OCR nebo asistent AI – které řešení zefektivňuje práci v přepravě a spedici lépe?

Ve světě přepravy je každá minuta strávená ručním přepisováním dat z objednávek časem, který následně chybí na plánování, kontaktování zákazníků nebo hledání nových nákladů k přepravě. Není tedy divu, že stále více společností hledá způsoby automatizace kancelářských procesů. Nejčastěji se zde objevují dvě řešení: klasické řešení OCR (Optical Character Recognition – optické rozpoznávání znaků) a nástroje založené na umělé inteligenci, které dokážou načíst náklad do systému během několika sekund, jako je například asistent AI v systému fireTMS. Které z nich se v praxi osvědčuje lépe? Podívejme se na obě řešení podrobněji.

OCR v systémech řízení přepravy

OCR neboli optické rozpoznávání znaků je technologie, která již řadu let pomáhá převádět listinné dokumenty na digitální data. V přepravním odvětví se používá ke čtení informací z takových dokumentů, jako jsou nákladní listy (CMR), dodací listy (PoD), faktury nebo celní doklady. Moderní systémy OCR, dnes často označované jako IDP (Intelligent Document Processing), jsou podporovány umělou inteligencí, což znamená, že text nejen čtou, ale dokážou také rozpoznat jeho kontext.

Díky tomu se proces, který dříve vyžadoval ruční zadávání dat, stává do značné míry automatický. Stačí naskenovat dokument a systém sám identifikuje údaje odesílatele a příjemce, data, čísla objednávek, hmotnost a ostatní klíčové informace. Pro velké společnosti, které zpracovávají tisíce dokumentů měsíčně, je to obrovská pomoc. Plnohodnotná implementace OCR však často vyžaduje integraci, konfiguraci a přizpůsobení stávajícím procesům. Pro naprostou většinu přepravních a spedičních společností to může znamenat delší dobu implementace a vyšší počáteční náklady.

Řešení AI – asistent AI v systému fireTMS 

Za jednoduššími nástroji, jež jsou založeny na umělé inteligenci, stojí zcela jiný přístup. Jedním z nich je asistent AI v systému pro správu přepravy a spedice fireTMS, který je dostupný v plánu Enterprise. Jedná se o řešení, které funguje přímo v systému a nevyžaduje další integraci, servery ani použití externích nástrojů. Úkoly takovýchto řešení jsou jednodušší, např. úkolem asistenta AI v systému fireTMS je zrychlení zadávání objednávek do systému.

Jak funguje asistent AI v praxi? Po nahrání dokumentu – kterým může být soubor PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT nebo ODT – z něj nástroj automaticky přečte nejdůležitější informace. Mezi ty patří:

• název nákladu,
• datum nakládky a vykládky,
• adresy míst nakládky a vykládky a také názvy společností,
• rozměry a hmotnost nákladu,
• číslo objednávky zákazníka.

Údaje jsou po zpracování umělou inteligencí vloženy do formuláře nákladu v systému fireTMS, kde je lze dodatečně ověřit. Důležité je, že systém umožňuje zobrazit původní dokument a porovnat jej s tím, co rozpoznala umělá inteligence, díky čemuž má uživatel správnost údajů zcela pod kontrolou. Další výhodou je skutečnost, že asistenta lze začít používat ihned po spuštění systému, bez nutnosti seznamování se s technologií nebo konfigurování rozpoznávacích modelů.

Nástroj na rozpoznávání textu nebo asistent AI? Srovnání

Obě řešení – OCR i asistent AI – mají stejný účel: omezit manuální práci s dokumenty při přepravě a spedici. Liší se však rozsahem a principem funkce.

OCR je velmi univerzálním řešením, nicméně jeho funkce mohou být ve srovnání s potřebami přepravních a spedičních společností příliš rozsáhlé, a proto zůstávají z velké části nevyužity. Asistent AI v systému fireTMS byl naopak vyvinut pro každodenní práci speditérů a přepravců, kteří nechtějí ztrácet čas zdlouhavými kancelářskými činnostmi, které souvisejí se zadáváním objednávek do systému TMS.

Proč by mohl být asistent AI v systému fireTMS lepší volbou než OCR?

Z výše uvedeného srovnání je zřejmé, že z pohledu majitelů přepravních a spedičních společností může být volba jednoduššího řešení nákladově efektivnějším řešením, které je lépe přizpůsobeno jejich potřebám. Na rozdíl od sázky na propracovaný nástroj, který nebude každodenně plně využíván.

Odpověď na konkrétní potřeby

V případě klasického OCR je často nutné vybudovat celou infrastrukturu pro zpracování dokumentů, integrovat ji s různými systémy a přizpůsobovat pole. Asistent AI naopak pracuje přímo v systému fireTMS, kde jsou objednávky tvořeny a zpracovávány. Pokud má být použit, není nutné se připojovat k externím aplikacím, protože stačí nahrát příslušný soubor do formuláře pro přidání nákladu.

Rychlost a jednoduchost

Asistent AI je nástroj, jehož obsluha je snadná, díky čemuž jej může používat každý uživatel systému fireTMS, a to bez ohledu na jeho technické dovednosti. Toto řešení eliminuje nutnost ručního přepisování údajů z dokumentů a nevyžaduje od obsluhy žádné odborné znalosti. Celý proces je založen na odeslání souboru a o celý zbytek se již postará umělá inteligence, která informace přečte a přiřadí je k polím ve formuláři. To umožňuje podstatně snížit pracovní zátěž kanceláře, zejména v případě většího počtu každodenních úkolů.

Rozpoznávání textu v různých jazycích

Velkou výhodou, která vyplývá z používání nástrojů AI, je jejich vícejazyčnost. Asistent AI rozpoznává různé jazyky, díky čemuž je důležitou podporou pro mezinárodní společnosti nebo podniky, které spolupracují se zahraničními partnery. Díky tomu také není nutné objednávky před jejich zadáním do systému fireTMS překládat. 

Úplná integrace s procesem přepravy

Volba správného řešení není jednoduchá, protože závisí na individuálních potřebách a požadavcích, proceduře obsluhy zákazníka, případně na možnostech integrace s ostatními systémy ve společnosti. Kromě toho se přepravní a spediční společnosti liší rozsahem svých činností, počtem zpracovávaných dokumentů a stupněm digitalizace.

Pro koho je lepší OCR a pro koho asistent AI?

Volba správného řešení není jednoduchá, protože závisí na individuálních potřebách a požadavcích, proceduře obsluhy zákazníka, případně na možnostech integrace s ostatními systémy ve společnosti. Kromě toho se přepravní a spediční společnosti liší rozsahem svých činností, počtem zpracovávaných dokumentů a stupněm digitalizace.

Řešení OCR/IDP budou lépe fungovat tam, kde je dokumentů opravdu mnoho a jedná se o dokumenty různorodého druhu, např. ve společnostech, které zpracovávají stovky faktur, celních a přepravních dokumentů denně. Je také vhodným řešením pro organizace, které mají k dispozici vlastní IT tým a mohou si dovolit integraci, konfiguraci a průběžnou údržbu systému.

Asistent AI v systému fireTMS je naopak ideálním nástrojem pro:

• malé, střední a velké dopravní společnosti, které zpracovávají především objednávky,
• speditéry, kteří každodenně tvoří velké množství podobných objednávek,
• společnosti, které chtějí okamžitě zrychlit svou práci a bez nákladné implementace omezit opakující se úkoly,
• uživatele systému fireTMS, kteří chtějí v maximální míře využívat možnosti svého systému.

AI není budoucností – je současností přepravy

Ještě před několika lety bylo automatizované zpracování dokumentů doménou velkých hráčů v oboru logistiky. V dnešní době mohou díky takovým řešením, jako je asistent AI v systému fireTMS, stejnou technologii využívat také malé přepravní společnosti. Sázka na umělou inteligenci v praxi znamená kratší dobu zpracování objednávky, méně chyb a také zrychlení přepravy nebo rychlejší fakturaci. 

Zavedení systému fireTMS s asistentem AI poskytuje společnosti víc času na to, co je skutečně důležité – získávání zákazníků a plánování rentabilních tras. Nejdůležitější je skutečnost, že umělá inteligence v systému TMS nenahrazuje člověka, ale umožňuje mu soustředit se na ty úkoly, které vyžadují zkušenosti a schopnost přijímat rozhodnutí, a ne na zdlouhavé přepisování údajů z dokumentů.

Chcete se přesvědčit, jak funguje moderní systém TMS podporovaný umělou inteligencí? Vytvořte si již nyní bezplatný účet v systému fireTMS a během 14 dnů si vyzkoušejte systém fireTMS v nejvyšším balíčku Enterprise, který zahrnuje asistenta AI.