności od dokładnie dopasowanych uprawnień każdego użytkownika w systemie.

Centralizacja zarządzania i aktualizacje dostępów

Kolejnym krokiem było przejście z ręcznych modyfikacji dostępu na centralny model zarządzania rolami w fireTMS.
Od tego momentu jedna zmiana w roli automatycznie aktualizuje dostęp całej grupy użytkowników po ponownym zalogowaniu, spójność uprawnień w obrębie stanowiska jest konkretnie zaznaczona w systemie, przypadkowe różnice w dostępie między pracownikami zostały wyeliminowane.
Nie trzeba już było już tracić czas na modyfikację pojedynczych kont. Zarządzanie uprawnieniami stało się procesem kontrolowanym i łatwym do skalowania wraz z rozwojem firmy.

Ochrona poufnych danych - wdrożenie zasady minimalnego dostępu

Dzięki ustawieniom widoczności danych w fireTMS firma wprowadziła model dostępu oparty wyłącznie na potrzebach użytkownika.
W praktyce oznacza to, że poufne dane finansowe (stawki, limity, rozliczenia, finanse kontrahentów) są dostępne tylko dla dedykowanych ról, pracownicy operacyjni widzą jedynie informacje niezbędne do obsługi zleceń, moduły administracyjne i konfiguracyjne są zabezpieczone przed nieautoryzowanymi zmianami.
Administrator uzyskał pełną kontrolę nad przepływem informacji w systemie, a firma wdrożyła standard bezpieczeństwa zgodny z najlepszymi praktykami.

Efektywny onboarding - właściwe uprawnienia od pierwszego dnia

Po wdrożeniu ról administrator mógł całkowicie uporządkować proces dodawania nowych użytkowników. Teraz przypisanie roli automatycznie nadaje poprawny zestaw uprawnień, nie ma ryzyka nadmiarowych dostępów.
Firma zyskała powtarzalny, bezpieczny mechanizm wdrażania nowych osób, a firma skróciła czas adaptacji i wyeliminowała błędy wynikające z przypadkowego przydzielania uprawnień.

Efekty biznesowe

1. Zwiększenie bezpieczeństwa informacji

Poufne dane są chronione, a dostęp do nich jest kontrolowany z poziomu systemu fireTMS.

2. Redukcja ryzyka operacyjnego

Pracownicy nie ingerują w obszary, które wykraczają poza ich role w systemie i zakres obowiązków.

3. Standaryzacja i przewidywalność

Jednolita struktura ról zapewnia spójność w całej organizacji.

4. Łatwe zarządzanie systemem

Nadawanie uprawnień nowym pracownikom lub ich zmiany w obecnym w zespole są w łatwy sposób zarządzane bezpośrednio z systemie.

Podsumowanie

Wdrożenie ról użytkowników w fireTMS stało się fundamentem budowy bezpiecznej i skalowalnej organizacji. Firma odeszła od modelu pełnej widoczności danych, zastępując go precyzyjnym i w pełni kontrolowanym systemem uprawnień. Efekt to wyższy poziom bezpieczeństwa, mniejsze ryzyko i większa zgodność procesowa przy wykonaniu codziennych zadań na każdym stanowisku. Jest to możliwe dzięki odpowiedniej strukturyzacji która rośnie razem z organizacją.