fireTMS in der Systemintegration: Prozesse automatisieren und Zeit sparen mit APIs
Für Fertigungsunternehmen mit eigener Transportabteilung sowie für Unternehmen, die Subunternehmer einsetzen, ist die Datenkonsistenz zwischen den Systemen von entscheidender Bedeutung. Die Komplexität der Prozesse – vom Auftragseingang über die Produktion bis hin zur Lieferung und Rechnungsstellung – erfordert häufig den Einsatz mehrerer IT-Lösungen. Ihre mangelnde Integration führt zu Doppelarbeit, Fehlern und langsameren Abläufen. Das war die Herausforderung für ein Fertigungsunternehmen mit einer Transportabteilung, die einen Fuhrpark von etwa 40 Fahrzeugen verwaltet und mit Subunternehmern zusammenarbeitet. Ein Hauptziel war es, den Datenfluss zwischen den drei Systemen zu vereinheitlichen: für Fertigungsaufträge, für die Rechnungsstellung und für das Transportmanagement.
Das Problem
Das Unternehmen führte seine Vorgänge über mehrere unabhängige Systeme durch, was zu folgenden Problemen führte:
- Die Notwendigkeit, Daten zu Transportaufträgen, die bereits im Produktionssystem vorhanden waren, manuell einzugeben
- Manuelles Ausstellen und Versenden von Rechnungen – getrennt im Buchhaltungssystem und im Transportsystem
- Risiko von Fehlern und Dateninkompatibilität zwischen Systemen
- Der wertvolle Zeitaufwand der Mitarbeiter für sich wiederholende, manuelle Aufgaben
Die Lösung: API fireTMS
Dies ermöglichte die Automatisierung von zwei Schlüsselbereichen:
Automatische Eingabe von Transportaufträgen aus dem Produktions- und Bestellsystem direkt in fireTMS, ohne dass eine manuelle Datenerfassung notwendig ist- Rechnungssynchronisation: In fireTMS erstellte Rechnungen wurden automatisch im externen Buchhaltungssystem bestätigt, was eine konsistente und schnelle Rechnungsstellung ermöglichte
Geschäftliche Auswirkungen der Umsetzung
Die Implementierung von fireTMS über eine offene API hat greifbare Vorteile gebracht:
Zeitersparnis
Durch die Prozessautomatisierung ist es nicht mehr notwendig, Daten zwischen den Systemen umzuschreiben. Die Mitarbeiter gewannen mehr Zeit für Betriebs- und Kontrolltätigkeiten, anstatt sich wiederholende Aufgaben auszuführen.
Fehlerreduzierung
Durch die Synchronisierung der Daten zwischen den Systemen wurden typische Fehler bei der manuellen Transkription (z. B. Fehler bei Bestellnummern oder Rechnungsbeträgen) vermieden.
Beschleunigung des Rechnungsstellungsprozesses
Dank der Integration können Rechnungen fast sofort nach Abschluss des Transports erstellt und versandt werden, was den gesamten Abrechnungszyklus beschleunigt.
Verbesserte Auftragsverwaltung
Das Team hat einen vollständigen und aktuellen Überblick über den Transport- und Dokumentenstatus, ohne sich in mehrere Systeme einloggen zu müssen. Alles ist zentral in fireTMS verfügbar.