fireTMS w Spedycji: Skrócenie Cyklu Fakturowania i Poprawa Cashflow
W dynamicznym środowisku branży TSL szybkość operacyjna przekłada się bezpośrednio na wynik finansowy. Im szybciej firma wystawia faktury, tym szybciej pojawia się wpływ na konto. Jednak wiele firm spedycyjnych wciąż traci dni – a czasem tygodnie – czekając na dokumenty od przewoźników. Właśnie z takim wyzwaniem zmagała się średniej wielkości firma spedycyjna, która postawiła na rozwiązania klasy enterprise: w firmie system fireTMS i korzysta z narzędzia, jakim jest Portal przewoźnika. Efekt? Przejrzysty proces, pełna automatyzacja dokumentów i znaczące skrócenie cyklu fakturowania.
Problem
Dotychczas dokumenty przewozowe (CMR) oraz faktury od przewoźników były przesyłane różnymi kanałami – najczęściej e-mailem. Skutkowało to:
- brakiem centralizacji dokumentów
- opóźnieniami w kompletowaniu wymaganych załączników
- przeciążeniem pracowników operacyjnych i księgowości
Rozwiązanie: Portal przewoźnika fireTMS
Rozwiązanie oparte jest na prostej zasadzie
Każde zlecenie transportowe w systemie posiada unikalny link do uzupełnienia dokumentacji, który jest automatycznie generowany i może być przekazany przewoźnikowi- Przewoźnik w intuicyjnym formularzu może załączyć skan CMR
- Przewoźnik w intuicyjnym formularzu może załączyć fakturę z uzupełnionymi danymi (np. numer zlecenia, kwoty)
- Dokumenty są automatycznie przypisywane do zlecenia w systemie i natychmiast widoczne dla odpowiednich działów
Efekty biznesowe wdrożenia
Już po wdrożeniu firma zauważyła wymierne korzyści operacyjne i finansowe:
Skrócenie czasu fakturowania
Zautomatyzowany obieg dokumentów pozwolił na wystawienie faktury nawet tego samego dnia, w którym zakończono transport – bez czekania na e-maile i ręczne przypisywanie dokumentów.
Poprawa płynności finansowej
Skrócony cykl fakturowania oznacza wcześniejsze wpływy od klientów, co w bezpośredni sposób wpłynęło na lepszy cashflow i możliwość efektywniejszego zarządzania kapitałem obrotowym.
Odciążenie zespołów operacyjnych i księgowych
Zespół nie musi już ponaglać przewoźników za dokumentami ani przypisywać plików ręcznie. Proces jest zautomatyzowany, co zmniejsza liczbę błędów i oszczędza roboczogodziny.
Lepsza współpraca z przewoźnikami
Intuicyjny portal, niewymagający logowania, znacząco ułatwił przewoźnikom przesyłanie dokumentów. Dzięki temu poprawiła się również komunikacja i relacje z partnerami transportowymi.
