Jak podporují výkazy v systému fireTMS rozhodování v oblasti přepravy a spedice?

Výkazy v přepravních a spedičních společnostech jsou základním nástrojem pro kontrolu práce a výsledků společnosti. Nejenže pomáhají při přijímání klíčových obchodních rozhodnutí, ale také poukazují na oblasti, které je nutné zlepšit. Díky automatizaci výkaznictví můžeme dosáhnout výrazné časové úspory, protože odpadá ruční vyhledávání a následné shromažďování údajů z různých systémů, tabulkových programů nebo listinných dokumentů. Dnes vám vysvětlíme, jak může být správa přepravy a spedice jednodušší díky výkazům, které jsou v systému fireTMS generovány automaticky.

Problémy se správou přepravy a spedice

Přepravní a spediční společnosti se často potýkají s rozptýlením údajů, platností informací a listinnými dokumenty. Nemožnost rychle připravit výkaz nebo získat přístup k aktuálním údajům může ovlivnit rychlost a kvalitu přijímání rozhodnutí, což následně ovlivňuje fungování společnosti a také její finance.

Rozptýlení údajů na mnoha místech

Jednou z největších výzev v odvětví přepravy a spedice je rozptýlení informací. Údaje jsou uchovávány v různých systémech, tabulkových a databázových programech nebo dokonce v kancelářských pořadačích, což rychlé získání informací významně ztěžuje. Nedostatečná provázanost a integrace systémů vede k chaosu a nedostatečné koordinaci činností společnosti. Neefektivní výměna informací v rámci společnosti má vliv na vznik problémů v každé fázi realizace zakázek, od jejich přijetí přes plánování a samotnou realizaci až po vyúčtování.

Nedostatek podrobných výkazů

Přepravní a spediční společnosti mají často problémem s rychlým a efektivním vykazováním práce a také příjmů nebo zisků. Zatímco přístup k většímu množství údajů a výkazů pomáhá řešit mnoho problémů, které se vyskytují při plánování a následné realizaci zakázek. Zavedení analytických nástrojů umožňuje kontrolovat každou fázi práce a efektivněji plánovat následné činnosti, např. získávání nejziskovějších zakázek, optimalizaci provozních nákladů nebo rozhodování o dalším rozvoji společnosti.

Problém s platností údajů a informací

Dalším z problémů přepravního a logistického oboru je doba potřebná k získávání informací o plnění objednávek. Z povahy práce vyplývá, že stavy z trasy, přehledy provozních nákladů nebo informace o rentabilitě jsou předávány se zpožděním. To velmi silně ovlivňuje nejen vztahy se zákazníky, ale také rozhodování společnosti o přijímání zakázek a plánování práce. Neaktuální údaje mohou mít také dalekosáhlé finanční důsledky – v případě zpoždění při poskytování informací z trasy, např. o spotřebě paliva nebo termínech dokončení zakázek, může mít negativní vliv na likviditu.

Delší čas na rozhodování

Rychlé rozhodování, jež je založeno na údajích, nikoli na pocitech nebo zkušenostech z minulosti, je nezbytnou součástí efektivního řízení společnosti. Stanovení akčního plánu na základě neaktuálních nebo odhadovaných údajů je velmi riskantní, protože může vést k: přijetí nerentabilních zakázek, příliš velkému nebo příliš malému pracovnímu vytížení, zpoždění v realizaci přepravy nebo nepříznivým finančním rozhodnutím. Odkládání rozhodnutí na druhou stranu způsobuje, že nové zakázky a obchodní příležitosti k rozvoji společnosti unikají. 

A přitom díky přístupu k aktuálním a přesným informacím lze minimalizovat riziko chybných rozhodnutí a odhalit nové obchodní příležitosti. Klíčovým prvkem moderního řízení v přepravě a spedici je automatizovaná tvorba výkazů.

Automaticky generované výkazy v systému fireTMS 

Odpovědí na potřebu přístupu k automaticky generovaným výkazům, jež jsou založeny na spolehlivých a aktuálních údajích, je systém fireTMS pro správu přepravy a spedice. Naše řešení shromažďuje všechny informace o fungování společnosti na jednom místě: údaje o zakázkách, harmonogramy vozidel a řidičů, informace o trasách a průběžně aktualizované stavy zakázek. Kromě toho jsou shromažďovány finanční údaje – o plánovaných a reálných nákladech na přepravu a také o příjmech. Na tomto základě generuje systém fireTMS průběžně výkazy o klíčových ukazatelích společnosti, které lze kontrolovat jak v systému, tak exportovat do souborů XLS.

Výkazy v systému fireTMS můžeme rozdělit do několika typů:

• obecné – ty obsahují informace, které jsou důležité jak pro přepravní, tak pro spediční společnosti,
• pro přepravu – ty se věnují oblastem, které jsou důležité pro přepravní společnosti,
• spediční – ty se věnují se oblastem, jež jsou v centru zájmu spedičních společností.

Navíc je v systému fireTMS dostupný také účetní výkaz, tedy shrnutí finančního výsledku společnosti, jež je založeno výhradně na účetních dokladech.

Obecné výkazy v systému fireTMS

Obecné výkazy jsou dostupné jak pro přepravní, tak pro spediční společnosti. Jsou věnovány základním ukazatelům působení společnosti bez ohledu na její charakteristiku. Díky nim lze průběžně kontrolovat finanční situaci, především mít náhled na náklady a příjmy a také přijímat rozhodnutí na základě konkrétních potřeb společnosti.

Mezi obecnými výkazy najdeme:

• výkaz denních obratů – obsahuje informace o nákladech a příjmech celé společnosti ve zvoleném období rozdělené podle dnů; lze jej použít také k ověření: provizí, marží, počtu zakázek a nákladů,
• výkaz obratu a provizí rozdělený podle poboček – obsahuje stejné údaje jako výkaz denních obratů, ale rozdělený podle jednotlivých poboček společnosti, 
• výkaz zákazníků – umožňuje zjistit, jaké výše dosáhly v daném období příjmy, provize a marže rozdělené podle zákazníků společnosti, a navíc také zobrazit počet zakázek, nákladů a celkový počet kilometrů, jež byly ujety pro daného zákazníka (celkem, s nákladem, dojezd k trase); to vše umožňuje třídit zákazníky, např. od těch s nejlepšími maržemi, nebo těch, kteří generují nejnižší náklady,
• výkaz o interní výměně/burze – umožňuje zjistit, kolik nákladů zpracovaly specializované pracovní skupiny společnosti, které používají interní výměnu/burzu, a jaké vytvořily příjmy.

Výkazy pro přepravní společnosti

Tato skupina výkazů je určena výhradně pro přepravní společnosti a v systému fireTMS je dostupná pouze v zobrazení přepravce. Díky ní lze průběžně sledovat práci řidičů v dané společnosti, kontrolovat náklady, které generuje flotila vozidel, a také její rentabilitu. Tím pádem je snadnější přijímání příslušných rozhodnutí o prodeji, nebo nákupu vozidel, přijímání dalších zaměstnanců, nebo naopak o omezování nákladů.

Přepravní výkazy v systému fireTMS zahrnují:

• výkaz nákladů na flotilu vozidel – ukazuje náklady na realizaci zakázek ve zvoleném období rozdělené na vozidla, návěsy a řidiče,
• výkaz rentability flotily vozidel – kromě nákladů obsahuje také příjmy a zisky ze zakázek v daném období a také další údaje o ujetých kilometrech, díky čemuž lze tyto hodnoty ověřit podle rozdělení na vozidla, návěsy a řidiče, 
• výkaz zakázek vlastní flotily vozidel – ukazuje počet zakázek, ujeté kilometry, kilometry ujeté při dojezdu k trase, příjmy a náklady podle rozdělení na vozidla, 
• výkazy knih jízd – obsahují informace z knih jízd o: ujetých kilometrech, nevytížených kilometrech, spotřebovaných pohonných hmotách, spotřebě pohonných hmot ve srovnání s normou, průměrné spotřebě pohonných hmot, nákladech, příjmech a provizích; výkazy se vztahují zvlášť k řidičům a vozidlům a na jejich základě lze ověřit stav flotily vozidel a také styl práce řidičů.

Výkazy pro speditéry

Spediční společnosti také potřebují údaje, které se vztahují k specifickým aspektům jejich práce. A proto lze v zobrazení speditéra v systému fireTMS najít speciální výkazy, které ukazují klíčové aspekty práce spediční společnosti. To je podstatné zejména pro správné řízení týmu speditérů, lepší výběr přepravců, kteří se zabývají realizací zakázek, a optimalizaci nákladů na jejich realizaci.

Výkazy pro spedici v systému fireTMS:

• výkaz speditérů – ukazuje dosažené finanční výsledky a počet zakázek a nákladů rozdělené podle jednotlivých speditérů ve společnosti, díky čemuž lze ověřit kvalitu práce osob, jež jsou zaměstnány ve společnosti,
• výkaz dopravců – ukazuje finanční výsledky (včetně nákladů, příjmů a provizí) a také objem práce vykonané externími dopravci, kteří spediční zakázky realizují.
• výkaz externích vozidel – umožňuje kontrolovat, jak vypadala práce přepravců (počet zakázek a nákladů, ujeté kilometry a kilometry dojezdu k trase) při realizaci spedičních zakázek, a to podle rozdělení na konkrétní vozidla.

Účetní výkaz

Posledním z výkazů, které lze najit v systému fireTMS, je účetní výkaz. Jedná se o užitečný nástroj jak pro účetní oddělení, tak pro vedení společnosti, protože obsahuje finanční údaje z účetních dokladů zadaných nebo vystavených v systému. Tím pádem umožňuje průběžně sledovat, jak se vyvíjejí finanční výsledky společnosti v daném období.

Efektivní řízení a rychlé rozhodování díky systému fireTMS

Díky systému fireTMS získávají přepravní a spediční společnosti nástroj, který nejenže organizuje údaje, ale také umožňuje jejich efektivní využití během provádění každodenních operací.

Systém fireTMS je integrován s několika desítkami telematických systémů GPS, což umožňuje přesné monitorování přepravy a předávání údajů o realizaci zakázky přímo do systému TMS. Kromě toho mohou řidiči také účinně aktualizovat stavy zakázek pomocí mobilní aplikace fireTMS Driver. V souvislosti s tím mají speditéři a dispečeři dostupné takové údaje, jako jsou ujetá trasa nebo prováděné činnosti (např. celní odbavení, nakládka, vykládka). Systém fireTMS takto získané údaje automaticky zohledňuje ve výkazech. Což způsobuje, že přístup k ověřeným údajům snazší a rychlejší. To se projevuje zkrácením doby rozhodování a zlepšením standardů řízení, což přímo ovlivňuje organizaci práce ve společnosti, lepší obsluhu zákazníků a s tím související – schopnost společnosti zvyšovat tržby.

Chcete zjistit, jak vypadá každodenní práce se systémem fireTMS? Vytvořte si účet zdarma a zahajte 14denní testování systému.