Přesný výpočet nákladů na trasu přepravu nákladů jak ve fázi plánování, tak během účtování a fakturace zakázky je klíčem k finanční stabilitě přepravní společnosti. V tomto procesu musí být zohledněny nejen náklady na pohonné hmoty, které tvoří významnou část rozpočtu, ale také provozní náklady, mzdy, licence, pojištění nebo leasing. Efektivní správa financí vyžaduje přesné určení fixních nákladů na vozidlo za den, mzdy řidiče a také spotřeby paliva přepočtené na ujetý kilometr. Systém fireTMS obsahuje nástroje, které tyto úkoly podstatně usnadňují.
Přepravní společnosti se každodenně potýkají s problémy, které souvisejí s kontrolou likvidity. Znalost problémů, které z nich vyplývají, je prvním krokem k efektivní správě firemních výdajů.
Určení reálných nákladů, které vznikají v přepravní společnosti, je mnohem složitější úkol, než by se mohlo zdát. Po zohlednění těch zřejmých, jako jsou náklady pohonné hmoty, mzdy řidičů nebo mýtné, je nutné připočítat také již obtížněji odhadnutelné náklady na odpisy. Problém se komplikuje, pokud nelze jednoznačně určit, jak dlouho bude vozidlo používáno k přepravě.
Konečné výpočty významně ovlivňuje také způsob pořízení vozidel – nákup za hotové, úvěr nebo různé druhy leasingu. Nepředvídané události během realizace zakázek zase často vedou ke zvýšení nákladů na realizaci konkrétních zakázek. Další výdaje mohou vzniknout například v důsledku poruch, kolizí a nehod nebo například nemoci řidiče.
Prázdné jízdy jsou jedním z nejnákladnějších problémů v silniční přepravě. Plánování tras bez profesionálních nástrojů má zase vliv na zvýšenou spotřebu paliva, náklady na nějž mohou tvořit přibližně ⅓ celkových nákladů na přepravu. Správná optimalizace přepravy umožňuje zmenšit vzdálenost, kterou vozidla ujedou, což znamená snížení spotřeby paliva, a tím také provozních nákladů.
Zvyšování ziskovosti flotily vozidel musí být, s ohledem na nízké marže v odvětví TSL, prioritou každé přepravní společnosti. Tomu napomáhá neustálá kontrola výdajů. Velkým problémem jsou chybějící vhodné nástroje pro interpretaci údajů a efektivní monitorování flotily vozidel, což znemožňuje kontrolu nákladů, a tím pádem snižuje efektivitu správy vlastní ziskovosti.
Dalším z palčivých problémů v oblasti dopravy jsou zpožděné platby za vystavené faktury a také dlouhé lhůty pro splácení závazků. Zpoždění a platby faktur na poslední chvíli způsobují pokles likvidity. Společně s tím se objevuje přímé ohrožení platební schopnosti přepravních společností.
Systém fireTMS obsahuje nástroje pro přesnou kalkulaci nákladů na přepravu, které umožňují efektivně spravovat výdaje a maximalizovat zisk z každé zakázky.
Předpokládané náklady na zakázku jsou v systému fireTMS automaticky doplňovány systémem již ve fázi zadávání zakázky. K tomu systém využívá provozní náklady vybraného vozidla a sazby určeného řidiče a vypočítává celkovou částku na základě míst nakládky a vykládky a také podle zvolené trasy. Navíc zohledňuje polohu vozidla určeného k přepravě, díky čemuž automaticky vypočítává náklady na cestu do místa nakládky.
Pokud chcete využít přesnou kalkulaci nákladů v systému fireTMS v praxi, stačí přejít na plánování trasy pomocí map. Mapy Here v systému fireTMS umožňují přesný výpočet nákladů na trasu se zohledněním takových parametrů, jako jsou: náklady na litr paliva, spotřeba pohonných hmot vozidla, fixní náklady na vozidlo za den, mzdy řidičů a ostatní dodatečné výdaje. Systém automaticky vypočítá náklady na cestu pro každou variantu trasy, přičemž zohlední také mýtné. V přehledu variant, které jsou prezentovány v systému, jsou uvedeny náklady s rozdělením na tuzemské a zahraniční úseky. Systém navíc zohledňuje taková dopravní omezení provozu nákladních vozidel, jako je výška viaduktů nebo povolená hmotnost vozidel.
Více informací o určování tras pomocí map najdete v našem článku.
Po vytvoření zakázky se všechny informace o předpokládaných nákladech nacházejí v zobrazení zakázky v záložce Finanční údaje. Po uzavření zakázky řidičem se na stejném místě zobrazí skutečný počet ujetých kilometrů. Předpokladem fungování této funkce je integrace systému fireTMS s telematikou GPS vozidla, která předává stav tachometru vozidla. Díky této skutečnosti lze ověřit přesnost odhadovaných výpočtů a zkontrolovat jejich vliv na výslednou provizi.
Výkaz Náklady na flotilu vozidel v systému fireTMS ukazuje podrobné údaje, které se týkají provozních nákladů vozidel s rozdělením na jednotlivé druhy výdajů. Díky této skutečnosti lze vypočítat spotřebu paliva podle kilometrů ze zakázek nebo přímo z údajů GPS. Výkaz Ziskovost flotily vozidel naopak ukazuje údaje, které se týkají využití a ziskovosti vlastních vozidel na základě informací ze zakázek a zadaných nákladů. Jsou zde klíčové ukazatele pro každé vozidlo: příjmy na kilometr, náklady na kilometr a zisk na kilometr. Díky těmto přepravním výkazům můžete lépe spravovat výdaje své flotily vozidel a přijímat rozhodnutí o její optimálním využití.
Stává se, že se řidiči z různých důvodů odchýlí od naplánované trasy, a tím pádem zvyšují náklady na pohonné hmoty. V rámci prevence proti této situaci sleduje systém fireTMS pomocí funkce Reálné trasy, zda řidič jede po vyznačené trase. V systému lze nastavit šířku dopravního koridoru, kterým má řidič projíždět. Pokud se vozidlo odchýlí od naplánované trasy o větší než povolený počet kilometrů, odešle systém dispečerovi e-mailové oznámení a tuto událost zaznamená. Díky této skutečnosti lze rychle a efektivně reagovat, pokud k takové události dojde.
Další z funkcí systému fireTMS, která pomáhá spravovat provozní náklady, je import nákladů z palivových karet ze souborů CSV nebo XLS. Tato funkce umožňuje rychlé zadávání údajů z palivových karet a ostatních externích dokladů do systému. Systém automaticky přiřazuje náklady do příslušných kategorií a při prvním importu propojuje druhy nákladů ze souboru s těmi, které jsou v systému. Díky této skutečnosti lze zlepšit správu nákladů na přepravu a zreálnit odhadované náklady, které souvisejí s přijímání nových zakázek.
Likvidita je základem pro fungování přepravních společností. Systém fireTMS také poskytuje osvědčené nástroje pro efektivní správu výdajů a příjmů.
Klíčovým prvkem kontroly financí společnosti je pravidelný přístup k údajům o příjmech a provizi získané ze zakázek. V systému fireTMS lze najít průběžně generovaný finanční výkaz Obraty a provize podle poboček, který ukazuje výsledky všech poboček společnosti. Tento výkaz obsahuje klíčové ukazatele: náklady, příjmy, provize, marže a počet zakázek a nákladů. Údaje lze filtrovat podle kalendářních dat a exportovat do tabulkových procesorů, což usnadňuje analýzu efektivity společnosti s rozdělením na jednotlivé jednotky.
Součástí účinné strategie správy a optimalizace nákladů je také flexibilita a budování dobrých obchodních vztahů. A proto lze v systému fireTMS použít dvě řešení, díky nimž se zlepšují jak vztahy se smluvními partnery, tak likvidita. Prvním z nich je obchodní úvěr, tedy poskytnutí důvěryhodným partnerům delší lhůty na vypořádání plateb. Systém fireTMS disponuje nástrojem, díky němuž lze automatizovat správu úvěrových limitů konkrétních partnerů nebo celých skupin.
Sleva naopak umožňuje zrychlenou platbu, a to díky poskytnutí dohodnuté slevy, např. v rozmezí 1 % až 5 % za vyrovnání závazků před termínem, jenž je uveden na faktuře. Tato skutečnost je důležitá pro likviditu, zejména z toho důvodu, že v odvětví TSL jsou běžné velmi dlouhé lhůty splatnosti – dokonce 60–90 dnů po ukončení realizace zakázky. Slevu lze také v systému fireTMS použít v pohodlné podobě. Stačí, když při registraci nákupní faktury přidáte hodnotu slevy poskytnuté smluvním partnerem a ta bude automaticky zohledněna v částce k úhradě. Tím lze také usnadnit práci účetnímu oddělení, zrychlit platby a snížit provozní náklady.
Nedílnou součástí práce v přepravní společnosti je také péče o včasné vyúčtování se zákazníky. Systém fireTMS umožňuje automatizovat vymáhání pohledávek – systém automaticky generuje upomínky o nadcházejících a zpožděných platbách, a to na základě údajů z faktur a odesílá je příjemcům e-mailem. Díky této skutečnosti lze ušetřit čas, který musí být věnován pravidelné kontrole kalendáře a ručnímu odesílání upomínek. Automatické vymáhání pohledávek tak zvyšuje efektivitu vymáhání pohledávek.
Přesná kalkulace nákladů na dopravu je nutností pro každou společnost, která působí na trhu. Nízké marže v odvětví TSL způsobují, že se efektivní kontrola financí stává klíčovým prvkem správy a řízení. Systém fireTMS poskytuje řešení, která umožňují precizní správu příjmů a výdajů již ve fáze plánování zakázky a následně umožňují jejich přesnou kontrolu během realizace a usnadňují fakturaci.
Chcete zjistit, jak vám systém fireTMS pomůže spravovat finance ve vaší přepravní společnosti? Zaregistrujte se zdarma a zahajte 14denní zkušební období.
Pravidelně přinášíme informace o našem systému a na téma odvětví TSL..
Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte v obraze
Tým fireTMS
Tento článek napsal tým fireTMS na základě svých znalostí, zkušeností a porozumění odvětví TSL.
Celosvětové trendy a dostupná řešení ukazují, že ke zvýšení efektivity podniků v posledních letech přispívá především digitalizace a investice do moderních IT systémů. Zjistěte, jak mohou inteligentní dopravní systémy zlepšit logistiku vaší společnosti, zvýšit efektivitu a snížit provozní náklady. Co je to dopravní systém a jaký je jeho význam pro podnikání? Dopravní systém, zkráceně TMS […]
10 minuty čtení
