Jak se vyhnout 5 nejnákladnějším chybám v přepravních společnostech?

Ačkoli by se mohlo zdát, že přepravní společnosti přicházejí o nejvíce peněz kvůli závažným událostem, jako jsou například nehody, ve skutečnosti hrají klíčovou roli každodenní nedbalosti. Patří mezi ně: nedostatečné ověření obchodního partnera, vedení harmonogramů vozidel a řidičů na papírových listech, volba přepravních tras bez důkladnější analýzy, nedostatečné sledování přepravy a přijímání rozhodnutí bez přístupu k datům. Každý z těchto prvků se samostatně může jevit jako zvládnutelný, ale v dlouhodobém horizontu může účinně snižovat marži, zabírat cenný čas týmu a zkoušet trpělivost klientů. 

Dobrou zprávou je, že tyto ztráty lze snížit zefektivněním procesů a automatizací rutinních úkolů. Systém TMS, jako je fireTMS, shromažďuje klíčové informace na jednom místě, umožňuje kontrolovat procesy a poskytuje nástroje pro plánování, sledování vyřizování objednávek a analýzu výsledků. Níže popisujeme 5 nejnákladnějších chyb v přepravních společnostech a ukazujeme, jaké funkce systému fireTMS pomáhají se jim vyhnout.

Chyba 1. Nedostatečné ověřování obchodních partnerů

Neověření obchodních partnerů je jednou z nejzávažnějších chyb v přepravním odvětví. A to jak ve fázi dojednávání podrobností vyřízení objednávky, tak i při vystavování faktur za poskytnutou službu. To je obzvláště důležité, když společnost obsluhuje mnoho klientů, termín vyřízení objednávky je krátký a není dostatek času na ověření tradičními metodami.

Proč je nedostatečné ověřování tak drahé?

Pokud se neprovede kontrola důvěryhodnosti obchodních partnerů a před přijetím objednávky nejsou stanoveny zásady spolupráce, může to vést k následujícím problémům:

• opožděné platby a ohrožení finanční likvidity společnosti,
• práce navíc spojená s průběžným upřesňováním podrobností přepravy, a dokonce i sledováním plateb a vymáháním pohledávek,
• riziko nedodržení platebních termínů u velkého počtu klientů.

V přepravních společnostech je obzvláště důležité uplatňovat systémový přístup, tj. pravidelné ověřování klientů a vymáhání stanovených pravidel spolupráce. To je do značné míry umožněno automatizací těchto procesů, například díky investicí do systému TMS.

Jak systém fireTMS pomáhá ověřovat obchodní partnery?

Systém fireTMS pomáhá ověřovat obchodní partnery prostřednictvím mechanismů, které upravují pravidla spolupráce a automaticky je kontrolují. 

• Obchodní kredity a limity – v systému fireTMS můžete přiřadit jednomu klientovi nebo skupině obchodních partnerů kreditní limit či nastavit maximální hodnotu neuhrazených faktur. Po překročení jedné z těchto hodnot může systém zablokovat možnost vystavování dalších objednávek na základě nákladů dodaných tímto partnerem.
• Časově omezené ověření klientů – pro každého obchodního partnera lze nastavit dobu platnosti ověření. Pokud není včas obnovena, systém fireTMS zablokuje další spolupráci, dokud nebude znovu schválena.
• Ověření ve VIES – navíc si v systému fireTMS můžete při vystavení prodejní faktury ověřit obchodního partnera v databázi VIES.

Chyba 2. Chybějící dynamicky aktualizované harmonogramy vozidel a řidičů

Druhá chyba souvisí s klasickým problémem organizace práce v přepravní společnosti, která nedisponuje systémem pro řízení přepravy. Udržování harmonogramů vozidel a řidičů odděleně od systému pro správu zakázek může mít závažné důsledky, jako je například zpoždění při vyřizování objednávky nebo dokonce neposkytnutí služby. Jde především o to, že neexistuje jediný zdroj dat o vytíženosti vozidel a zaměstnanců, což s sebou nese vysoké riziko chyb, pokud jsou harmonogramy k dispozici v tištěné podobě (na papíře, na nástěnkách) nebo v programu Excel či jiném softwaru. Takovéto nevýhody se mohou proměnit ve skutečně velké problémy, zejména když je kvůli zpožděním, poruchám vozidel a dovoleným či nemocem zaměstnanců nutné rychle měnit plány.

Proč absence harmonogramů vozidel a řidičů generuje náklady?

Chybějící průběžně aktualizované harmonogramy obvykle vedou k následujícím problémům:

• prostoje vozového parku, když si dispečer nevšimne, že některá vozidla nemají přiřazené objednávky,
• přidělení několika objednávek najednou vozidlu nebo řidiči, kteří jsou již obsazeni,
• neefektivní komunikace s řidiči ohledně jejich pracovních harmonogramů,
• stanovování příliš krátkých termínů pro vyřizování objednávek a způsobování chyb v organizaci práce řidičů.

V důsledku toho tím trpí neefektivně pracující tým, který může být přetížen příliš velkým množstvím práce, ale také finance společnosti, protože nedostatek účinných nástrojů má vliv na včasnost vyřízení, a tím i na ziskovost objednávek. 

Jak systém fireTMS pomáhá uspořádat pracovní harmonogramy?

Systém fireTMS pomáhá s dynamickým plánováním prostřednictvím průběžně aktualizovaného harmonogramu vozidel a řidičů, který na jednom místě zobrazuje vytížení vozového parku a dostupnost řidičů. Harmonogramy se vytvářejí na základě dat z objednávek, což eliminuje většinu problémů souvisejících s lidskou chybou.

Co obnáší plánování práce se systémem fireTMS?

• Plánování probíhá v jedné databázi, nikoli v různých verzích několika souborů
• Systém graficky vizualizuje pracovní plány a umožňuje rychle odhalit nadměrné pracovní vytížení i mezery v harmonogramu
• Dispečeři a manažeři se mohou v nouzových situacích (porucha, zpoždění nebo nemoc řidiče) rozhodovat rychleji a snadněji.

Chyba 3. Neefektivní plánování přepravních tras

Získání dobře placené objednávky nezaručí zisk, pokud přepravní trasa není dobře naplánována. Častou chybou v této fázi je plánování tras ze zvyku, např. po stále stejné trase, na základě znalostí řidiče nebo jednoduše výběrem nejkratší trasy na mapě. Tento typ přístupu vystavuje společnost dodatečným nákladům, např. vysokým mýtným poplatkům, a má za následek také delší dobu jízdy nebo nutnost rychle hledat objížďky, třeba kvůli zákazům vjezdu nákladních vozidel. 

Proč může neefektivní plánování tras tolik stát?

Neefektivní plánování tras může mít následující důsledky:

• vyšší náklady na palivo,
• nezahrnutí mýtného do kalkulace nákladů,
• větší počet kilometrů ujetých bez nákladu,
• zbytečné objížďky a zpoždění.

A co je horší, výše uvedené náklady jsou známy až po návratu vozidla na základnu, což způsobuje snížení marže přepravní společnosti, což se promítá do její finanční likvidity.

Jak systém fireTMS pomáhá s plánováním tras?

Systém fireTMS pomáhá při plánování tras díky mapovým řešením určeným pro nákladní dopravu (na rozdíl od běžných mapových služeb pro osobní automobily, např. Google Maps). Důležité je, že mapy v systému fireTMS umožňují určit několik variant přepravy podle nejkratší vzdálenosti, nejnižších nákladů nebo nejkratšího času, a také se vyhnout placeným úsekům silnic. Kromě toho umožňují provést předběžnou kalkulaci nákladů, což umožňuje odhadnout marži pro danou objednávku. Placené mapy Here navíc umožňují další optimalizaci trasy, včetně vyloučení trajektů a zemí s vysokým mýtným nebo zohlednění časových a tonážních omezení.

Co se bere v úvahu při plánování tras v systému fireTMS?

• Definování nejvýhodnější varianty trasy a následný výběr z možností: nejrychlejší, nejkratší, nejlevnější
• Zahrnutí mýtného do kalkulace
• Úprava trasy parametrům vozidla, aby se předešlo překvapením v podobě zákazů vjezdu pro nákladní vozidla
  

Chyba 4. Chybějící monitoring tras

Naplánování nákladově nejefektivnějších tras je jen polovina úspěchu. Hodně záleží na realizaci plánů a skutečných výdajích na přepravu nákladů. Bez účinných monitorovacích nástrojů se společnost o problémech na silnici často dozví až tehdy, když dojde ke zpoždění. To znemožňuje efektivně reagovat na odchylky od plánu a činit vhodná rozhodnutí.

Proč je absence nástrojů pro monitorování přepravy tak nákladná?

Bez průběžného monitorování vyřizování objednávek se komunikace s řidiči i klienty stává neefektivní a náklady spojené s přepravou se mohou vymknout kontrole. 

Jaké jsou důsledky nedostatečného monitorování objednávek?

• Více telefonátů řidičům a ručních aktualizací stavů přeprav
• Pozdní rozhodnutí kvůli problémům nebo zpožděním na trase
• Možnost výskytu vyšších než předpokládaných nákladů na vyřízení objednávek
• Vyšší riziko sporů s klienty a reklamací souvisejících s pozdním vyřízením objednávek
• Horší kvalita služeb založená na zastaralých informacích.

V praxi je monitorování přepravy způsobem, jak rychleji reagovat a lépe komunikovat s klientem.

Jak systém fireTMS pomáhá s monitorováním přepravy?

Systém fireTMS pomáhá monitorovat přepravu pomocí několika nástrojů. V první řadě je důležitá integrace s řadou GPS telematických systémů, což umožňuje průběžně sledovat stav vyřizování objednávek. Efektivnější komunikaci navíc zajišťuje mobilní aplikace pro řidiče fireTMS Driver, díky které může dispečer rychle kontaktovat řidiče. fireTMS má navíc funkci Aktuální trasy, díky které systém informuje dispečera o tom, že řidič opustil určený přepravní koridor, což umožňuje snížit náklady na přepravu a rychle zjistit případné problémy na trase. Komunikaci s klienty lze vylepšit prostřednictvím Panelu klienta, kde si zákazník může mimo jiné zjistit stav vyřízení objednávky a stáhnout dokumenty související s objednávkou. 

Co přepravní společnost získá díky řešením obsaženým v systému fireTMS?

• Tým zná aktuální situaci, aniž by musel ručně shromažďovat data
• Snazší informování klientů o stavu vyřizování objednávek
• Snazší kontrola termínů a nákladů na přepravu, zejména v situacích, kdy se najednou přepravuje více nákladů

Chyba 5. Chybějící reporty o činnosti společnosti

Poslední chybou, kterou popisujeme, je chybějící efektivní reporting ve společnosti. To je chyba, jejíž důsledky nejsou okamžitě znatelné a u menších přepravců se nemusí projevit ani po letech. Společnost funguje, objednávky neustále přicházejí, ale rozhodnutí se dělají na základě intuice. Bez reportů je však obtížné odpovědět na jednoduché otázky, jako například kteří klienti přinášejí největší marži, která vozidla generují nejvyšší tržby nebo jaké jsou denní tržby v daném období. V důsledku toho může rozhodování bez těchto dat vést k vážným organizačním a finančním problémům.

Proč jsou chybějící reporty riskantní?

Pokud společnost funguje bez reportingu nebo jsou reporty připravovány ručně, na základě starých dat, obvykle vznikají následující problémy:

• rozhodování na základě starých dat,
• chyby v souhrnech dat, protože reporty vycházejí z mnoha zdrojů,
• chaos spojený s absencí jednotných ukazatelů ve společnosti, např. zákaznických marží,
• obtíže s průběžnou kontrolou ziskovosti a nákladů.

Častým výsledkem tohoto přístupu je vyřizování méně ziskových objednávek, které jen teoreticky přinášejí vysoké zisky, nebo opožděná personální či investiční rozhodnutí.

Jak v této oblasti pomáhá systém fireTMS?

Systém fireTMS umožňuje pracovat s automaticky generovanými reporty pro přepravu a spedici, které se aktualizují v reálném čase na základě dat obsažených v systému. To umožňuje rychle analyzovat situaci ve společnosti a činit klíčová rozhodnutí na základě měřitelných kritérií.

Příklady otázek, na které lze najít odpovědi díky reportům v systému fireTMS

• Které objednávky byly minulý měsíc nejziskovější?
• Která vozidla vygenerovala nejvyšší příjmy a nejnižší náklady?
• Jak vypadá spotřeba paliva u jednotlivých vozidel?
• Kteří klienti generují nejvyšší marže a kteří generují nejvyšší náklady?

Shrnutí: 5 chyb v přepravních společnostech, jeden společný jmenovatel

Pět popsaných chyb v přepravních společnostech má jedno společné: neuspořádanost procesů a nedostatek aktuálních dat na jednom místě. Rozptýlenost informací a ruční provádění úkolů v různých programech zvyšuje riziko nákladných přehlédnutí.

Systém fireTMS těmto chybám předchází:

• automatizací kontroly obchodních partnerů,
• plánováním přepravy pomocí harmonogramu vozidel a řidičů,
• efektivním plánováním tras a kalkulací přepravních nákladů s využitím map,
• monitorováním vyřizování objednávek díky integraci s telematickými systémy GPS,
• průběžným reportováním a možností přijímat rozhodnutí na základě aktuálních informací ze systému.

Chcete zjistit, kolik času a peněz můžete ušetřit díky zefektivnění procesů? fireTMS, komplexní systém pro řízení přepravy, umožňuje sjednotit na jednom místě klíčové prvky práce: od prověřování obchodních partnerů přes plánování vozového parku a tras až po monitorování přepravy a reportování. Vytvořte si nyní bezplatný účet, zadejte svá vozidla do systému fireTMS a uvidíte, jak vám náš systém pomůže eliminovat nákladné chyby při provozování vaší přepravní společnosti. Bezplatná zkušební doba systému fireTMS je až 14 dní.