Jak vám automatické fakturování pomůže ušetřit čas a peníze

Zaměstnanci přepravních a spedičních společností každodenně ztrácejí drahocenný čas ručním vystavováním faktur, kopírováním údajů z přepravních zakázek a kontrolou, zda jsou všechny informace správné. Pokud společnost realizuje velký počet zakázek, zabírá tato časově velmi náročná práce v rámci celého týdne mnoho hodin. Pokud by byla tato oblast automatizována, mohli by zaměstnanci věnovat více času jiným úkolům, které jsou z hlediska společnosti nezřídka mnohem důležitější. Jakým způsobem si můžete usnadnit práci a vystavování faktur automatizovat?

Fakturování je v přepravě s spedici jedním z časově nejnáročnějších administrativních úkolů, se kterými se společnosti utkávají. Moderní technologická řešení naštěstí přinášejí velkou změnu. Systém TMS s funkcí automatické fakturace, jako například fireTMS zcela eliminuje nutnost ručního přepisování údajů a exportu informací do externího programu pro vystavování faktur.

Každodenní výzvy ve fakturování dopravy

Každý, kdo pracuje v přepravní společnosti, ví, jak namáhavé může být vystavování faktur. Tradiční metoda fakturování především zabírá velké množství času. Každý den musíte ručně přenášet data z přepravních zakázek do externích programů. V případě středně velké přepravní společnosti to může být dokonce až dvacet faktur denně a do každé z nich musí být pečlivě přepsány údaje zákazníka, detail služby a fakturované částky.

Fakturování zakázek nejenže zabírá čas, ale také vytváří velké riziko vzniku chyby. Stačí jedno chybné kliknutí, aby byla zadána nesprávná částka, adresa nebo DIČ. Pokud bude takováto chybná faktura vystavena, musí být opravena samostatným dokumentem, což situaci dále komplikuje. Opravné daňové doklady v případě, že má zákazník připomínky k údajům na vystavené faktuře, způsobují, že je nutné vše zopakovat od začátku – vyhledat zakázku, najít fakturu, provést opravu a znovu všechno zkontrolovat.

Další výzvou je sledování stavu plateb. Bez integrovaného systému se musíte při kontrole, zda byla faktura zaplacena, či nikoliv, neustále přepínat mezi různými programy nebo soubory. V konečném výsledku je snadné přehlédnout platby v prodlení nebo v účtování udělat chybu. Fakturování v přepravě a spedici se dále ještě více komplikuje, když se objeví více měn, více sazeb DPH nebo speciální platební podmínky pro jednotlivé zákazníky. Udržení kontinuity je v případě ručního fakturování velmi náročným úkolem.

Mnoho přepravních a spedičních společností navíc bojuje s problémy při archivaci dokumentů. Fyzické kopie faktur zabírají místo a vyhledávání v nich je časově náročné. Pokud ve společnosti není zaveden správný systém, je vyhledání konkrétní faktury problém dokonce, i když jsou faktury archivovány elektronicky. A nakonec, pokud není fakturování dopravy automatizováno, je to nejenom časová, ale také finanční ztráta. Zpoždění ve vystavování faktur se projevuje prodlením v platbách, což může negativně ovlivnit likviditu společnosti.

Transformace se systémem fireTMS: od ručního k automatickému fakturování

Přechod od ručního k automatickému fakturování je pro společnosti velkou výhodou. Zaměstnanci mnoha přepravních a spedičních společností si během dlouhých let stihli zvyknout na obtížný proces: nejdříve zadat údaje zakázky, následně je exportovat do externího účetního programu, dále vytvoření faktury a ověření všech údajů. Celkově tento proces dlouho trval a bylo mu třeba věnovat spoustu energie.

Systém fireTMS funguje zcela jinak. Namísto ručního kopírování informací ze zakázky do externího účetního programu stačí pro vygenerování faktury přímo z přepravní zakázky pouhých několik kliknutí. Proces je velmi rychlý a eliminuje nutnost používání externích fakturačních programů, což lze také vnímat jako finanční úsporu.

Jakým způsobem se dá vygenerovat faktura ze zakázky v systému fireTMS?

Jak přesně tato funkce funguje? Systém fireTMS shromažďuje všechny potřebné údaje, které se týkají dané zakázky – ceny, sazby, údaje zákazníka, detaily služby. Když je daná konkrétní zakázka označena jako dokončená, jsou již všechny potřebné údaje v systému. Na jejich základě je automaticky vygenerován návrh faktury. Po provedení kontroly, zda jsou všechny informace správné, jej lze schválit a takto vystavenou fakturu odeslat na požadovanou e-mailovou adresu přímo ze systému.

Funkce automatického fakturování v systému fireTMS navíc obsahuje další volitelné možnosti. Především lze tvořit souhrnné faktury pro jednoho zákazníka za předem určené časové období, což práci ještě více usnadňuje. Systém navíc umožňuje nastavení různých měn, sazeb DPH, nebo termínů splatnosti – to vše aniž by bylo tyto informace pokaždé nutné zadávat ručně.

Díky této skutečnosti systém pro správu dopravy s automatickým fakturováním nejenže šetří čas, ale také podstatným způsobem snižuje riziko vzniku chyb. Každá faktura je generována na základě úplně stejných údajů, které byly do systému zavedeny při vytvoření zakázky, což eliminuje chyby, které mohou vyplývat z ručního přepisování.

7 reálných výhod automatického fakturování v systému fireTMS

Automatické fakturování v systému fireTMS přináší uživatelům systému konkrétní a měřitelné výhody. Zde je sedm reálných výhod, které lze pocítit díky zavedení našeho systému.

1. Úspora času – místo toho, abyste administrativním záležitostem věnovali každý týden několik hodin, můžete tento čas využít na získávání nových zákazníků a rozvoj společnosti.
2. Eliminace lidských chyb – systém přenáší údaje ze zakázky na fakturu automaticky, což umožňuje vyvarovat se chyb při přepisování částek, dat, nebo údajů obchodních partnerů.
3. Zrychlení vystavování faktur – pro vytvoření faktury přímo z přepravní zakázky postačí pouhých několik kliknutí.
4. Souhrnné fakturování – možnost spojit více zakázek jednoho zákazníka na jednu fakturu, což umožňuje ušetřit čas a zjednodušit vyúčtování.
5. Okamžité odeslání – vygenerované faktury lze okamžitě odeslat zákazníkovi, což zkracuje termíny plateb a zlepšuje finanční toky.
6. Snadný přístup k historii – všechny faktury jsou uchovávány na jednom místě, což zjednodušuje vyhledávání a analýzu předcházejících vyúčtování.
7. Zjednodušení oprav – pokud nastane potřeby provedení změny ve faktuře, systém umožňuje rychlé vygenerování opravných daňových dokladů, aniž by bylo nutné tvořit dokument od začátku.

Systém TMS s automatickým fakturováním navíc umožňuje personalizovat šablony faktur v souladu s vizuální identifikací společnosti. Pro jednotlivé zákazníky lze také nastavit různé měny, sazby DPH nebo termíny splatnosti – všechna tato nastavení jsou při generování faktury automaticky zohledněna a použita. Fakturování v systému fireTMS navíc poskytuje možnost připojit přepravní dokumenty přímo k faktuře, což situaci podstatně zpřehledňuje a v očích zákazníků zvyšuje úroveň profesionality společnosti. V konečném výsledku lze nejen ušetřit čas, ale také budovat pevnější obchodní vztahy.

Zatímco tradiční fakturování vyžaduje neustálé přepínání se mezi různými programy, systém fireTMS integruje všechny procesy na jednom místě a tvoří tak plynulý tok práce od zakázky, přes monitorování samotné přepravy až po vystavení faktury a hlídání splatnosti.

Proč se vyplatí zavést systém fireTMS?

Když to shrneme, je automatické fakturování v systému fireTMS praktickým a v dnešní době přímo nezbytným řešením pro přepravní a spediční společnosti, které bojují s časově náročným procesem vystavování faktur. Ušetřené hodiny během týdne znamenají více času na strategické obchodní činnosti.

Stojí za to také podtrhnout, že systém fireTMS neznamená pouze snadné generování faktur na základě objednávek. Je to komplexní systém, jenž je určen pro správu přepravy a spedice, který spojuje všechny procesy na jednom místě. Od plánování dopravy, přes plánování tras, správu zakázek a monitorování samotné přepravy až po analytické činnosti a účtování služeb. Systém fireTMS jako systém TMS 360° zjednodušuje každodenní úkoly, zrychluje práci a generuje reálné úspory.

Pokud ve své společnosti bojujete s časově náročným fakturováním nebo hledáte ověřený systém pro správu přepravy a spedice, založte si v systému fireTMS účet zdarma a zahajte 14denní zkušební období. Přesvědčte se, jak může automatizace procesů uvolnit obchodní potenciál a umožnit soustředit se na rozvoji vaší společnosti.