Jak začít? Rady pro začínající speditéry v odvětví přepravy

Práce v spediční branži je často považována za velmi náročnou, ale také perspektivní a přinášející vysoké výdělky. Není divu, vždyť přeprava zboží je rychle se rozvíjejícím hospodářským odvětvím přímo spojeným s obchodem a průmyslem. Jak začít svou kariéru ve spedici? Připravili jsme rady, tipy a klíčové informace pro nováčky v oboru.

Jaké jsou základní povinnosti speditéra?

Začněme od základů a položme si otázku, kdo je to speditér. To je velmi důležité, protože pojmy speditér a logistik se často používají zaměnitelně. To je však omyl, protože zatímco logistik se zabývá plánováním a řízením toku zboží, úkolem speditéra je organizovat a dohlížet na přepravu zboží z bodu A do bodu B. To určuje povahu práce speditéra, neboť vyžaduje nejen organizační schopnosti, ale i schopnosti interpersonální. Když už mluvíme o povaze práce, je dobré se podívat, co člověk na této pozici denně dělá.

Jaké jsou základní povinnosti speditéra?

• Poradenství při výběru dopravního prostředku.
• Kontakt s klienty a obchodními partnery.
• Průběžné stanovení cen za přepravu a sledování plateb.
• Organizace (včetně pojištění) a plánování přepravy nákladu.
• Sledování stavu přepravy a kontakt s přepravcem, a někdy i s řidičem během cesty.
• Hledání nových zakázek.

Je zřejmé, že se jedná o velmi obecný výčet, protože povinnosti speditéra se mohou u jednotlivých společností nebo specializací lišit. Někteří speditéři se mohou zabývat pouze určitým druhem přepravy, např. silniční, železniční, leteckou a námořní, zatímco jiní mohou rozvíjet své odborné znalosti v oblasti intermodální přepravy.

Jaké dovednosti jsou pro speditéra nejdůležitější?

Kromě znalostí a osobnostních vlastností, které člověka předurčují k výkonu této profese, jako je pečlivost a svědomitost, je důležité mít také určité dovednosti, které se při práci speditéra hodí. Zjednodušeně řečeno je to schopnost dobře plánovat a organizovat svou práci. Speditér by měl být schopen dobře předvídat, co přijetí zakázky obnáší, a poté sestavit plán a provést činnosti v něm obsažené zamýšleným způsobem. Přesto to nemusí být nejdůležitější dovednost pro tuto pozici.

Práce speditéra zahrnuje totiž také ovládání a rozvoj takzvaných měkkých dovedností. Mezi ně patří i interpersonální dovednosti, které umožňují bezproblémovou komunikaci s klienty, přepravci a řidiči. To pak ovlivňuje nejen plnění plánu, ale také budování vztahů s klienty a vhodnou reakci na neočekávané události během přepravy. Tato dovednost je zase spojena s rozhodností a klidem, protože rychlé rozhodování při zachování klidu a racionálního uvažování je v takových situacích obzvláště cenné.

Posledním typem dovedností, které jsou od speditéra vyžadovány, jsou dovednosti související s používáním moderních IT nástrojů.

Jaké nástroje usnadňují práci speditéra?

Když už jsme u digitalizace odvětví a nezbytných nástrojů, které pomáhají práci speditéra, stojí za to zmínit několik z nich.

Nástroje užitečné při práci speditéra

• TMS (transport management system) – systém pro komplexní řízení přepravy a spedice, v němž lze řídit zakázky od přijetí objednávky přes organizaci přepravy a monitorování přepravy až po reporting a fakturaci. Příkladem takového nástroje, který lze použít v malé, střední i velké společnosti, je fireTMS.
• Burzy nákladů – místa, kde můžete zadat náklad a najít přepravce, ale někdy také odesílatele. Jedná se o skvělou podporu jak pro začínající speditéry, tak pro ty zkušené, kteří rozšiřují své databáze klientů a obchodních partnerů. Příklady burz jsou fireXgo, Trans.eu, TIMOCOM nebo Transporeon.
• Program CRM – nástroj pro řízení vztahů s klienty. Umožňuje vést záznamy o e-mailech a telefonních hovorech, segmentovat kontakty a efektivně plánovat komunikaci mezi speditérem a klientem.

Jak začít kariéru speditéra?

Existuje mnoho možností, jak začít pracovat v oblasti spedice, a je obtížné nastínit standardní cestu, kterou by měl začínající speditér na začátku své kariéry jít. Lidé, kteří pracují v této oblasti, často začínají na vlastní pěst. Potřebujete k tomu pouze živnostenský list, počítač a telefon. Můžete si pak vytvořit databázi potenciálních klientů a obchodních partnerů nebo si koupit přístup na burzu nákladů a hledat zakázky tam. Další možností je ucházet se o vhodnou pozici nebo stáž v spediční firmě.

Jaké vzdělání je potřeba k tomu, abyste se mohli stát speditérem?

V případě spedice není formální vzdělání v oboru vyžadováno. Dobrý speditér by měl mít především již zmíněné dovednosti, které ho předurčují k této profesi. Znalosti jsou samozřejmě velmi důležité, ale k tomu, abyste mohli tuto práci vykonávat, nemusíte nutně absolvovat příslušnou školu nebo speciální kurz, jako je tomu v případě profesionálního řidiče.

Pokud jde o konkrétní vzdělání, které vám usnadní začátky v této profesi, lze ho získat již na střední škole. Podobná situace je i ve vysokoškolském vzdělávání. V dnešní době lze snadno najít obory zaměřené na přepravu, spedici a logistiku.

Vyplatí se absolvovat stáž nebo praxi v spedici?

Na začátku kariéry speditéra je velmi dobrý nápad absolvovat stáž nebo praxi. To platí jak pro ty, kteří se v tomto směru vzdělávají nebo získali vzdělání, tak pro ty, kteří začínají svou kariéru speditéra v praxi. V obou případech si díky stáži nebo praxi nejen vyzkoušíte, co daná práce obnáší, ale také získáte znalosti a kontakty v oboru.

Jaké jsou hlavní výzvy v práci speditéra?

Práce speditéra, jak jsme se zmínili na začátku, je sice slibná a přináší dobrý výdělek, ale je velmi náročná a zahrnuje mnoho problémů.

Mezi nejdůležitější výzvy v práci speditéra patří:

• nedostatek klientů a dostatečný počet zakázek – to je způsobeno pravidelnými výkyvy v poptávce po spedičních službách, které souvisejí se stavem ekonomiky (spedice jako obor úzce souvisí s obchodem a výrobou),
• nedostatečně dobrá komunikace s klienty – při příliš velkém počtu objednávek nemusí mít speditér dostatek času na to, aby s klienty dostatečně komunikoval o přepravách,
• nestíhání dynamické situace na cestách – důsledek jak příliš velkého počtu zpracovávaných zakázek, tak neadekvátnost nástrojů vzhledem k množství práce, kterou je třeba vykonat,
• časový tlak a požadavky klientů – vyplývající z nadbytku práce, kterou je třeba vykonat v příliš krátkém čase, a nedostatků v komunikaci s klienty.

Většinu výše uvedených problémů lze řešit vhodnou organizací práce a používáním moderních nástrojů.

Jak se vypořádat s časovým tlakem v práci speditéra?

Výše zmíněný časový tlak je pravděpodobně největší zátěží v práci speditéra. Vzniká, když má klient velmi vysoké požadavky na plnění zakázky nebo když speditér vyřizuje příliš mnoho zakázek najednou. Naštěstí to lze alespoň částečně napravit vhodnými organizačními řešeními a zavedením nástrojů pro zefektivnění práce.

Nejdůležitější úlohou je adekvátně posoudit zdroje a kapacitu pro zpracování více zakázek najednou. V takovém případě je dobrým řešením implementace systému TMS, díky němuž můžete nejen vhodně plánovat práci, ale také monitorovat plnění úkolů a v reálném čase kontrolovat, kolik úsilí a času vyžadují jednotlivé úkoly, a zjistit, které úkoly mají nejvyšší marže. Vhodně sestavený plán na začátku a následně důsledná realizace a průběžná kontrola mohou ovlivnit to, že speditér nebude pracovat pod takovým časovým tlakem.

Na závěr je třeba dodat, že práci pod tlakem lze řešit i na osobní úrovni. Důležitá je rovnováha mezi pracovním a soukromým životem, zajištění dostatečného odpočinku po práci a o víkendech a schopnost udržet si koncentraci. To je důležité, protože i práce v té nejlépe organizované firmě a s těmi nejlepšími nástroji může být stresující, pokud se sami nepostaráme o odpočinek a regeneraci.

Jak se vyhnout chybám v spedici pomocí systému fireTMS?

Na začátku jsme zmínili, že mezi klíčové vlastnosti speditéra patří pečlivost a svědomitost, protože jeho práce je z velké části založena na pečlivém vedení záznamů a plánování činností. Bohužel i ten nejpečlivější a nejbdělejší zaměstnanec se může dopustit chyby při práci s více dokumenty a zakázkami.

Naštěstí IT řešení, jako je fireTMS, pomáhají ulehčit speditérům, byť třeba jen v podobě možnosti vést dokumentaci na jednom místě a na základě dokumentů automaticky generovaných z údajů shromážděných v systému. Systém fireTMS také umožňuje plánování činností a komplexní monitorování plnění zakázek. Díky tomu se můžete lépe připravit na neočekávané události a činit lepší rozhodnutí na základě přesných údajů.

Zajímá vás, jak vám systém fireTMS pomůže při práci speditéra? Zaregistrujte se a zdarma testujte náš systém po dobu 14 dnů!