Je čas zavést systém TMS? Kdy a jak se připravit

Ještě před několika lety byly systémy TMS považovány za nástroje pro velké přepravní a spediční společnosti. S rozvojem přepravního trhu, zvýšenou konkurenceschopností, ale i požadavky zákazníků se systémy TMS staly standardem i v menších a středních přepravních společnostech. Důvod je jednoduchý: v prostředí rostoucího objemu zakázek a tlaku na náklady již není manuální řízení přepravy efektivní. Za těchto okolností si mnozí majitelé přepravních společností kladou otázku, zda je čas zavést systém řízení přepravy. Odpověď není binární, ale lze vypozorovat konkrétní signály, které vás upozorní, že pokračování v používání Excelu může být nákladnější než zavedení TMS.

TMS jako odpověď na skutečné problémy ve společnosti

Hned na začátku je třeba poznamenat, že systém TMS není doplňkem práce ve společnosti, který pomáhá vyřešit několik problematických úkolů. Naopak, je to nástroj, který vnáší řád do veškeré každodenní práce, zejména do těch oblastí, kde rostoucí rozsah operací začíná způsobovat problémy, jako jsou chyby a zpoždění.

V praxi je model práce bez TMS založen na několika nástrojích:

• tabulkové procesory, e-maily a papírová dokumentace jako zdroje dat o činnosti společnosti,
• telefonický a e-mailový kontakt se zákazníky a řidiči,
• dodatečné programy pro vedení dokumentace, jako např. textové editory, fakturace a účetnictví.

Kromě toho je část procesu založena na nashromážděných individuálních znalostech zaměstnanců, a problém nastává, když takový zaměstnanec odejde na dovolenou, nemocenskou nebo dá výpověď.

Naopak systém TMS umožňuje shromažďovat a zpracovávat všechny klíčové informace v jediném nástroji a integrovat tento systém se specializovanými programy (např. účetními) nebo GPS telematikami. Největší změna tedy není v technologii, ale ve způsobu práce, který se stává strukturovanějším, předvídatelnějším a měřitelnějším. 

První signál: ztráta kontroly nad každodenním provozem společnosti

Jedním z nejčastějších momentů, které vedou k rozhodnutí zavést systém TMS, je situace, kdy majitel ztratí úplný přehled o situaci ve společnosti.

Jaké mohou být příznaky této situace?

• Je stále obtížnější rychle zkontrolovat stav zakázky
• Data se shromažďují z různých souborů a systémů
• Výkazy jsou vypracovávány na základě neúplných nebo zastaralých dat nebo se zpožděním.

Tato situace vede k závažnějším problémům, jako jsou: nesprávná obchodní rozhodnutí, nedostatečná kontrola nákladů nebo potíže s reakcí na změny.

Řešením je v tomto případě centralizace dat, tj. jejich průběžné shromažďování na jednom místě. Díky tomu můžete rychle a efektivně zjistit, jaký je stav zakázek, kolik v danou chvíli činí vaše provozní náklady a na základě automaticky generovaných a aktualizovaných výkazů činit racionální rozhodnutí.

Druhý signál: růst společnosti začíná způsobovat chaos

Růst rozsahu podnikání je sice známkou úspěchu, často však ukazuje slabiny společnosti a její malou odolnost vůči zvýšené poptávce po službách.

Více zakázek znamená:

• více telefonátů a e-mailů,
• větší riziko chyb,
• zvyšující se zátěž pro tým,
• méně času na jiné úkoly než vyřizování zakázek.

V určitém okamžiku vyvstane před společností dilema, zda obsloužit více zákazníků tím, že zaměstná více lidí. Poptávka v tomto odvětví se přitom vyznačuje sezónností, takže se může stát, že v horším období budou tito lidé navíc pouze vytvářet náklady. 

Řešením je zlepšení efektivity prostřednictvím TMS, který mění tuto závislost. Automatizace opakujících se úkolů, jako jsou import zakázek, plánování tras nebo monitorování přepravy vám umožní zvýšit rozsah vašich operací při zachování vysoké efektivity.

Třetí signál: nedostatek znalostí o výši marží jednotlivých zakázek

Jedná se o jeden z nejvíce podceňovaných problémů v přepravě. Vychází z přesvědčení, že když je vyřizování zakázek ziskové, není třeba je dále analyzovat. Mezitím může nastat okamžik, kdy zakázky vygenerují více nákladů než výnosů, a pak se společnost stane ztrátovou.

Čím může být tento problém způsoben?

• Některé zakázky jsou ztrátové
• Někteří zákazníci generují ztráty
• Náklady na vyřizování zakázek jsou podhodnoceny

Bez systému TMS je přesná analýza ziskovosti časově náročná a zatížená mnoha chybami. Systém zároveň umožňuje automatický sběr dat o nákladech a výnosech z faktur, co po zpracování do příslušného výkazu umožňuje analyzovat ziskovost zakázek. To vám umožní upustit od určitého typu zakázek nebo ztrátových zákazníků a získat více těch, u kterých je větší marže – na základě tvrdých dat ze zakázek.

Proč společnosti odkládají zavedení TMS

I přes jasné signály přicházející ze společnosti každý den je rozhodnutí o zavedení TMS často odkládáno. Důvody jsou obvykle podobné.

Prvním je přesvědčení, že implementace bude složitá a časově náročná. V praxi však cloudové systémy řízení přepravy, jako např. fireTMS, jsou navrženy tak, aby byly funkční ve velmi krátké době od rozhodnutí o nákupu.

Druhým důvodem je obava z reakce zaměstnanců. Změna nástroje znamená změnu návyků, což přirozeně vyvolává odpor. Ve většině případů však zaměstnanci zjednodušení práce rychle ocení. Zejména pokud systém eliminuje opakující se a časově náročné úkony, které je třeba provádět ručně (např. import zakázek nebo plánování tras).

Třetím důvodem jsou náklady na nákup a implementaci. Na takovou investici je však třeba pohlížet v kontextu ztrát, které z absence systému vyplývají: opakované lidské chyby, nízká efektivita, která ovlivňuje konkurenceschopnost, a ztráty zakázek.

Jak se dobře připravit na zavedení systému řízení přepravy

Úspěch implementace TMS závisí nejen na výběru systému, ale především na dobré organizaci procesu.

Prvním krokem by měla být analýza stávajících procesů. Nejde o vytváření složitých diagramů, ale o pochopení toho, jak práce ve společnosti skutečně probíhá a kde dochází ke zpožděním, chybám a časově náročným úkolům.

Druhým krokem je definování cíle. Implementace pro účely image má zřídkakdy očekávaný účinek. Cíle by proto měly být jasně definovány, např. zkrácení doby vyřízení zakázky, zvýšení počtu vyřízených zakázek nebo přepravních prací nebo zlepšení ziskovosti. Tímto způsobem lze pravidelně měřit skutečnou hodnotu implementace systému.

Třetím prvkem je zapojení zaměstnanců. Jejich zapojení do procesu testování a výběru nástroje výrazně zvyšuje šance na jeho dobré přijetí, využití všech jeho funkcí a dosažení vyznačených cílů.

Zavedení do praxe: rychleji, než si myslíte

V případě moderních cloudových systémů, jako je fireTMS, se implementace nepodobá několikaměsíčním IT projektům, které znají velké přepravní a logistické společnosti.

Proces implementace probíhá nejčastěji následovně:

• testy systému,
• rozhodnutí o koupi systému,
• založení účtu a základní konfigurace,
• přeškolení zaměstnanců
• zadávání dat, např. zákazníků, vozidel, řidičů, zakázek,
• zahájení práce v systému TMS.

Klíčové je, že společnost nemusí v tomto procesu zpomalovat svůj současný provoz, protože takový systém lze zavádět postupně a postupně převádět provoz do TMS.

Co se změní po zavedení systému TMS?

Především majitel společnosti nebo manažeři získají komplexní přehled o datech společnosti. Zaměstnanci zase mohou ušetřit svůj pracovní čas při vykonávání nudných a časově náročných úkolů, jako je zadávání zakázek nebo sledování plateb.

To zcela mění řízení i každodenní práci:

• víte, které zakázky jsou výhodné a kterým se vyhnout,
• snadněji plánujete práci,
• zaměstnanci mohou efektivněji plnit své úkoly,
• můžete rychleji reagovat na problémy,
• zmizí informační chaos.

Je také třeba mít na paměti úspory z rozsahu, protože společnost může vyřídit více zakázek bez úměrného nárůstu počtu zaměstnanců.

Shrnutí: je čas na zavedení systému TMS?

TMS se stává základním nástrojem pro přepravní a spediční společnosti. Pomocí tohoto nástroje je možné nejen optimalizovat jednotlivé oblasti, ale zcela změnit model řízení přepravy ve firmě. V tomto přístupu jsou nejdůležitější komplexní a aktuální obchodní data a schopnost rychle přijímat racionální rozhodnutí.

Pokud tedy společnost roste, ale její majitelé nebo manažeři začínají pociťovat omezení související s organizací práce a chaos při vyřizování zakázek, rychlý přístup k datům se stává problémem a není možné jasně určit, na čem společnost nejvíce vydělává, je pravděpodobně na čase zavést systém řízení přepravy.

Pokud chcete zavést systém řízení přepravy, otestujte si komplexní systém fireTMS, který vám pomůže jak s importem a vyřizováním zakázek, plánováním a optimalizací tras, monitorováním přepravy, tak i s fakturací a vyúčtováním zakázek. Založte si bezplatný účet a vyzkoušejte si fireTMS na 14 dní zcela zdarma.