Portál dopravce: snadné zasílání dokumentů spedičním firmám po dokončení zakázky

Vyřízení dokončených spedičních zakázek často vyžaduje značné množství času a práce při zpracování a evidenci dokumentů zaslaných dopravcem. Co udělat pro usnadnění práce, digitalizaci dokumentů a automatizaci vystavování faktur? Použijte portál dopravce v systému fireTMS.

Čím je Portál dopravce?

Portál dopravce je funkce systému fireTMS, která urychluje kontakt mezi spediční firmou a dopravcem a umožňuje nahrávat dokumenty po dokončení zakázky přímo do systému.

Co lze předávat prostřednictvím Portálu dopravce?

• Sken faktury za provedenou objednávku
• Sken CMR a přepravních dokumentů
• Doplňující fakturační údaje

Portál dopravce je nejen pohodlné řešení, které snižuje počet papírových dokumentů, které je třeba archivovat, ale také urychluje práci. Jelikož portál umožňuje dopravci snadno nahrát požadované dokumenty, může se spediční firma s dopravcem rychle za objednávku vyrovnat.

Jak nastavit portál dopravce?

Pro nastavení portálu dopravce vyberte v nabídce možnost Konfigurace, a poté Konfigurace systému. Jakmile se dostanete na požadovanou obrazovku, klikněte na záložku Obsluha objednávek, a poté na políčko Portál dopravce.

Jakmile se zobrazí systémové okno, lze nastavit fungování tohoto nástroje. Kromě možnosti aktivování portálu můžete nastavit některé užitečné funkce, jako např.:

• odkaz na portál na výtisku objednávky pro dopravce,
• zasílání oznámení spediční firmě, jakmile dopravce nahraje dokumenty,
• vyžadovaný sken faktury v dokumentech zaslaných dopravcem,
• možnost úpravy částky na faktuře ze strany dopravce.

Po aktivaci portálu dopravce, bude dostupný všem dopravcům. Pokud potřebujete vyloučit přístup pro vybrané dopravní společnosti, přejděte do kartotéky vybraného dopravce (Soubory >> Dopravci) a v sekci Údaje dopravce odznačte políčko Použijte portál pro dopravce.

Jak používat Portál dopravce?

Pokud jste spediční firma, je používání portálu dopravce téměř automatické. Od okamžiku aktivace této funkce budou dopravci dostávat odkazy na portál v e-mailech s objednávkami. Spediční firma bude muset pouze přijmout doklady do systému fireTMS. Skeny budou viditelné v seznamu objednávek (Objednávky v realizaci nebo Všechny objednávky), v zobrazení vybrané objednávky a v zobrazení nákupní faktury. Na tomto základě systém doplní údaje do připravované nákupní faktury, kterou spediční firma pouze schvaluje a registruje.

Pokud jste dopravce, dostanete v obdržené objednávce odkaz na Portál dopravce, kde můžete vyplnit požadované dokumenty. Důležité je, že dopravce nemusí pracovat se systémem fireTMS, aby mohl portál používat, takže pro přidání a odeslání souborů spediční firmě stačí kliknout na odkaz v obdrženém e-mailu nebo na výtisku objednávky, pokud spediční firma tuto možnost ve fireTMS nastavila.

Jaké výhody vám Portál dopravce přináší?

Portál dopravce je nástroj, který výrazně zefektivňuje práci spedičních firem a dopravců. A z toho plynou další výhody pro vaši společnost.

Výhody Portálu dopravce

• Úspora času – dopravce může okamžitě po dokončení objednávky poskytnout všechny požadované dokumenty.
• Úspora práce – vyřizování elektronických dokumentů, které jsou okamžitě vloženy do systému TMS, nevyžaduje tolik práce jako vyřizování dokumentů v papírové podobě.
• Zlepšení komunikace s dopravci – díky přesunu pracovních postupů na internet.
• Zlepšení obchodních vztahů s dopravci – rychlejší účetní zpracování objednávek může urychlit termíny plateb za poskytnuté dopravní služby.

Zaujala vás možnost zefektivnit práci pomocí systému fireTMS? Vytvořte si účet a vyzkoušejte si zdarma náš systém na 14 dní!