Excel nebo TMS v přepravní společnosti? Co se skutečně více vyplatí

V mnoha přepravních společnostech slouží excelovské tabulky již dlouho jako hlavní nástroj pro řízení provozu. Pomáhají plánovat zakázky, kontrolovat náklady a připravovat základní výkazy. Zpočátku toto řešení funguje docela dobře, zejména v malých organizacích s omezeným počtem zakázek a týmem několika lidí. Problémy však nastanou, když se společnost začne rozrůstat. V určitém okamžiku přestane být Excel vhodným nástrojem a začne být úzkým hrdlem provozu. Proto je třeba jasně říci, že excelovské tabulky jsou skvělým analytickým nástrojem, ale nebyly navrženy pro řízení přepravních procesů. Na rozdíl od systémů třídy TMS (Transport Management System).

Excel jako systém řízení přepravy: kde začínají rizika

V mnoha přepravních společnostech přestávají být tabulky postupem času jen pomocným nástrojem a začínají fungovat jako centrální systém řízení podniku. Zde se zobrazují veškeré informace o zakázkách, vozidlech, nákladech a dokladech, ale také údaje o fakturách a stavech plateb. Na první pohled může vše fungovat správně. Problémem však je, že s růstem společnosti se procesy začínají komplikovat.

Plánování zakázek v tabulkových procesorech

Plánování přepravy v tabulkových procesorech často zahrnuje ruční zadávání dat. V praxi to znamená vznik informačního a organizačního chaosu.

Jaká jsou rizika plánování zakázek v programu Excel?

• Vznik více verzí souborů, které kolují mezi zaměstnanci a jsou uloženy lokálně v počítačích.
• Riziko práce na zastaralé verzi dokumentu.
• Riziko chyb při ručním zadávání údajů do tabulek.

Největší bolestí spojenou s tímto přístupem v oblasti plánování zakázek je především absence centrální informační základny, na jejímž základě by bylo možné vytvářet správné dokumenty a efektivně plánovat práci. 

Monitorování přepravy pomocí tabulek: je to možné?

Sledování realizace zakázek v případě nepoužívání systému TMS probíhá decentralizovaným způsobem. Vyžaduje, aby zaměstnanci prováděli ruční aktualizace tabulek na základě informací získaných z několika kanálů: informací od řidiče prostřednictvím telefonu, SMS, e-mailu nebo jiných komunikátorů a z panelů GPS, do kterých přicházejí údaje z trasy. Všechny tyto informace je třeba shromáždit, řádně zpracovat a teprve poté zadat do tabulky, což s sebou nese riziko chyb a také spoustu práce.

Správa dokumentů bez TMS

Důležitou součástí efektivního řízení zakázek je také vhodné uložení dokumentů, jako jsou CMR, licence, potvrzení nebo faktury. Dokumentace ve firmách, které používají excelovské tabulky, je obvykle paralelně uložena na lokálních discích ve firmě a v papírové podobě. To značně ztěžuje vyhledávání příslušných souborů a kontrolu úplnosti dokumentace, protože požadované údaje jsou rozptýlené a často nedostupné, když je zaměstnanec pověřen jejich zpracováním.

Fakturace v modelu založeném na Excelu

Také fakturace služeb poskytovaných pomocí Excelu nepatří k nejpohodlnějším procesům, pokud je rozsah společnosti již poměrně velký. Důvodem je ruční generování faktur na základě údajů z tabulek, ruční zadávání údajů z tabulek do účetních systémů a také riziko chyb v důsledku nejednotnosti databáze ve společnosti. 

Tvorba výkazů v Excelu

Výkazy vytvářené v tabulkových procesorech mohou být nepochybně podrobné, přehledné a užitečné, ale mají velmi závažnou nevýhodu. Příprava a aktualizace těchto výkazů vyžaduje ruční přenos dat, což vede k tomu, že klíčová rozhodnutí o zakázkách i strategických krocích společnosti mohou být přijímána se značným zpožděním a na základě neaktuálních dat.

Jaké jsou nejčastější problémy modelu založeného na Excelu?

Nejčastější problémy, které se vyskytují v popsaném modelu podnikání založeném na tabulkovém procesoru, jsou:

• chybějící jednotná verze souborů a dat,
• nutnost ručního přepisu dat,
• možnost výskytu chyb ve vzorcích, které ovlivňují správnou interpretaci informací,
• chybějící mechanismy ověřování dat,
• chybějící kontrola přístupu,
• výskyt obtíží v případě rozvoje týmu nebo při předávání úkolů jiným pracovníkům.

Přitom je třeba zdůraznit, že problémem není Excel. Je to velmi užitečný a spolehlivý nástroj pro analýzu dat. Problém nastává, když tabulkový procesor začne fungovat jako hlavní systém řízení v přepravní společnosti.

Jaký je rozdíl mezi systémem TMS a programem Excel

Systém TMS (Transport Management System) je řešení určené speciálně pro přepravní společnosti a obsluhu jejich procesů. Tento systém je především založen na centrální a jednotné databázi, která shromažďuje veškeré informace o přepravních činnostech společnosti: od nákladů a zakázek přes plánované a realizované přepravní trasy, data získána z GPS a dalších kontaktních kanálů s řidiči až po faktury a informace o vyúčtování. 

V praxi to znamená, že v jednom systému se nacházejí vzájemně propojené informace o:

• nákladech,
• přepravních zakázkách,
• vozidlech,
• řidičích,
• obchodních partnerech,
• přepravních nákladech,
• fakturách a vyúčtováních.

Automatická kontrola dat v systému TMS

Systémy TMS mají zabudované validační mechanismy, které pomáhají omezit počet chyb. Tím se snižuje na nulu riziko vystavení neúplných dokladů nebo jejich chybného vyplnění. 

Mezi příklady fungování validačních mechanismů patří:

• nemožnost vystavení faktury bez kompletních údajů,
• kontrola konzistence informací o trase či nákladech v zakázce.

Údaje se do systému zadávají pouze jednou, např. informace o konkrétním vozidle zadané do databáze se automaticky načtou do zakázky, když je konkrétní vozidlo vybráno ze seznamu.

Integrace TMS s jinými systémy

Moderní systémy TMS jsou integrovány nebo umožňují integraci s mnoha nástroji používanými přepravními společnostmi. Tato externí řešení zahrnují:

• GPS telematiky,
• finanční a účetní systémy,
• přepravní burzy.

Tím je zajištěno, že data v určitém rozsahu a v konkrétních situacích jsou automaticky přenášena mezi integrovanými nástroji a systémem TMS, čímž se eliminuje nutnost ručního přepisu.

Automatizace procesů prostřednictvím systému pro přepravní společnosti

Pomocí systému TMS lze mnoho činností provádět automaticky. Některé z nich, které nevyžadují další kontrolu ze strany uživatele, se provádějí doslova bez lidského zásahu, jako např. generování výkazů. Ostatní, včetně fakturace nebo importování zakázek s pomocí asistenta AI, jakmile je systém připraví automaticky, vyžadují kontrolu a schválení osobou odpovědnou za daný proces. 

Příklady automatizace procesů v systému TMS

• Automatické generování faktur na základě dokončené zakázky
• Generování aktuálních výkazů na základě průběžně přicházejících informací do systému
• Doplňování stavů tachometrů vozidel na základě automaticky zasílaných dat z GPS

Klíčové rozdíly vyplývají ze zcela odlišné filozofie fungování tabulkových procesorů a systémů řízení přepravy.

Kategorie	Tabulkové procesory	Systémy řízení přepravy
Účel	Práce s daty a analýza informací	Rozsáhlý systém pro řízení přepravy
Princip fungování	Ruční zadávání informací a jejich zpracování	Automatické propojení dat
Organizace dat	Data rozptýlená ve více zdrojích a verzích	Centrální databáze

Náklady na používání: licence není všechno

Při porovnávání tabulkových procesorů se systémy TMS se mnoho společností zaměřuje pouze na cenu licence. V praxi jsou však náklady na licenci ve skutečnosti pouze jednou složkou celkových nákladů na implementaci a používání daného řešení.

Model založený na tabulkovém procesoru

Excel se na první pohled jeví jako velmi levný nástroj. Náklady na licenci jsou nízké a v případě řešení s otevřeným zdrojovým kódem je takové řešení k dispozici pro komerční použití i bezplatně. To však neznamená, že volba levného nebo bezplatného programu znamená nízké provozní náklady. 

Skryté náklady mohou v tomto případě vzniknout v následujících oblastech:

• administrativní práce, včetně zadávání dat a archivace dokumentů,
• vystavování faktur a jejich oprav,
• sledování přepravy na základě průběžných telefonátů a e-mailů,
• tvorba výkazů na základě rozptýlených a průběžně neaktualizovaných zdrojů dat, 
• rozhodování na základě neaktualizovaných a pozdě dodaných výkazů.

Model založený na systému řízení přepravy

Systém TMS obvykle zahrnuje vyšší přímé náklady. Stacionární systémy s sebou nesou nejen nutnost platit za licence, ale také náklady na rozšíření firemní infrastruktury (servery, počítače, přístup k rychlejší síti). Cloudové systémy TMS naproti tomu obvykle zahrnují pouze platbu za předplatné. Bez ohledu na to umožňují systémy TMS významné úspory v jiných oblastech.

Co lze snížit zavedením systému TMS?

• Administrační náklady
• Provozní náklady, např. na pohonné hmoty nebo opotřebení vozidel.
• Počet lidských chyb souvisejících s přímým zpracováním objednávek
• Zefektivnění čekacích dnů na platbu snížením počtu oprav vystavených dokladů

Proto se vždy vyplatí zvážit celkové náklady na provoz firmy z hlediska toho, kolik peněz přechod na systém TMS ušetří a kolik pracovních hodin lze měsíčně nebo týdně ušetřit díky automatizaci úkolů. 

Škálovatelnost: když už Excel nestačí

Tabulkové procesory mohou dobře fungovat ve velmi malých přepravních firmách s maximálně 5 vozidly. S nárůstem rozsahu činnosti se však začínají objevovat omezení, zejména spojená s počtem hodin, které je třeba věnovat zajištění plynulého a ziskového chodu firmy. Proto by se firmy s vozovým parkem větším než 5 vozidel měly poohlédnout po systému řízení přepravy, který by jim umožnil lépe organizovat jejich podnikání.

Výzvy, kterým čelí rostoucí přepravní firma

Jak společnost roste, roste i:

• počet vyřizovaných zakázek,
• počet zaměstnaných řidičů,
• počet zpracovávaných dokumentů,
• finanční odpovědnost,
• potřeba mít přesné a aktuální výkazy.

Bez centralizovaného systému řízení přepravy je velmi obtížné a nákladné zajistit plynulý provoz firmy.

Kdy se vyplatí zvážit přechod na TMS?

Zavedení systému třídy TMS stojí za zvážení, pokud:

• je nutné rozšířit vozový park,
• počet zakázek roste rychleji než tým,
• dochází k častým opravám faktur,
• chybí aktuální informace o ziskovosti,
• pravidelná tvorba výkazů se stává nutností,
• růst firmy začíná způsobovat chaos.

Shrnutí: kdy Excel, a kdy systém TMS?

Excel zůstává velmi dobrým analytickým nástrojem. V mnoha přepravních firmách se bude i nadále používat pro analýzu dat nebo přípravu výkazů. Nelze jej však postavit na roveň systému TMS. TMS má zcela jinou funkci, protože je z definice operačním systémem přepravní společnosti, který na jednom místě sdružuje obchodní partnery, zakázky, vozidla, náklady, doklady, faktury a výkazy.

Rozdíl mezi těmito řešeními není jen v počtu funkcí. Klíčový význam mají:

• schopnost řídit firemní procesy,
• škálovatelnost řešení s růstem společnosti,
• jednotnost informací o obchodních partnerech, vozidlech, zakázkách a fakturách.

Proto by ve firmách, které mají více než 5 vozidel nebo rychle rostou, neměla být otázka, které z těchto řešení je lepší, Excel nebo TMS, ale kolik bude stát otálení se zavedením systému řízení přepravy. 

Chcete si vyzkoušet, jak v praxi vypadá a jaké funkce má komplexní systém řízení přepravy? Založte si bezplatný účet a vyzkoušejte si fireTMS na 14 dní zcela zdarma!