Přesné a správně vyplněné přepravní a spediční zakázky jsou základem efektivně fungujícího byznysu v odvětví TSL. Dokonce taková malá chyba, jakou je nesprávná hmotnost nákladu, nebo nepřesná adresa, může vést k nákladným omylům. Podobný význam může mít také nepřesná komunikace mezi speditéry, přepravci a řidiči. A právě proto zavádějí moderní systémy pro správu přepravních zakázek, jako je systém fireTMS, pokročilá IT řešení, která každodenní práci usnadňují.
V tomto textu prezentujeme praktické způsoby zefektivnění správy zakázek pomocí systému fireTMS. Díky nim můžete zvýšit provozní efektivitu, omezit náklady a optimalizovat přepravní procesy.
Odvětví přepravy a spedice čelí mnoha výzvám, které přímo ovlivňují efektivitu správy zakázek. Jedním z největších problémů je velká konkurence na trhu, která vede ke snižování cen za přepravu. Společnosti často nabízejí služby pod hranicí rentability, což celé odvětví z dlouhodobého hlediska destabilizuje. Přepravní společnosti se zároveň potýkají s rostoucími provozními náklady. Další velkou výzvou jsou problémy s likviditou. Lhůta splatnosti vystavených faktur může dosahovat až 90 dnů, zatímco průběžné náklady na obsluhu zakázky musí hradit přepravní společnosti z vlastních zdrojů.
Správu spedičních zakázek komplikuje také otázka dokumentace. Některé spediční společnosti vyžadují dodání konkrétních dokumentů v krátké lhůtě. Nedodržení těchto požadavků může mít za následek finanční poplatky za každý den zpoždění. Významným problémem je také nespolehlivý systém oběhu informací. Chybějící koordinace mezi speditéry a přepravci vede ke zpoždění při nakládce a vykládce.
V případě spolupráce s více dodavateli a přepravci se koordinace logistických procesů stává obzvláště obtížnou. Bez vhodného systému pro správu přepravních zakázek mohou takové úkoly, jako jsou efektivní plánování přepravy, plánování tras, snižování počtu prázdných jízd a monitorování plateb, rychle přesáhnou kapacitní možnosti společnosti. Výše uvedené problémy ukazují, jak je důležité zavedení moderního systému pro správu přepravy a spedice, který automatizuje procesy, minimalizuje riziko chyb a zvyšuje provozní efektivitu.
Systém fireTMS nabízí komplexní řešení problémů se správou přepravních a expedičních zakázek. Umožňuje realizovat kompletní přechod z listinné dokumentace na digitální, díky čemuž jsou všechny dokumenty, které souvisejí se zákazníky, řidiči a vozidly shromážděny v jednom systému. Což způsobuje, že je práce mnohem lépe uspořádaná a každodenní úkoly lze plnit rychleji a efektivněji.
Jednou z klíčových výhod systému fireTMS je jednoduchá příprava přepravních zakázek. Systém umožňuje efektivní zadávání dat formou automatického importu zakázek pomocí AI. Navíc umožňuje snadný kontakt s přepravcem, např. díky zasílání zakázek e-mailem, nebo prostřednictvím řidiče, s využitím aplikace fireTMS Driver. Což v konečném výsledku znamená efektivní a rychlou správu zakázek – jak spedičních, tak přepravních. Kromě toho pomáhá při sledování stavu realizace zakázek.
Moderní systémy pro správu přepravy nabízejí funkce, které správu zakázek reálně zlepšují. Systém fireTMS má samozřejmě k dispozici sadu nástrojů, které každodenní práci v této oblasti automatizují a minimalizují nutnost provádění zdlouhavých a časově náročných úkonů.
Systém fireTMS poskytuje možnost spravovat přepravní (interní) a spediční (externí) zakázky na jednom místě. Systém shromažďuje všechny údaje, které se týkají přepravy, včetně údajů o nákladech, přepravcích, vozidlech, řidičích, a dokonce o trasách. Díky skutečnosti, že tyto informace lze v systému přiřadit k dokumentům, je příprava podrobných zakázek velmi snadná a údaje není nutné zdlouhavě přepisovat. Systém kromě toho usnadňuje komunikaci s přepravci a řidiči, díky čemuž lze snáze sledovat realizaci zakázek a také zrychlit jejich vyúčtování.
Jedním z největších zjednodušení, která se týkají správy zakázek v systému fireTMS je AI asistent, který je dostupný v balíčku Enterprise. Pomocí tohoto nástroje lze zakázky automaticky importovat do systému. Asistent dokáže číst data z textových souborů (např. PDF, DOCX nebo TXT), skenů a fotografií (formáty JPEG, PNG a GIF) nebo e-mailů (EML). Stačí nahrát jeden z výše uvedených dokumentů a asistent během krátké chvíle načte data a připraví v systému nový náklad. Nástroj rozeznává názvy nákladů, data a adresy nakládky a vykládky, rozměry, hmotnost a také čísla nákladů zákazníka. AI asistent navíc pracuje také s dokumenty v cizích jazycích, což je neocenitelné při mezinárodních zakázkách.
Kromě podstatného zrychlení při zadávání nových nákladů do systému, asistent minimalizuje riziko chyb, kterých se lze dopustit při ručním přepisování údajů, a umožňuje zaměstnancům soustředit se na ostatní důležité úkoly.
Funkce šablona nákladů v systému fireTMS zrychluje zadávání opakujících se zakázek pro stálé zákazníky. Na základě jednou zadaného nákladu lze vytvořit vlastní šablonu, ve které jsou uloženy opakující se údaje pro konkrétní typ zakázky. Kromě údajů smluvního partnera lze v šabloně uložit všechny klíčové informace včetně podrobné trasy. To umožňuje významně zrychlit zadávání přepravních zakázek a udržet vysoký standard dokumentace díky skutečnosti, že jsou přepravcům a řidičům poskytovány podrobné informace.
V případě spedičních zakázek je velmi důležitým hlediskem udržení dobré komunikace mezi speditérem a přepravcem. Systém fireTMS má k dispozici několik nástrojů, které vám s tím pomohou. Kontakt s přepravcem si můžete usnadnit především díky funkci odesílání zakázek přímo ze systému na e-mailovou adresu přepravce. To umožňuje vyhnout se časově náročnému stahování dokumentů a jejich ručnímu odesílání z vaší e-mailové schránky.
Druhým usnadněním, které zlepšuje kontakt, je Portál dopravce, tedy řešení, pomocí něhož může přepravce odesílat přepravní doklady přímo do systému fireTMS a také doplňovat fakturační údaje. To zase umožňuje omezit byrokracii, která souvisí s vyřizováním dokumentů po ukončení zakázky, a také zrychluje vyúčtování a platby za poskytnuté služby.
Neméně důležitým hlediskem v procesu správy zakázek je efektivní komunikace mezi přepravní společností a řidičem, který je na cestě. Díky aplikaci fireTMS Driver lze udržovat průběžný kontakt s řidičem, a to s použitím chatu a odesíláním zakázek. Na druhou stranu řidič může do systému odesílat skeny přepravních dokladů. Aplikace tím pádem pomáhá při monitorování trasy a stavu realizace zakázek, přičemž zrychluje jejich vyřízení. Další výhodou systému fireTMS Driver je také možnost okamžitě reagovat na nepředvídatelné situace na trase.
Když to shrneme, je efektivní správa zakázek základem úspěchu každé spediční a přepravní společnosti. Je nepochybné, že tradiční metody, jež jsou založeny na tabulkách nebo kalendářích, už nejsou, v důsledku rostoucí konkurence a zvyšujících se provozních nákladů, dostačující. Systém fireTMS je naopak komplexním řešením, které díky svým moderním funkcím a nástrojům pomáhá řešit běžné problémy, které se v oboru často vyskytují.
Systém především shromažďuje všechny údaje, jež se týkají zakázek, na jednom místě, což výrazně omezuje riziko vzniku chyb a omylů. Díky AI asistentovi zabírá zadávání nákladů pouhých několik sekund. Šablony nákladů kromě toho zrychlují proces zpracování opakujících se zakázek a Portál dopravce společně s aplikací fireTMS Driver zajišťují plynulou komunikaci mezi všemi účastníky přepravního procesu.
Chcete si vyzkoušet, jak systém fireTMS funguje v praxi? Vytvořte si účet zdarma, využijte 14denní zkušební období a zjistěte, jak vypadá kvalitní správa objednávek.
Pravidelně přinášíme informace o našem systému a na téma odvětví TSL..
Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte v obraze
Tým fireTMS
Tento článek napsal tým fireTMS na základě svých znalostí, zkušeností a porozumění odvětví TSL.
Celosvětové trendy a dostupná řešení ukazují, že ke zvýšení efektivity podniků v posledních letech přispívá především digitalizace a investice do moderních IT systémů. Zjistěte, jak mohou inteligentní dopravní systémy zlepšit logistiku vaší společnosti, zvýšit efektivitu a snížit provozní náklady. Co je to dopravní systém a jaký je jeho význam pro podnikání? Dopravní systém, zkráceně TMS […]
10 minuty čtení
